Kasadan para alınıp bankaya yatırıldı. İşletmenin toplam parası değişmedi; yalnızca yer değiştirdi. Bu hareket bir gelir de değil, gider de değil.
Buna rağmen birçok işletmede bu tür hareketler yanlış kaydediliyor. Kasadan çıkış "gider", bankaya giriş "gelir" olarak işlendiğinde hem ciro hem gider şişiyor.
Virman kaydı tam olarak bu ihtiyacı karşılıyor. Bu yazıda virmanın ne olduğunu, hangi durumlarda kullanıldığını ve sık yapılan hataları anlattık.
İçindekiler
Virman nedir?
Virman, bir hesaptan diğerine yapılan aktarımı kaydeden fiştir. İşletmenin toplam varlığını değiştirmez; yalnızca varlığın nerede durduğunu değiştirir.
Bu, muhasebe açısından önemli bir ayrımdır. Gelir ve gider tabloları virmandan etkilenmemelidir; aksi halde işletmenin gerçek performansı görünmez hale gelir.
Uygulamada virman iki kayıt üretir: bir hesapta çıkış, diğerinde giriş. İki kayıt aynı fişe bağlı olduğu için birbirinden ayrılamaz.
Bu bağ, sonradan kontrol açısından değerlidir. Kasadan çıkan paranın gerçekten bankaya girip girmediği tek bir kayıttan doğrulanabilir.
Hesap tanımlarının doğru kurulmuş olması burada ön şarttır; kasa ve banka tanımları yazısında bu kurulumu ele aldık.
Virman türleri
Kasadan bankaya. En yaygın senaryodur. Gün sonu tahsilatının bankaya yatırılması bu kayıtla izlenir.
Bankadan kasaya. Nakit ihtiyacı için hesaptan para çekilmesi. Perakende ve saha operasyonlarında düzenli olarak görülür.
Banka hesapları arası. Farklı bankalardaki hesaplar arasında yapılan aktarım. Ödeme planına göre nakdin doğru hesaba toplanması için kullanılır.
Kasalar arası. Şube kasasından merkez kasaya yapılan aktarım. Çok şubeli yapılarda bu hareketin kayda geçmesi kritiktir.
Şirketler arası. Grup şirketleri arasındaki para hareketleri. Bu tür kayıtlar ayrıca dikkat gerektirir; kapsam ayrımını çoklu şirket modeli sağlar.
Virman fişi nasıl kesilir?
Fiş üzerinde iki hesap seçilir: paranın çıktığı ve girdiği hesap. Ardından tutar, tarih ve açıklama girilir.
Tarih alanı dikkat gerektirir. Kasadan para çekildiği gün ile bankaya yatırıldığı gün farklı olabilir; bu durumda iki ayrı tarih kullanmak gerekebilir.
Açıklama alanı boş bırakılmamalıdır. "Gün sonu yatırma" veya "şube devri" gibi kısa bir not, aylar sonra kaydı anlamlandırır.
Banka tarafında masraf kesilmişse bu tutar ayrıca gider olarak kaydedilir. Virman tutarı ile hesaba geçen tutar arasındaki fark, masraf kadardır.
Virman fişi de diğer finans fişleriyle aynı ekran mantığında girilir; standart evrak girişi sayesinde ekip ayrı bir düzen öğrenmez.
Dövizli virman ve kur farkı
Farklı para birimindeki hesaplar arasında yapılan aktarım, virmanın en dikkat gerektiren halidir. Burada bir kur işlemi de gerçekleşir.
Örneğin dolar hesabından TL hesabına aktarım yapıldığında, çıkan tutar dolar cinsinden, giren tutar TL cinsindendir. Aradaki ilişkiyi kur belirler.
Kullanılan kurun bankanın uyguladığı gerçek kur olması gerekir. Merkez bankası kuru ile bankanın kuru arasındaki fark, kayıtta sapma üretir.
Bu işlemden doğan kur farkı gelir veya gider olarak kaydedilir. Muhasebeleştirme yöntemini mali müşavirinizle netleştirmeniz gerekir.
Döviz hesaplarının kendi para biriminde tutulması bu kayıtları kolaylaştırır; ihracat yapan işletmeler için bu ayrıca önemlidir. e-İhracat faturası yazısında kur tarafına değindik.
