Bir müşteri para ödedi. Bu para kasaya girdi, cari bakiyesi düştü ve muhasebeye yansıdı. Üç ayrı sonuç, tek bir işlemden.
Tahsilat fişi bu üç sonucu birbirine bağlar. Fiş kesilmezse para kasada görünür ama müşterinin bakiyesi düşmez; iki kayıt ayrışır.
Bu yazıda tahsilat ve ödeme fişlerinin nasıl kesileceğini, cari hesapla ilişkisini ve kısmi ödemelerin nasıl yönetileceğini anlattık.
İçindekiler
Fiş ne işe yarar?
Tahsilat fişi, bir müşteriden alınan parayı kaydeder. Ödeme fişi ise bir tedarikçiye yapılan ödemeyi.
Her iki fiş de iki tarafı etkiler: bir kasa veya banka hesabı ile bir cari hesap. Bu ikili yapı, kaydın tutarlılığını sağlar.
Fiş olmadan yapılan para hareketleri "kaynağı belirsiz" kalır. Banka ekstresinde bir giriş görürsünüz ama kimden geldiğini bilmezsiniz.
Bu belirsizlik ay sonunda mutabakat sorununa dönüşür; cari hesap mutabakatı yazısında ele aldık.
Fişte hangi bilgiler bulunur?
Cari hesap. Kimden alındı veya kime ödendi. Bu alan boş bırakılamaz.
Kasa veya banka hesabı. Paranın girdiği veya çıktığı hesap; kasa ve banka tanımları yazısına bakın.
Tutar ve para birimi. Dövizli tahsilatlarda kur bilgisi de kaydedilir.
Tarih. Fiili para hareketi tarihi. Banka valörü farklıysa bu ayrım önemlidir.
Ödeme şekli. Nakit, havale, kredi kartı, çek. Bu bilgi nakit akışı analizinde kullanılır.
Açıklama. Serbest metin alanı ama boş bırakılmamalıdır. "Ağustos faturaları" yazmak, aylar sonra hayat kurtarır.
Fatura kapatma mantığı
Tahsilat fişi, hangi faturaların karşılığı olduğu belirtilerek kesilebilir. Buna kapatma denir.
Kapatma yapıldığında hangi faturanın ödendiği, hangisinin açık kaldığı net olur. Bu, vade takibinin temelidir.
Kapatma yapılmadan sadece bakiye düşürülürse, "en eski fatura mı ödendi yoksa yenisi mi" sorusu belirsiz kalır.
Genel uygulama, en eski faturadan başlayarak kapatmaktır. Ancak müşteri belirli bir faturayı ödediğini belirtiyorsa ona uyulmalıdır.
Alacak yaşlandırma raporu bu kayıtlardan beslenir; tahsilat riski yönetimi yazısına bakın.
Kısmi ve toplu tahsilat
Müşteriler her zaman fatura tutarının tamamını ödemez. Kısmi tahsilat, ticari hayatın normal bir parçasıdır.
Kısmi ödemede fatura kısmen kapatılır; kalan tutar açık kalır ve takip edilir.
Toplu tahsilat ise tersidir: tek ödeme birden fazla faturayı kapatır. Ay sonu ödemelerinde bu yaygındır.
Her iki durumda da fişin doğru fatura satırlarına dağıtılması gerekir. Aksi halde bakiye doğru görünse de fatura bazında takip bozulur.
Ödeme fişi ve tedarikçi tarafı
Ödeme fişi, tahsilat fişinin ayna görüntüsüdür. Tedarikçiye yapılan ödemeyi kaydeder ve borç bakiyesini düşürür.
Ödeme öncesinde faturanın kontrol edilmiş olması gerekir. Eşleştirilmemiş bir fatura ödendiğinde fark kaybolur; üç yönlü eşleşme yazısına bakın.
Ödeme yetkisi dar tutulmalıdır. Fiş kesebilen kişi ile ödemeyi bankadan gerçekleştiren kişi ideal olarak farklıdır.
Ödeme planı da bu kayıtlardan çıkar; nakit akışı takibi yazısında ele aldık.
İptal ve düzeltme
Yanlış kesilen fiş düzeltilmelidir; ancak bu işlem denetim altında olmalıdır.
