Satış tarafındaki her kuruş dikkatle izlenir. Satınalma tarafı ise genellikle "toplam gider" olarak tek bir satırda kalır.
Oysa maliyet tasarrufu, ciro artışından daha doğrudan kâra yansır. Yüzde birlik bir alım tasarrufu, aynı oranda ciro artışından daha değerlidir.
Bu yazıda satınalma raporlarının hangi soruları cevapladığını ve maliyet sızıntısını nasıl gösterdiğini anlattık.
İçindekiler
Tedarikçi bazlı harcama
İlk bakılacak rapor, tedarikçi bazlı harcama dağılımıdır. Hangi tedarikçiye ne kadar ödediğinizi gösterir.
Bu rapor genellikle bir sürpriz üretir: harcamanın büyük bölümü az sayıda tedarikçiye gider. Pazarlık gücü de tam olarak orada yoğunlaşmıştır.
Uzun kuyruktaki küçük tedarikçiler de dikkat ister. Aynı ürünü beş farklı yerden alıyorsanız hacim dağılmış ve pazarlık gücü kaybolmuştur.
Konsolidasyon fırsatları bu raporda görünür; tedarikçi fiyat karşılaştırma yazısında karar kriterlerini ele aldık.
Ürün bazlı fiyat eğilimi
Bu rapor, aynı ürünü zaman içinde hangi fiyatlardan aldığınızı gösterir. En değerli satınalma raporlarından biridir.
Fiyat artışları burada görünür hale gelir. Tedarikçi sessizce zam yapmışsa, eğilim grafiği bunu açığa çıkarır.
Aynı ürünü farklı tedarikçilerden farklı fiyatlara alıyorsanız bu da burada görülür. Fark, tek bir tedarikçiye yönelme kararını destekleyebilir.
Fiyat eğilimi satış fiyatlarınızla birlikte okunmalıdır. Alım fiyatı artarken satış fiyatı sabit kalıyorsa marj eriyor demektir; fiyat listesi yönetimi yazısına bakın.
Kategori ve masraf merkezi analizi
Harcamanın kategori bazında dağılımı, bütçe planlamasının temelidir. Hangi kalem grubu büyüyor?
Masraf merkezi bazlı bakış ise sorumluluğu netleştirir. Hangi departman ne kadar harcıyor?
Bu analiz için tanımların doğru yapılmış olması gerekir. Her alım bir kategoriye ve merkeze bağlanmalıdır; masraf merkezi bazlı takip yazısında ele aldık.
Proje bazlı çalışan işletmelerde maliyet proje kırılımında izlenir; proje tanımları yazısına bakabilirsiniz.
Tedarikçi performans raporu
Fiyat tek başına performans değildir. Termine uyum, eksik teslimat oranı ve iade sayısı da ölçülmelidir.
Bu veriler sipariş ve mal kabul kayıtlarından çıkar. Sipariş termini ile fiili teslim tarihi arasındaki fark, sistemde zaten mevcuttur.
Performans verisi, sonraki dönem anlaşmalarında güçlü bir pazarlık aracıdır. "Geçen yıl siparişlerin yüzde otuzunu geç teslim ettiniz" demek, somut bir argümandır.
Değerlendirme kriterlerini tedarikçi değerlendirme yazısında ayrıntılandırdık.
Maliyet sızıntısı nerede olur?
Siparişsiz alımlar. Kontrolsüz yapılan alımlar genellikle pazarlıksız fiyattan gerçekleşir.
Acil siparişler. Planlanmadığı için ekstra nakliye ve yüksek fiyat ödenir. Sıklığı planlama sorununu gösterir.
Küçük partili alımlar. Sık ve az miktarda alım, hem birim fiyatı hem operasyon maliyetini artırır.
Kontrol edilmeyen faturalar. Eşleştirme yapılmadan ödenen faturalar fark barındırabilir; üç yönlü eşleşme yazısına bakın.
Ölü stok. Gereğinden fazla alınan ve satılmayan mal, doğrudan maliyettir; stok devir hızı yazısında ele aldık.