Cari hesaplar arası virman
Virman yalnızca kasa ve banka arasında kullanılmaz. Cari hesaplar arasında da bakiye aktarımı gerekebilir.
En yaygın senaryo, aynı grubun iki farklı firmasıyla çalışmaktır. Bir firmadan alacağınız, diğerine olan borcunuzla mahsup edilebilir.
Diğer bir senaryo, hem müşteri hem tedarikçi olan firmalardır. Alacak ve borç bakiyeleri karşılıklı olarak kapatılabilir; bu, nakit hareketi olmadan yapılan bir düzeltmedir.
Bu tür kayıtlarda mutabakat özellikle önemlidir. Karşı tarafın da aynı mahsubu yapmış olması gerekir; aksi halde bakiyeler ayrışır. Cari hesap mutabakatı yazısına bakabilirsiniz.
Mahsup işlemlerinin yazılı mutabakatla desteklenmesi, sonradan yaşanacak anlaşmazlıkları önler.
Sık yapılan hatalar
Virmanı gelir gider olarak kaydetmek. En yaygın hata budur. Ciro şişer, gider şişer ve dönem raporları anlamsızlaşır.
Tek taraflı kayıt. Kasadan çıkış yazılır ama bankaya giriş unutulur. Bu, hem kasa hem banka bakiyesini bozar.
Banka masrafını atlamak. Masraf kaydedilmediğinde banka bakiyesi ile ekstre tutmaz ve aylık mutabakatta fark çıkar.
Yolda kalan parayı takip etmemek. Kasadan çıkan ama henüz hesaba geçmemiş tutar, ara bir durumdur ve izlenmelidir.
Şahsi hesapla karıştırmak. İşletme parasının ortak hesabına aktarılması virman değildir; bu, ayrı bir muhasebe işlemidir ve mali müşavirinizle konuşulmalıdır.
Yetki ve kontrol
Virman, para hareketi üreten bir işlemdir; bu nedenle yetkilendirmesi dikkatli yapılmalıdır.
Herkesin hesaplar arası aktarım yapabilmesi, hem operasyonel karışıklık hem denetim riski üretir. Yetki dar bir gruba verilmelidir.
Belirli tutarın üzerindeki virmanların onaya bağlanması da düşünülebilir. Bu, özellikle şirketler arası aktarımlarda yerinde bir kontroldür.
Virman kayıtlarının log tutulması, sonradan sorgulanabilirlik sağlar; denetim izi yazısında bu yapıyı ele aldık.
Yetki ayrımının nasıl kurulacağını hassas işlem yetkileri yazısında anlattık. Virman fişleri finans modülünde kesilir.
Sık sorulanlar
Virman ciroyu etkiler mi?
Hayır. Doğru kaydedildiğinde gelir ve gider tablolarına girmez; yalnızca hesap bakiyelerini değiştirir.
Banka ekstresinden otomatik oluşturulabilir mi?
Kendi hesaplarınız arasındaki aktarımlar kural motoruyla tanınabilir; banka entegrasyonu yazısına bakın.
Yanlış kesilen virman nasıl düzeltilir?
Ters kayıt oluşturmak, silmekten daha güvenlidir; geçmiş izlenebilir kalır.
Şube kasasından merkeze aktarım virman mıdır?
Aynı şirket içindeyse evet. Farklı tüzel kişiler arasındaysa cari hesap işlemi olarak değerlendirilir.
Virman, basit ama sık yanlış kullanılan bir kayıt türü. Doğru kullanıldığında hem raporlar temiz kalıyor hem paranın nerede olduğu her an görülebiliyor.
Uygulamada en çok fayda getiren alışkanlık, her hesaplar arası hareketi aynı gün kaydetmek. Gün sonunda kasadan çıkan para ertesi gün kaydedildiğinde, iki günün de bakiyesi yanlış görünüyor.
Aylık banka mutabakatında çıkan farkların önemli bir kısmı da eksik veya geç girilmiş virmanlardan kaynaklanıyor; bu kontrolü rutine bağlamak sorunu büyümeden çözüyor.
EQLEM ekibiyle görüşerek hesap yapınızı ve virman kurgunuzu planlayabilirsiniz.