Demirbaş listesinde iki yüz kalem görünüyor ama bu listenin sahadaki karşılığını kimse son beş yılda kontrol etmemiş. Sayım kararı genellikle böyle bir farkındalıkla alınır.
Varlık sayımı, stok sayımından farklı ilerler. Miktar değil kimlik sayılır; her varlık tekil olarak doğrulanır.
Bu yazıda sayım planının nasıl kurulacağını, saha uygulamasını, fark analizini ve düzeltme kayıtlarını anlattık.
İçindekiler
Stok sayımından farkı
Stok sayımında miktar sayılır; on adet ürünün hangi on adet olduğu genellikle önemli değildir. Varlık sayımında ise her kalem tekildir.
Bu fark, sayım yöntemini tamamen değiştirir. Sayan kişi adet toplamaz, kimlik doğrular.
Varlıklar ayrıca dağınıktır. Stok tek bir depoda dururken, demirbaşlar tüm binaya ve çalışanlara yayılmıştır.
Sayım sıklığı da farklıdır. Hızlı devreden stok haftalık sayılırken, varlık sayımı genellikle yıllık veya altı aylık yapılır.
Stok tarafındaki yöntemi depo sayımı yazısında ele aldık.
Sayım planı hazırlamak
Plansız başlayan bir sayım, yarım kalır ve güven kaybettirir. Kapsamın baştan belirlenmesi gerekir.
Kapsam, lokasyon bazında tanımlanmalıdır. Hangi binaların ve katların sayılacağı net olmalıdır.
Takvim gerçekçi olmalıdır. Bir kişinin günde kaç varlık sayabileceği tahmin edilerek süre hesaplanmalıdır.
Sorumlular belirlenmelidir. Her lokasyon için bir sayım sorumlusu atanması, takibi kolaylaştırır.
Sayım döneminde varlık hareketlerinin dondurulması da düşünülmelidir; hareket eden varlıklar mükerrer veya eksik sayıma yol açar.
Sayım öncesi hazırlık
Sayımdan önce sistemdeki kayıtların gözden geçirilmesi, saha çalışmasını belirgin şekilde kolaylaştırır.
Hurdaya ayrılmış ama listede duran kayıtlar temizlenmelidir. Bunlar sayımda gereksiz eksik olarak görünür.
Lokasyon bilgisi boş olan kayıtlar da işaretlenmelidir. Nerede aranacağı bilinmeyen varlık, sayımı uzatır.
Etiketsiz varlıklar için de plan yapılmalıdır. Sayım sırasında etiketleme yapılacaksa, malzeme önceden hazırlanmalıdır.
Etiketleme yapısını varlık etiketleme yazısında anlattık.
Sahada sayım
Saha çalışması lokasyon bazında ilerlemelidir. Bir oda tamamen bitirilmeden diğerine geçilmemelidir.
Mobil cihazla etiket okutmak, kâğıt listeye göre çok daha hızlı ve hatasızdır. Okutulan her varlık anında işaretlenir.
Varlığın fiziksel durumu da bu sırada değerlendirilmelidir. Kullanılamaz durumdaki cihazlar not edilmelidir.
Erişilemeyen varlıklar için ayrı bir işaret kullanılmalıdır. Kilitli odadaki bir cihaz, kayıp değil sayılamamış demektir.
Sayım sonunda her lokasyon için tamamlandı onayı verilmelidir; yarım kalan lokasyonlar açıkça görünmelidir.
Eksik varlık analizi
Sayımda bulunamayan varlıklar hemen kayıp sayılmamalıdır. Eksiklerin büyük kısmının açıklaması vardır.
İlk kontrol, kayıtsız taşımalardır. Varlık başka bir lokasyonda bulunmuş olabilir ve taşıma kaydı yapılmamıştır.
İkinci kontrol, zimmetli varlıklardır. Evden çalışan bir personelin üzerindeki dizüstü bilgisayar, ofiste bulunamaz.
Üçüncü kontrol, serviste bulunan cihazlardır. Onarımda olan varlıklar sahada değildir ve bu durum kayıtta görünmelidir.
Bu üç kontrolden sonra kalan eksikler gerçek kayıp olarak değerlendirilir ve ayrıca raporlanır.
