Bir sistem kurulumunda en hızlı geçilen adım genellikle organizasyon tanımlarıdır. Şirket adı yazılır, bir depo açılır ve asıl işe geçilir.
Oysa bu tanımlar, sonradan değiştirilmesi en zor olan yapıdır. Altı ay sonra ikinci bir şube açıldığında ya da depo ayrımı gerektiğinde, geçmiş verinin tamamı etkilenir.
Bu yazıda şirket, şube ve depo hiyerarşisinin nasıl tasarlanacağını, kapsam ayrımını ve kurulum sırasını anlattık.
İçindekiler
Neden baştan doğru kurulmalı?
Organizasyon tanımları, tüm belgelerin ve stok hareketlerinin üzerine yazıldığı zemindir. Bu zemin değiştiğinde, geçmiş kayıtların anlamı da değişir.
Örneğin tek depo ile başlayan bir işletme sonradan depo ayrımına geçtiğinde, geçmiş hareketlerin hangi depoya ait olduğu bilinemez. Karşılaştırmalı raporlar bu noktada kırılır.
Aynı durum şube tanımları için de geçerlidir. Sonradan eklenen şube, geçmiş satışların hangi şubeye ait olduğunu göstermez.
Bu nedenle yapı, bugünkü ihtiyaca değil öngörülebilir geleceğe göre tasarlanmalıdır. İki yıl içinde ikinci şube ihtimali varsa, yapı buna hazır olmalıdır.
Fazladan kurulan bir seviye, kullanılmadığında zarar vermez; eksik kurulan bir seviye ise sonradan büyük maliyet üretir.
Şirket seviyesi
Şirket, hiyerarşinin en üst seviyesidir ve genellikle bir tüzel kişiliğe karşılık gelir.
Ayrı vergi numarasına sahip her yapı ayrı bir şirket olarak tanımlanmalıdır. Bunlar arasındaki işlemler gerçek alım satım olarak kaydedilir.
Şirket seviyesinde belge serileri, vergi bilgileri ve e-belge tanımları ayrışır. Bu ayrımın karışması, ciddi mali sorunlar üretir.
Aynı grup içindeki şirketlerde ortak ürün ve cari kartları kullanılabilir; bu, tanım yükünü belirgin şekilde azaltır.
Konsolide raporlama yapısını çoklu şirket konsolidasyonu yazısında ele aldık.
Şube seviyesi
Şube, aynı şirket içindeki fiziksel veya operasyonel ayrımı temsil eder ve raporlamanın temel kırılımıdır.
Mağaza, fabrika, bölge müdürlüğü veya satış ofisi birer şube olarak tanımlanabilir. Ayrı performans izlemek istediğiniz her birim şube adayıdır.
Şube bazlı gelir ve gider takibi, sorumluluk muhasebesinin temelini oluşturur. Bu ayrım olmadan hangi birimin kazandırdığı bilinemez.
Tek lokasyonlu işletmelerde bile şube tanımı yapılması önerilir; ileride eklenecek ikinci lokasyon sorunsuz devreye alınır.
Şubeler aynı zamanda doğal masraf merkezleridir; masraf merkezi takibi yazısına bakın.
Depo seviyesi
Depo, stok hareketlerinin gerçekleştiği en alt seviyedir ve her stok kaydı bir depoya bağlıdır.
Fiziksel olarak ayrı olan her alan ayrı depo olarak tanımlanmalıdır. Ana depo, mağaza satış alanı ve atölye tipik örneklerdir.
Fiziksel olmayan ayrımlar da depo olarak kurgulanabilir. İade karantinası ve hasarlı ürün deposu bu tür sanal depolardır.
Depo sayısının gereğinden fazla olması ise transfer yükünü artırır. Her ayrım, ek bir hareket kaydı demektir.
Doğru ölçüt şudur: stoğunu ayrı görmek istediğiniz her alan ayrı depo olmalıdır.
Depo grupları
Depo sayısı arttığında, bunların mantıksal gruplar halinde toplanması raporlamayı kolaylaştırır.
Satılabilir depolar bir grup, karantina ve hasarlı depolar başka bir grup olarak tanımlanabilir. Böylece satılabilir stok tek bakışta görülür.
Bölgesel gruplama da yaygındır; aynı bölgedeki depolar birlikte değerlendirilir.
Grup yapısı, hangi depoların pazaryerine yansıyacağı gibi kararlarda da kullanılır.
Ayrıntısını depo grupları ve lokasyon yapısı yazısında ele aldık.
Kullanıcı kapsamı
Organizasyon yapısının en pratik kullanımı, kullanıcıların ne göreceğini belirlemesidir.
Bir mağaza çalışanı yalnızca kendi şubesinin verilerini görmelidir. Diğer şubelerin satış ve stok bilgisi ona gerekli değildir.