Aylık gözden geçirme rutini
Satınalma raporları günlük okunmaz; aylık bir gözden geçirme yeterlidir. Önemli olan bu rutinin aksatılmamasıdır.
Otuz dakikalık bir toplantıda üç şeye bakılabilir: en yüksek harcama kalemleri, fiyat artışı gösteren ürünler ve termin performansı düşük tedarikçiler.
Her toplantıdan somut bir aksiyon çıkmalıdır: yeni teklif toplanacak bir kalem, görüşülecek bir tedarikçi veya gözden geçirilecek bir kritik seviye.
Raporlar satınalma modülünde hazır gelir; genel yaklaşımı raporlama sayfasında bulabilirsiniz.
Rapor kalitesi veri kalitesidir
Satınalma raporlarına güvenilmiyorsa sorun raporda değil, kayıtlardadır. Rapor yalnızca girilen veriyi gösterir.
En sık görülen bozulma nedeni, aynı ürünün farklı kartlarda tutulmasıdır. Mükerrer kartlar, harcamayı böler ve tedarikçi bazlı analizi anlamsızlaştırır.
İkinci neden kategori boşluklarıdır. Kategorisiz kaydedilen alımlar "diğer" grubunda toplanır ve bu grup büyüdükçe rapor okunamaz hale gelir.
Üçüncü neden, siparişsiz işlenen faturalardır. Bu kayıtlar termin performansı hesabına girmez ve tedarikçi değerlendirmesini eksik bırakır.
Bu üç sorunun ortak çözümü tanım disiplinidir; evrak satır hataları yazısında kayıt kalitesini ele aldık.
Raporu pazarlıkta kullanmak
Satınalma raporlarının en somut getirisi pazarlık masasında ortaya çıkar. Veriye dayanan bir talep, genel bir indirim isteğinden çok daha etkilidir.
Yıllık alım hacmini göstermek ilk adımdır. Tedarikçi çoğu zaman sizden ne kadar aldığınızı sizden daha iyi bilmez; rakamı masaya koymak konumunuzu güçlendirir.
Fiyat eğilimi grafiği ikinci güçlü araçtır. "Son bir yılda birim fiyatı yüzde şu kadar artırdınız" demek, somut bir tartışma zemini kurar.
Termin performansı ise üçüncü koz. Geç teslimatların size yarattığı maliyeti sayılarla anlatmak, fiyat dışı iyileştirmeler için kapı açar; tedarikçi değerlendirme yazısına bakın.
Yıllık görüşmeler öncesinde bu üç çıktının hazırlanması, tek başına ciddi bir kazanım üretir.
Sık sorulanlar
Raporlar hangi veriden beslenir?
Sipariş, mal kabul ve fatura kayıtlarından. Ayrı bir veri seti tutulmaz; kayıt kalitesi rapor kalitesini belirler.
Maliyet raporlarını kim görmeli?
Erişim sınırlanmalıdır; rapor yetkileri yazısına bakın.
Dövizli alımlar nasıl karşılaştırılır?
Kur etkisini ayrıştırmak gerekir; döviz bazında ve TL bazında ayrı bakılmalıdır.
Mevcut muhasebe sistemiyle karşılaştırılır mı?
Aktarım kurulduğunda mutabakat yapılabilir; sistem senkronu sayfasına bakın.
Satınalma raporları, en hızlı kâr artışının nerede olduğunu gösteren araçlar. Ayda yarım saatlik bir gözden geçirme çoğu zaman kendini fazlasıyla ödüyor.
İlk gözden geçirmenizde şu üç çıktıyı almanızı öneririz: en yüksek harcamalı on tedarikçi, son bir yılda fiyatı en çok artan on ürün ve termin performansı en düşük beş tedarikçi.
Bu üç liste, tasarruf fırsatlarının büyük kısmını gösterir. Çoğu işletmede ilk toplantıdan en az bir somut aksiyon çıkar.
Sonraki aylarda listeler kısalır; çünkü ele alınan kalemler düzelir. Rutin oturduğunda toplantı süresi de kısalır ve gündem gerçekten istisnalara odaklanır.
EQLEM ekibiyle görüşerek satınalma raporlama düzeninizi kurgulayabilirsiniz.