Küçük işletmelerde satınalma genellikle bir telefonla başlar. Depocu "şu bitti" der, patron arar, mal gelir.
Bu yöntem belirli bir ölçeğe kadar çalışır. Sonrasında sorunlar başlar: kim ne sipariş etti, hangi fiyattan alındı, mal ne zaman gelecek?
Bu yazıda talepten teslimata uzanan satınalma sürecini, onay akışını ve takip disiplinini anlattık.
İçindekiler
1. Talep: ihtiyaç nereden doğar?
Satınalma ihtiyacı üç kaynaktan doğar ve her birinin farklı bir tetikleyicisi vardır.
Stok seviyesi. Kritik seviyeye düşen ürünler otomatik olarak ihtiyaç üretir; kritik stok seviyesi yazısına bakın.
Üretim planı. Reçeteden çıkan hammadde ihtiyacı satınalmayı tetikler; hammadde ihtiyacı yazısında ele aldık.
Departman talebi. Ofis malzemesi, ekipman veya hizmet ihtiyacı departmanlardan gelir.
Talebin kayda geçmesi kritiktir. Sözlü talep, sonradan "ben istememiştim" tartışmasına açıktır.
2. Onay: kim karar verir?
Her talebin onaya gitmesi süreci yavaşlatır. Hiçbirinin gitmemesi ise bütçe kontrolünü ortadan kaldırır.
Denge, tutar eşikleriyle kurulur. Rutin ve düşük tutarlı alımlar doğrudan siparişe dönüşür; belirli tutarın üzerindekiler onaya düşer.
Eşik yapısını ve rol tanımlarını satınalma onay akışı yazısında ayrıntılandırdık.
Onay bekleyen taleplerin görünür olması da gerekir. Onaycının farkında olmadığı bir talep, süreci sessizce durdurur; bildirimler bu sinyali taşır.
3. Tedarikçi ve fiyat
Rutin alımlarda tedarikçi bellidir ve fiyat anlaşmalıdır. Bu durumda ek bir adım gerekmez.
Yüksek tutarlı veya yeni kalemlerde ise teklif toplanır. Süreci RFQ ve tedarikçi fiyat karşılaştırma yazılarında ele aldık.
Fiyat kadar teslim süresi de karara girer. En ucuz teklif en geç teslim ediyorsa üretim durabilir.
Tedarikçi kartlarının güncel olması işi hızlandırır; ürün kodu eşlemesi varsa sipariş girişi kolaylaşır. Tedarikçi kartları ve çoklu kod yazısına bakın.
4. Sipariş: taahhüdün kaydı
Satınalma siparişi, tedarikçiye verilen resmi taleptir. Ürün, miktar, fiyat ve termin bilgisi içerir.
Siparişin sistemde olması iki fayda sağlar. Birincisi, mal geldiğinde eşleştirme yapılabilir. İkincisi, açık siparişler stok planlamasına girer.
Termin tarihi mutlaka girilmelidir. Bu alan boş bırakıldığında gecikme takibi imkânsız hale gelir.
Sipariş de diğer belgelerle aynı ekran mantığında girilir; standart evrak girişi sayesinde satış siparişi bilen kullanıcı satınalma siparişini de bilir.
5. Takip ve mal kabul
Sipariş verildikten sonra iş bitmez. Termin yaklaşırken teyit alınması, geciken siparişlerin takip edilmesi gerekir.
Mal geldiğinde kabul kaydı yapılır. Sayarak kabul etmek, sonradan çıkacak farkı bugünden yakalar; üretici irsaliyesi yazısına bakabilirsiniz.
Fatura geldiğinde sipariş ve irsaliyeyle karşılaştırılır. Bu üçlü kontrolü üç yönlü eşleşme yazısında anlattık.
Kısmi teslimatlarda kalan miktar açık kalır ve izlenir. Süreç satınalma modülünde uçtan uca yürür.
Süreci ölçmek
Satınalma süreci kurulduktan sonra ölçülmelidir. Üç gösterge yeterli bir tablo verir.
