Yeni bir sistem kurulurken herkesin acelesi vardır; bir an önce kullanmaya başlamak istenir. Temel ayarlar hızla geçilir ve asıl işe odaklanılır.
Aylar sonra ise atlanan ayarlar tek tek sorun olarak geri döner. Belge numaraları karışır, raporlar istenen kırılımda alınamaz ve düzeltme geçmiş veriyi etkiler.
Bu yazıda ilk kurulumda hangi ayarların hangi sırayla yapılması gerektiğini adım adım anlattık.
İçindekiler
Neden sıra önemli?
Kurulum adımları birbirine bağlıdır ve yanlış sırayla ilerlemek geri dönüş gerektirir.
Ürün kartı açmadan önce birim ve kategori tanımları hazır olmalıdır. Aksi halde her kart açılışında tanım oluşturulur ve liste dağılır.
Aynı şekilde depo tanımı yapılmadan stok girişi yapılamaz; hareketin gideceği bir yer olmalıdır.
Bazı ayarlar da sonradan değiştirilemez; belge serileri ve temel birimler bu gruba girer.
Bu nedenle kuruluma başlamadan önce tüm adımların gözden geçirilmesi zaman kazandırır.
Adım 1: Şirket bilgileri
Kurulumun ilk adımı, şirketin resmi bilgilerinin eksiksiz girilmesidir.
Unvan, vergi dairesi ve vergi numarası belgelerin üzerinde görüneceği için birebir doğru olmalıdır.
Adres ve iletişim bilgileri de belge şablonlarında kullanılır ve güncel tutulmalıdır.
Logo ve görsel kimlik de bu aşamada yüklenmelidir; belgelerin kurumsal görünmesi ilk izlenimi belirler.
Birden fazla şirket varsa hepsi bu aşamada tanımlanmalıdır; çok şirketli yapı yazısına bakın.
Adım 2: Organizasyon yapısı
İkinci adım, şube ve depo yapısının kurulmasıdır. Bu yapı, tüm hareketlerin üzerine oturacağı zemindir.
Yapı bugünkü ölçeğe değil öngörülebilir geleceğe göre tasarlanmalıdır. Sonradan eklenen seviyeler geçmiş veriyi kapsamaz.
Depo türleri de bu aşamada belirlenmelidir; ana depo, satış alanı ve karantina ayrımı sonradan zor kurulur.
Departman tanımları da yapılmalıdır; yetkilendirme ve masraf takibi bu yapıya dayanır.
Ayrıntısını şirket şube depo yapısı yazısında ele aldık.
Adım 3: Temel tanımlar
Üçüncü adımda ürün ve cari kartların dayandığı temel tanımlar oluşturulur.
Birimler, kategoriler ve markalar bu aşamada hazır olmalıdır. Kart açılırken tanım oluşturmak, listeleri dağıtan asıl nedendir.
Cari gruplar ve fiyat listeleri de bu adımda tanımlanır.
Masraf merkezleri ve varsa proje yapısı da burada kurulmalıdır.
Tanım mantığını birim marka model tanımları yazısında anlattık.
Adım 4: Numaralandırma
Belge numaralandırma, sonradan değiştirilmesi en zor ayarlardan biridir ve dikkatle kurulmalıdır.
Her belge türü için ayrı seri tanımlanmalıdır; sipariş, irsaliye ve fatura karışmamalıdır.
Şube bazlı seri ayrımı da düşünülmelidir; numaradan hangi şubeden çıktığı anlaşılabilmelidir.
Fatura serileri mali mevzuata tabidir ve mali müşavirinizle birlikte belirlenmelidir.
Numara uzunluğu da gerçekçi seçilmelidir; dolan bir seri, dönem ortasında sorun üretir.
Adım 5: Kullanıcı ve yetkiler
Beşinci adımda kullanıcılar oluşturulur ve rollere atanır.
Rol şablonları önce tanımlanmalıdır; kullanıcı açarken rol oluşturmak tutarsızlık üretir.
Her kullanıcıya kendi hesabı verilmelidir; ortak hesaplar izlenebilirliği tamamen ortadan kaldırır.
