Bir satış, fatura kesildiğinde değil para tahsil edildiğinde tamamlanır. Aradaki süre, işletmenin üstlendiği risktir.
Vadeli çalışmak Türkiye'de bir tercih değil çoğu zaman bir zorunluluktur. Sorun vade vermek değil; vadeyi ölçmeden ve sınır koymadan vermektir.
Bu yazıda risk limitinin nasıl belirleneceğini, alacak yaşlandırmasının nasıl okunacağını ve erken uyarı mekanizmasının nasıl kurulacağını anlattık.
İçindekiler
Vade neden risktir?
Vadeli satışta iki tür maliyet üstlenilir. Birincisi finansman maliyetidir: parayı beklerken kendi tedarikçinize ödeme yaparsınız.
İkincisi tahsil edememe riskidir. Müşterinin ödeme gücü, satış anında iyi olsa bile üç ay sonra değişebilir.
Bu risk vade süresiyle doğru orantılı artar. Otuz günlük bir vadede müşterinin durumu büyük ölçüde öngörülebilir; yüz seksen günde öngörülemez.
Tahsil edilemeyen bir alacağın maliyeti, kaybedilen tutardan büyüktür. O satışı telafi etmek için aynı kâr marjıyla kaç satış yapmanız gerektiğini hesaplarsanız tablo netleşir.
Bu yüzden vade, satış ekibinin tek başına vereceği bir karar olmamalıdır. Finans tarafının da görüşü sürece dahil edilmelidir.
Risk limiti belirlemek
Risk limiti, bir müşteriye açılabilecek maksimum vadeli bakiyedir. Bu sınır aşıldığında yeni sevkiyat durdurulur veya peşin çalışılır.
Limit belirlerken bakılacak ilk kriter ödeme geçmişidir. Düzenli ve zamanında ödeyen bir müşteri daha yüksek limit hak eder.
İkinci kriter ilişkinin süresidir. Yeni bir müşteriyle çalışmaya düşük limitle başlamak, hem sizi hem ilişkiyi korur.
Üçüncü kriter, o müşterinin toplam alacaklarınız içindeki payıdır. Tek bir müşteriye aşırı yoğunlaşmak, o müşteri ödemediğinde işletmeyi sarsar.
Limitin sistemde tanımlı olması ve sipariş anında kontrol edilmesi gerekir. Kâğıt üzerinde kalan bir limit, kimse bakmadığı için uygulanmaz. Bu kontrol, cari hesap kartı üzerindeki tanımlarla kurulur.
Alacak yaşlandırma tablosu
Yaşlandırma, açık alacakları vadesinden bu yana geçen süreye göre gruplayan bir tablodur. Tahsilat riskini görselleştiren en pratik araçtır.
Yaygın gruplar şunlardır: vadesi gelmemiş, bir-otuz gün gecikmiş, otuz bir-altmış gün, altmış bir-doksan gün ve doksan günden fazla.
Sağa doğru gidildikçe tahsil edilebilirlik düşer. Doksan günü aşmış bir alacağın tahsil olasılığı, otuz günlükten belirgin şekilde azdır.
Tablonun dönemler arası karşılaştırılması daha da öğreticidir. Geciken alacakların toplam içindeki payı artıyorsa, ya müşteri kalitesi düşmüştür ya takip zayıflamıştır.
Bu tablo aynı zamanda nakit tahmininin girdisidir; nakit akışı takibi yazısında bu bağlantıyı ele aldık.
Erken uyarı sinyalleri
Tahsilat sorunları genellikle aniden ortaya çıkmaz. Öncesinde birkaç sinyal verir; bunları görmek zaman kazandırır.
Ödeme davranışının değişmesi. Hep vadesinde ödeyen bir müşteri gecikmeye başladıysa dikkat gerekir.
Kısmi ödemeler. Tam tutar yerine parça parça ödeme, nakit sıkışıklığının klasik işaretidir.
Sipariş sıklığının artması. Alışılmadık şekilde artan siparişler, müşterinin başka tedarikçilerden mal alamadığını gösterebilir.
Mutabakata cevap vermemek. Bakiye teyidinden kaçınan bir müşteri, çoğu zaman ödeme niyetiyle ilgili bir sorun yaşıyordur; mutabakat yazısına bakın.
