Bir tedarikçi hakkında sorulduğunda genellikle sezgisel bir cevap verilir. İyi çalışıyoruz veya biraz sorunlu denir, ama bu yargının dayanağı belirsizdir.
Sezgi, yakın zamandaki olaylara göre şekillenir. Geçen ay gecikme yaşayan bir tedarikçi, iki yıllık düzgün performansına rağmen kötü hatırlanır.
Bu yazıda tedarikçi performansının hangi kriterlerle ölçüleceğini, skorlama yöntemini ve sonuçların nasıl kullanılacağını anlattık.
İçindekiler
Neden ölçmek gerekir?
Ölçülmeyen performans, yönetilemeyen performanstır. Tekrar eden sorunlar fark edilmez ve düzeltilmez.
Ölçüm ayrıca tedarikçi seçimini kişisel tercihten çıkarır ve kurumsal bir karara dönüştürür.
Pazarlık gücü de artar; somut verilerle yapılan bir görüşme çok daha etkili sonuç verir.
En önemlisi, sorunun kaynağı netleşir. Üretim aksamasının tedarikçiden mi planlamadan mı kaynaklandığı ayrışır.
Kayıtlar tedarik modülünde tutulur ve satınalma verisinden beslenir.
Teslim performansı
Teslim performansı, çoğu işletme için en kritik kriterdir ve ölçümü de en kolaydır.
Temel gösterge, zamanında teslim oranıdır. Söz verilen tarihte gelen sipariş yüzdesi hesaplanır.
Ortalama gecikme süresi de izlenmelidir; bir günlük gecikme ile iki haftalık gecikme aynı değildir.
Miktar doğruluğu ayrı bir göstergedir; eksik gelen sevkiyatlar da performans sorunudur.
Gecikmenin önceden bildirilip bildirilmediği de kaydedilmelidir; haber veren tedarikçi daha yönetilebilirdir.
Kalite performansı
Kalite sorunları, teslim gecikmelerinden daha maliyetli olabilir çünkü sonradan ortaya çıkar.
İade ve red oranı, en temel kalite göstergesidir ve mal kabul kayıtlarından hesaplanır.
Üretim sırasında fark edilen hatalar da tedarikçiye bağlanmalıdır; bunlar mal kabulde görünmez.
Müşteriye ulaştıktan sonra ortaya çıkan sorunlar en yüksek ağırlığı taşımalıdır.
İzlenebilirlik kurulmuşsa, hatalı ürünler lot bazında tedarikçiye kadar geri götürülebilir.
Fiyat istikrarı
Fiyat, tek başına bir kriter değildir; asıl önemli olan fiyatın öngörülebilirliğidir.
Sık ve habersiz fiyat değiştiren bir tedarikçi, planlamayı zorlaştırır.
Değişikliklerin önceden bildirilmesi, tedarikçi kalitesinin önemli bir göstergesidir.
Fiyat değişimlerinin piyasa hareketleriyle uyumu da izlenmelidir; sebepsiz artışlar sorgulanmalıdır.
Fiyat geçmişinin saklanması bu değerlendirmeyi mümkün kılar; fiyat karşılaştırma yazısına bakın.
İletişim ve çözüm hızı
Sorun yaşanmayan tedarikçi ilişkisi yoktur. Fark, sorunların nasıl çözüldüğünde ortaya çıkar.
Yanıt hızı ölçülebilir bir göstergedir; sorulara ne kadar sürede cevap geldiği izlenir.
Sorun çözüm süresi de kaydedilmelidir; iade veya değişim ne kadar sürede tamamlanıyor?
Esneklik de değerlidir; acil taleplere verilen yanıt, kriz anlarında belirleyici olur.
Bu kriterler kısmen özneldir; ancak düzenli kaydedildiğinde eğilim güvenilir hale gelir.
Skorlama kurgusu
Kriterler tek bir skorda birleştirildiğinde karşılaştırma kolaylaşır; ancak ağırlıklandırma gerekir.
Ağırlıklar işletmenin önceliğine göre belirlenmelidir. Üretim yapan bir işletmede teslim performansı öne çıkar.
Kriter sayısı sınırlı tutulmalıdır; dört veya beş kriter çoğu işletme için yeterlidir.
Skorun nasıl hesaplandığı şeffaf olmalıdır; anlaşılmayan bir skor kullanılmaz.
Dönemsel hesaplama yapılmalıdır; tek seferlik bir skor, gelişimi göstermez.
Sonuçları kullanmak
Skorlar yalnızca raporda kaldığında, ölçüm işi boşa gitmiş olur.