Şube ve depo kapsamları da bu aşamada tanımlanmalı ve test edilmelidir.
Kurguyu kullanıcı yetkileri yazısında ele aldık.
Adım 6: Veri aktarımı
Altıncı adım, mevcut verilerin sisteme taşınmasıdır ve en çok emek isteyen aşamadır.
Aktarım öncesi temizlik şarttır; kirli veri yeni sistemde de kirli kalır ve baştan güven kaybettirir.
Ölü kayıtlar taşınmamalıdır; uzun süredir hareket görmeyen kartlar arşivde bırakılabilir.
Açılış stok ve bakiyeleri de bu aşamada girilir ve mutlaka doğrulanmalıdır.
Aktarım yöntemini dosya entegrasyonu yazısında anlattık.
Adım 7: E-belge hazırlığı
E-belge tarafı, kurulumun en çok bekleme yaratan adımıdır ve erken başlatılmalıdır.
Entegratör seçimi ve gerekli başvurular zaman alır; bu süreç diğer adımlarla paralel yürütülmelidir.
Belge şablonlarının hazırlanması da ayrı bir iştir; kurumsal görünüm bu aşamada belirlenir.
Test belgeleri gönderilerek akışın çalıştığı doğrulanmalıdır; canlıda ilk fatura denemesi yapılmamalıdır.
Hazırlık listesini e-belge geçiş kontrol listesi yazısında ele aldık.
Adım 8: Test ve doğrulama
Son adım, uçtan uca bir test yapılmasıdır ve bu adım hiçbir zaman atlanmamalıdır.
Bir sipariş oluşturup irsaliye ve faturaya dönüştürün; belge zincirinin çalıştığı görülmelidir.
Stok hareketinin doğru depodan düştüğünü ekstre üzerinden doğrulayın.
Bir tahsilat kaydedin ve cari bakiyenin beklendiği gibi değiştiğini kontrol edin.
Farklı rollerle giriş yapıp her kullanıcının doğru veriyi gördüğünü de teyit edin.
Dikkat edilecek noktalar
Kurulumu tek kişiye bırakmak, o kişi ayrıldığında bilgi kaybına yol açar; kararlar belgelenmelidir.
Tüm modülleri aynı anda devreye almak da riski artırır; kademeli geçiş daha sağlıklıdır.
Veri temizliğinin atlanması, yeni sisteme duyulan güveni ilk günden zedeler.
Eğitim adımının ihmal edilmesi ise en iyi kurgulanmış sistemi bile kullanılmaz hale getirir.
Kurulum kararlarının yazılı tutulması, sonraki dönemlerde en çok başvurulan kaynak olur.
Sık sorulanlar
Kurulum ne kadar sürer?
Kapsama göre değişir; asıl süre teknik kurulumda değil veri temizliği ve alışkanlık yerleştirmede geçiyor.
Hangi modülle başlamak gerekir?
En çok acı çekilen alanla başlamak önerilir; hangi modülle başlamalı yazısına bakın.
Ayarlar sonradan değiştirilebilir mi?
Çoğu değiştirilebilir; ancak belge serileri ve temel birim gibi ayarlar geçmiş veriyi etkilediği için pratikte sabittir.
Mevcut sistemden veri alınabilir mi?
Alınabilir; dosya aktarımı veya senkron ile kurgulanır ve kapsamı birlikte belirliyoruz.
İlk kurulum, bir kez yapılıp yıllarca yaşayan kararların verildiği aşama. Burada ayrılan zaman, sonradan yapılacak düzeltmelerden çok daha ucuza mal oluyor.
Adımları sırayla ilerletin; temel tanımlar hazır olmadan kart açmak, listeleri baştan dağıtıyor.
E-belge hazırlığını da erken başlatın; başvuru süreçleri beklemeyi gerektiriyor ve kurulumu kilitleyebiliyor.
Veri temizliğini atlamayın; kirli veriyle başlayan bir sistem, ilk günden güven kaybediyor.
Kurulum kararlarını da yazılı tutun; altı ay sonra en çok başvurulan kaynak o belge oluyor.
EQLEM ekibiyle görüşerek kurulum planınızı çıkarabilirsiniz.