Bölge sorumlusu ise birden fazla şubeyi kapsayacak şekilde tanımlanır. Merkez ekibi tüm yapıyı görür.
Bu kapsam ayrımı hem güvenlik hem sadelik sağlar; gereksiz veri, ekranı zorlaştırmaktan başka işe yaramaz.
Kapsam kurgusunu şube ve depo kapsamı yazısında anlattık.
Belge numaralandırma
Belge serilerinin şube bazında ayrılması, hem takibi hem mutabakatı kolaylaştırır.
Numaraya bakıldığında belgenin hangi şubeden çıktığının anlaşılması, günlük operasyonda ciddi kolaylık sağlar.
Fatura serileri ise mali mevzuata tabidir ve şirket seviyesinde tanımlanır. Bu ayrımın karıştırılmaması gerekir.
Seri tanımlarının sonradan değiştirilmesi zordur; bu nedenle kurulumda dikkatle belirlenmelidir.
Uygulamayı mali müşavirinizle birlikte netleştirmeniz önerilir.
Raporlama etkisi
Organizasyon yapısı, hangi raporları alabileceğinizi doğrudan belirler.
Şube tanımı olmayan bir yapıda şube karşılaştırması yapılamaz. Bu rapor, ancak veri o kırılımda toplanıyorsa üretilebilir.
Depo ayrımı olmayan bir yapıda ise reyon doluluk veya atölye stoğu izlenemez.
Bu nedenle kurulum öncesinde hangi raporlara ihtiyaç duyulacağının listelenmesi faydalıdır. Yapı, bu listeden geriye doğru tasarlanır.
Tanımlar iş ortakları modülünde yönetilir.
Kurulum sırası
Kurulum, yukarıdan aşağıya ilerlemelidir; her seviye bir üstüne bağlanır.
Önce şirket tanımları yapılır ve vergi bilgileri girilir. Ardından şubeler oluşturulur ve şirkete bağlanır.
Üçüncü adımda depolar tanımlanır ve ilgili şubeye bağlanır. Depo türleri de bu aşamada belirlenir.
Dördüncü adımda depo grupları oluşturulur ve raporlama kırılımı hazırlanır.
Son adımda kullanıcı kapsamları tanımlanır ve test edilir; her kullanıcının doğru veriyi gördüğü doğrulanmalıdır.
Dikkat edilecek noktalar
En yaygın hata, yapıyı bugünkü ölçeğe göre kurmaktır. Büyüme ihtimali göz ardı edildiğinde, kısa sürede yeniden kurulum gerekir.
İkinci hata, gereğinden fazla depo tanımlamaktır. Her ayrım transfer yükü üretir ve operasyonu yavaşlatır.
Adlandırmanın tutarsız olması da sonradan karışıklık yaratır; anlaşılır ve düzenli bir isimlendirme benimsenmelidir.
Kullanıcı kapsamlarının test edilmemesi de risklidir; yanlış kapsam, hem güvenlik hem operasyon sorunu üretir.
Yapı değişikliklerinin dönem içinde yapılması ise karşılaştırmalı raporları bozar; dönem başı tercih edilmelidir.
Sık sorulanlar
Tek lokasyonda da şube tanımlanmalı mı?
Önerilir; ileride eklenecek ikinci lokasyon, yapı hazırsa sorunsuz devreye alınır.
Depo sayısı sonradan artırılabilir mi?
Artırılabilir; ancak geçmiş hareketler eski yapıya göre kalır ve karşılaştırma etkilenir.
Şirketler arası transfer nasıl kaydedilir?
Gerçek alım satım olarak kaydedilir; depo transferi yalnızca aynı şirket içinde kullanılır.
Mevcut ERP yapısıyla uyumlu olmalı mı?
Senkron kuruluyorsa eşleştirme gerekir; ERP senkronu yazısına bakın.
Organizasyon yapısı, kurulumun bir kez yapılıp yıllarca dokunulmayan ama her raporu etkileyen temeli. Bu nedenle en fazla zaman ayrılması gereken adım da bu.
Yapıyı bugünkü ölçeğe değil öngörülebilir geleceğe göre kurun; fazladan bir seviye zarar vermezken, eksik seviye sonradan pahalıya mal oluyor.
Kurulum öncesinde ihtiyaç duyacağınız raporları listeleyin; yapı bu listeden geriye doğru tasarlandığında doğru çıkıyor.
Depo sayısını da abartmayın; her ayrım bir transfer yükü demek ve operasyonu yavaşlatıyor.
Kullanıcı kapsamlarını mutlaka test edin; yanlış kurulmuş bir kapsam hem güvenlik hem operasyon sorunu üretiyor.
EQLEM ekibiyle görüşerek organizasyon yapınızı kurgulayabilirsiniz.