İlk kullanım alanı, teklif toplama sürecidir. Düşük performanslı tedarikçilere daha az iş verilir.
İkinci kullanım, sipariş dağılımıdır. Kritik kalemler yüksek performanslı tedarikçilere yönlendirilir.
Üçüncüsü, pazarlık masasıdır. Somut veriler, fiyat görüşmelerinde güçlü dayanak sağlar.
Dördüncüsü ise alternatif arayışıdır; sürekli düşük skorlar, yeni tedarikçi araştırmasını tetikler.
Tedarikçiyle paylaşmak
Performans sonuçlarının tedarikçiyle paylaşılması, çoğu zaman en etkili iyileştirme aracıdır.
Somut verilerle yapılan bir görüşme, genel şikâyetlerden çok daha fazla sonuç üretir.
Tedarikçi de kendi sorununu göremiyor olabilir; veri bu körlüğü ortadan kaldırır.
Paylaşımın düzenli yapılması, ilişkiyi bir ortaklığa dönüştürür.
İyileşme gösteren tedarikçilerin de tanınması, ilişkinin sürekliliğini güçlendirir.
Tedarikçi riski
Performans dışında, tedarikçiye bağımlılık da ayrı bir risk unsurudur.
Kritik bir kalemde tek tedarikçiye bağımlı olmak, ciddi bir kırılganlık üretir.
Bu nedenle kritik kalemler için alternatif tedarikçi bulundurulmalıdır.
Alternatifin sadece listede olması yetmez; ara sıra sipariş verilerek ilişki canlı tutulmalıdır.
Tedarikçi başına iş hacmi oranı da izlenmelidir; aşırı yoğunlaşma erken uyarı verir.
Dikkat edilecek noktalar
Ölçümün güvenilirliği, kayıt disiplinine bağlıdır. Teslim tarihleri kaydedilmiyorsa performans hesaplanamaz.
Kendi kaynaklı gecikmelerin tedarikçiye yazılması da adaletsizlik üretir; geç verilen sipariş, geç teslim demektir.
Kriterlerin sık değiştirilmesi, dönemsel karşılaştırmayı engeller.
Yalnızca büyük tedarikçileri değerlendirmek de eksik bir bakış üretir.
Değerlendirmenin bir ceza sistemine dönüşmesi ise ilişkileri zedeler ve işbirliğini azaltır.
Nereden başlamalı?
Tedarikçi değerlendirmesine kapsamlı bir modelle başlamak, projeyi gereksiz ağırlaştırır ve genellikle yarıda bırakılır.
İlk adım, teslim tarihlerinin düzenli kaydedilmesidir. Bu tek veri, zamanında teslim oranını hesaplamaya yeter.
İkinci adım, mal kabulde tespit edilen sorunların kaydedilmesidir. Kalite göstergesi buradan çıkar.
Bu iki gösterge, ilk dönemde çoğu işletme için yeterli farkındalık üretir.
Ardından en çok çalışılan tedarikçilerle başlanarak değerlendirme yaygınlaştırılır.
Fiyat istikrarı ve iletişim kriterleri, temel yapı oturduktan sonra eklenmelidir.
Sık sorulanlar
Değerlendirme ne sıklıkta yapılmalı?
Üç aylık dönemler çoğu işletme için uygundur; kritik tedarikçilerde sıklık artırılabilir.
Skorlar otomatik hesaplanabilir mi?
Teslim ve kalite verileri sistemden hesaplanabilir; öznel kriterler elle girilir.
Küçük tedarikçiler de değerlendirilmeli mi?
Değerlendirilmelidir; küçük tutarlı ama kritik kalemler ciddi risk taşıyabilir.
Skorlar teklif seçiminde nasıl kullanılır?
Fiyatla birlikte ağırlıklandırılır; teklif karşılaştırma yazısına bakabilirsiniz.
Tedarikçi değerlendirmesi, satınalma kararlarını sezgiden veriye taşıyan basit ama etkili bir yapı.
Az sayıda kriterle başlayın; teslim ve kalite, tek başına önemli bir farkındalık üretiyor.
Kendi kaynaklı gecikmeleri de ayrıştırın; geç verilen siparişi tedarikçiye yazmak sonuçları anlamsız kılıyor.
Sonuçları tedarikçiyle paylaşın; somut veriyle yapılan görüşme, genel şikâyetten çok daha fazla iyileşme sağlıyor.
Kritik kalemlerde alternatif tedarikçiyi de canlı tutun; listede duran ama hiç sipariş verilmeyen bir alternatif, gerçek bir alternatif değil.
EQLEM ekibiyle görüşerek tedarikçi değerlendirme kurgunuzu planlayabilirsiniz.