Fiş silmek yerine ters kayıt oluşturmak daha güvenli bir yaklaşımdır. Böylece geçmişte ne olduğu izlenebilir kalır.
Karşılıksız çıkan çekler de bir düzeltme gerektirir. Tahsil edilmiş görünen tutar geri alınır ve bakiye yeniden oluşur.
Kimin fiş iptal edebileceği tanımlı olmalıdır; yetkilendirme bu ayrımı kurar. İşlem geçmişi denetim izinde tutulur.
Fişler finans modülünde kesilir; belgeler standart evrak girişi mantığıyla aynı düzende girilir.
Ödeme şekline göre farklar
Her ödeme şekli farklı bir zamanlama ve risk taşır; fiş kesilirken bu ayrımın korunması gerekir.
Nakit tahsilat anında kesinleşir ama fiziksel risk taşır. Kasaya girdiği an kaydedilmezse, gün sonunda fark olarak çıkar.
Havale ve EFT hesaba geçtiğinde kesinleşir. Müşterinin "gönderdim" demesi yeterli değildir; ekstrede görülmeden kayıt yapılmamalıdır.
Kartlı ödemede valör ve komisyon araya girer; tutar hesaba farklı bir tarihte ve farklı bir miktarda geçer. Bu ayrımı kasa ve banka tanımları yazısında ele aldık.
Çek ve senette ise vade vardır; alınan çek tahsil edilene kadar kesinleşmiş bir tahsilat değildir. Bu belgelerin ayrı izlenmesi, karşılıksız çıkma riskini yönetmeyi sağlar.
Günlük ve aylık rutin
Fiş kesme disiplini bir rutine bağlandığında sürdürülebilir olur. Günlük ve aylık olmak üzere iki katman yeterlidir.
Günlük katmanda o gün gerçekleşen tüm para hareketleri kaydedilir ve kasa bakiyesi fiili sayımla karşılaştırılır. Bu kontrol beş dakika sürer ve farkı aynı gün yakalar.
Aylık katmanda banka mutabakatı yapılır: ekstre bakiyesi ile sistem bakiyesi karşılaştırılır. Aradaki fark, eksik kaydedilmiş veya yanlış tarihlenmiş hareketleri gösterir.
Cari mutabakatlar da bu dönemde yapılır. Büyük hacimli çalıştığınız müşteri ve tedarikçilerle düzenli mutabakat, yıl sonunda büyük sürprizleri önler; cari hesap mutabakatı yazısına bakın.
Banka entegrasyonu kurulduğunda bu rutinin büyük kısmı otomatikleşir; banka entegrasyonu yazısında ele aldık.
Sık sorulanlar
Sahada tahsilat yapılabilir mi?
Evet, mobil uygulamadan tahsilat kaydedilebilir; saha satış mobil kullanımı yazısına bakın.
Banka ekstresinden otomatik fiş oluşur mu?
Kural motoru ile eşleştirme yapılabilir; banka entegrasyonu yazısına bakın.
Avans tahsilatı nasıl kaydedilir?
Fatura olmadan cari hesaba alacak yazılır; fatura kesildiğinde mahsup edilir.
Ödeme linki ile gelen tahsilat da fiş üretir mi?
Evet; ödeme linki yazısında akışı anlattık.
Tahsilat ve ödeme fişleri, para hareketini kimlikle eşleştiren kayıtlar. Düzenli kesildiğinde hem bakiye hem mutabakat kendiliğinden doğru kalıyor.
Fiş disiplinini test etmenin basit bir yolu var: rastgele bir banka hareketi seçin ve hangi faturaya karşılık geldiğini bulmaya çalışın.
Cevap saniyeler içinde geliyorsa kayıt düzeniniz sağlamdır. Araştırma gerekiyorsa ya fiş kesilmemiş ya da fatura kapatması yapılmamıştır.
Bu testi ayda bir tekrarlamak, düzenin bozulmaya başladığını erken gösterir. Kayıt disiplini sessizce gevşer; düzenli kontrol olmadan fark edilmesi aylar alır.
EQLEM ekibiyle görüşerek tahsilat ve ödeme akışınızı kurgulayabilirsiniz.