İletişimin azalması. Aramalara geç dönen veya ziyaret kabul etmeyen müşteri, saha ekibinin fark edeceği bir sinyaldir.
Tahsilat takip süreci
Tahsilat takibi, kişisel inisiyatife bırakıldığında düzensiz işler. Kademeli bir süreç tanımlamak hem etkiyi artırır hem ilişkiyi korur.
İlk kademe hatırlatmadır: vade öncesi nazik bir bilgilendirme. Bu adım, unutkanlık kaynaklı gecikmelerin çoğunu ortadan kaldırır.
İkinci kademe vade sonrası takiptir. Gecikme başladığında yapılan ilk arama, iki hafta sonra yapılandan çok daha etkilidir.
Üçüncü kademe, satış ekibinin devreye girmesidir. Müşteriyle ilişkisi olan kişinin araması, muhasebe aramasından farklı sonuç verir.
Dördüncü kademe resmi süreçtir. Buraya gelinmeden önce tüm iletişimin kayıtlı olması, sonraki adımları kolaylaştırır; müşteri 360 görünümü bu kaydı tutar.
Teminat ve güvence yöntemleri
Yüksek tutarlı vadeli satışlarda teminat almak yaygın bir uygulamadır. Hangi yöntemin uygun olduğu ilişkiye ve tutara bağlıdır.
Çek ve senet en yaygın araçlardır. Vade tarihleriyle birlikte izlenmeleri ve karşılıksız çıkma durumunun kayda alınması gerekir.
Teminat mektubu ve ipotek gibi daha güçlü araçlar, büyük tutarlı ve uzun vadeli ilişkilerde gündeme gelir.
Alacak sigortası da bir seçenektir; maliyeti vardır ama büyük müşteri yoğunlaşması olan işletmelerde değerlendirilmelidir.
Hangi yöntem seçilirse seçilsin, teminatların takibi sistemli olmalıdır. Süresi dolmuş bir teminat, olmayan teminattır.
Vade politikası yazmak
Vade kararlarının kişiye göre değişmemesi için yazılı bir politika gerekir. Bu politika birkaç sayfayı geçmemelidir.
Politikada standart vade süresi, müşteri segmentine göre farklılıklar ve limit belirleme kriterleri yer almalıdır.
İstisnaların nasıl onaylanacağı da yazılmalıdır. Standart dışı bir vade talebi geldiğinde kimin karar vereceği belirsiz kalmamalıdır; yetkilendirme bu ayrımı kurar.
Politikanın satış ekibiyle paylaşılması ve gerekçesinin anlatılması önemlidir. Nedenini bilmeyen bir ekip, politikayı bir engel olarak görür ve aşmaya çalışır.
Vade ve limit tanımları finans modülünde tutulur ve satış ekranlarına yansır.
Sık sorulanlar
Limit aşıldığında sevkiyat durdurulmalı mı?
Otomatik durdurma yerine uyarı üretip onaya düşürmek daha esnek bir yaklaşımdır; kararı bilgiyle veren bir kişi olur.
Saha ekibi bakiyeyi görmeli mi?
Evet. Bakiyesi yüksek bir müşteriye giden temsilcinin bunu bilmesi gerekir; saha mobil kullanımı yazısına bakın.
Vade farkı uygulanmalı mı?
Uygulanabilir; ancak fiyat yapısına şeffaf biçimde yansıtılmalıdır. Müşteri bazlı fiyatlandırma yazısında ödeme koşulunun fiyata etkisini ele aldık.
Tahsilatı hızlandırmanın en kolay yolu nedir?
Ödeme sürtünmesini azaltmak; ödeme linki yazısına bakabilirsiniz.
Tahsilat riski, satışın görünmeyen yüzü. İyi yönetildiğinde vadeli çalışmak bir rekabet avantajıdır; yönetilmediğinde ise en hızlı büyüyen işletmeyi bile zora sokar.
Başlamak için yaşlandırma tablosunu bu hafta çıkarın. Doksan günü aşmış alacaklarınızın toplam içindeki payı, mevcut durumunuzu tek bakışta gösterir.
Ardından en yüksek bakiyeli beş müşteri için limit tanımlayın. Bu küçük adım, riskin büyük kısmını kontrol altına alır.
EQLEM ekibiyle görüşerek risk limiti ve tahsilat takip kurgunuzu planlayabilirsiniz.