Talepten siparişe geçen süre. Uzunsa onay akışı tıkanıyordur.
Termine uyum oranı. Tedarikçi performansının en net göstergesidir; tedarikçi değerlendirme yazısına bakın.
Siparişsiz fatura oranı. Yüksekse süreç kâğıt üzerinde kalmış demektir.
Bu göstergeler satınalma raporlarından çıkarılır; satınalma raporları yazısında ele aldık.
Rolleri ayırmak
Satınalma sürecinin sağlığı, rollerin ayrılmasına bağlıdır. Aynı kişinin talep edip, sipariş verip, malı kabul edip, faturayı onaylaması hiçbir kontrol bırakmaz.
Küçük ekiplerde tam ayrım mümkün olmayabilir; ancak en azından iki kritik ayrım korunmalıdır. Birincisi, sipariş veren ile mal kabul eden farklı olmalıdır.
İkincisi, faturayı işleyen ile ödemeyi gerçekleştiren farklı olmalıdır. Bu iki ayrım, en yaygın suistimal senaryolarını büyük ölçüde kapatır.
Ayrım kişiye değil role bağlanmalıdır; personel değiştiğinde yapı bozulmamalıdır. Rol bazlı yetkilendirme yazısında bu yaklaşımı ele aldık.
Denetim izinin tutulması da tamamlayıcı bir unsurdur; kim ne zaman ne yaptı sorusu kayıtta durmalıdır.
Süreçteki tipik tuzaklar
Sipariş kaydını atlamak. Telefonla verilen ve sisteme girilmeyen siparişler, sonraki tüm kontrolleri devre dışı bırakır.
Termin girmemek. Bu alan boş bırakıldığında gecikme kavramı ortadan kalkar; hiçbir sipariş "geç" olmaz.
Fiyatı sonradan girmek. Sipariş fiyatsız açıldığında, fatura geldiğinde karşılaştırma yapılacak bir referans kalmaz.
Kısmi teslimatı kapatmak. Eksik gelen bir siparişi tamamen kapatmak, kalan miktarın takibini imkânsız kılar; açık sipariş takibi yazısına bakın.
Tek tedarikçiye bağımlı kalmak. Rutin haline gelen alımlarda fiyat rekabeti kaybolur; dönemsel olarak alternatif teklif almak fiyatı güncel tutar.
Sık sorulanlar
Küçük işletmede bu süreç fazla ağır değil mi?
Adımlar sadeleştirilebilir. Talep ve onay tek adımda birleşebilir; sipariş kaydı ise her ölçekte fayda üretir.
Hizmet alımları da aynı süreçten geçer mi?
Evet; hizmet kalemleri ayrı tanımlanır. Hizmet ve masraf tanımları yazısına bakın.
Sipariş mobilden verilebilir mi?
Satınalma işlemleri mobilde de desteklenir; kapsamı kurulumda netleştirin.
Acil alımlar süreci bozar mı?
Acil alım için sonradan onay yolu tanımlanmalıdır. Önemli olan bu istisnanın oranını izlemek; yükseliyorsa planlama tarafında bir sorun var demektir.
Mevcut muhasebe programıma nasıl aktarılır?
Sistem senkronu ile aktarım planlanır.
Satınalma süreci, maliyetin kontrol edildiği yer. Talebi ve siparişi kayda almak, en büyük tasarrufun ilk adımı.
Süreci kurarken en küçük adımdan başlayın: her alım için bir sipariş kaydı. Onay akışı, teklif toplama ve performans ölçümü bunun üzerine eklenir.
Sipariş kaydı olmadan diğer adımların hiçbiri işlemez; referans belge yoksa ne eşleştirme yapılabilir ne de tedarikçi performansı ölçülebilir.
İlk hedefiniz siparişsiz fatura oranını sıfıra yaklaştırmak olsun. Bu tek gösterge iyileştiğinde maliyet kontrolünün temeli kurulmuş olur ve geri kalan adımlar çok daha kolay yerleşir.
EQLEM ekibiyle görüşerek satınalma akışınızı kurgulayabilirsiniz.