Fazla çıkan varlıklar
Sayımın sık göz ardı edilen çıktısı, kayıtta olmayan varlıklardır. Bunlar da en az eksikler kadar önemlidir.
Kayıtsız varlık, genellikle envantere hiç girilmemiş bir alımdır. Satın alma süreci ile envanter kaydı arasındaki kopukluğu gösterir.
Bazen de bağış veya devir yoluyla gelen cihazlardır. Bunların da kayda alınması gerekir.
Fazla çıkan varlıklar hemen kaydedilmeli ve etiketlenmelidir. Sonraya bırakılan kayıtlar genellikle hiç yapılmaz.
Kök neden de ele alınmalıdır; satın alma akışına envanter kaydı adımı eklenmezse aynı durum tekrarlanır.
Düzeltme kayıtları
Sayım sonucunda yapılan tüm düzeltmeler kayıt üretmelidir. Sessizce güncellenen bir envanter, denetlenebilir değildir.
Her düzeltmede neden, tarih ve işlemi yapan kişi belirtilmelidir. Bu üç bilgi, sonraki incelemelerin temelidir.
Kayıp olarak kapatılan varlıklar için onay mekanizması gerekir. Bu, tek kişinin kararıyla yapılmamalıdır.
Muhasebe tarafına yansıması da değerlendirilmelidir; demirbaş listesinden çıkarma işlemi mali sonuç doğurur.
İz kayıtlarının önemini denetim kayıtları yazısında ele aldık.
Sürekli sayım düzeni
Yılda bir yapılan büyük sayım, hem yorucu hem de yıl boyunca oluşan farkları geç yakalar.
Alternatif, dönüşümlü sayımdır. Her ay birkaç lokasyon sayılır ve yıl içinde tüm envanter kapsanır.
Bu yöntem, operasyonu daha az aksatır ve farkları çok daha erken ortaya çıkarır.
Yüksek değerli varlıklar için sıklık artırılabilir. Risk ile kontrol sıklığı orantılı olmalıdır.
Kayıtlar envanter modülünde tutulur ve sayım geçmişi saklanır.
Dikkat edilecek noktalar
Sayımın ceza aracına dönüşmesi, en hızlı sonuç bozan durumdur. Kayıp bulunduğunda suçlu aranması, sonraki sayımlarda gerçeğin gizlenmesine yol açar.
Daha etkili yaklaşım, kayıt disiplinini güçlendirmek ve süreç eksiklerini gidermektir.
Sayım sonuçlarının paylaşılması da faydalıdır; iyileşen lokasyonların görünmesi, katılımı artırır.
Sayımın hiç yapılmaması ise en kötü seçenektir. Doğruluğu bilinmeyen bir envanter, karar üretmez.
Küçük kapsamlı ama düzenli bir sayım, hiç yapılmayan büyük bir sayımdan her zaman daha değerlidir.
Sık sorulanlar
Sayım ne sıklıkta yapılmalı?
Yıllık tam sayım yaygındır; dönüşümlü aylık sayım ise farkları daha erken yakaladığı için tercih edilir.
Zimmetli varlıklar nasıl sayılır?
Kişi bazında doğrulama yapılır; çalışandan varlığı göstermesi istenir ve kayıt güncellenir.
Sayım sırasında operasyon durmalı mı?
Lokasyon bazında ilerlendiğinde durdurmaya gerek kalmaz; yalnızca varlık hareketleri sınırlandırılır.
Sayım sonuçları raporlanabilir mi?
Lokasyon ve kategori bazında fark raporları üretilebilir; ihtiyacınıza göre kurulumda planlıyoruz.
Varlık sayımı, envanter kayıtlarının gerçekle buluştuğu tek an. Bakılmayan bir liste, zamanla kaçınılmaz olarak gerçekten uzaklaşıyor.
Sayıma başlamadan önce kayıtları temizleyin; hurdaya ayrılmış kalemler sahada gereksiz arama üretiyor.
Eksikleri hemen kayıp saymayın. Taşıma, zimmet ve servis kontrolü, eksiklerin büyük kısmını açıklıyor.
Mümkünse dönüşümlü sayıma geçin; küçük ve düzenli sayımlar, yılda bir yapılan büyük sayımdan çok daha sürdürülebilir.
EQLEM ekibiyle görüşerek sayım düzeninizi planlayabilirsiniz.