Proje bazlı çalışan bir işletmede yıl sonunda toplam kâr görülür; ancak hangi projenin kazandırdığı, hangisinin zarar ettirdiği bilinmez. Ortalama bir sonuç, iyi ve kötü projeleri birbirine gizler.
Bu bilinmezlik, bir sonraki teklifin de sezgiyle verilmesine yol açar. Zarar ettiren bir iş türü, farkında olunmadan tekrar üstlenilir.
Bu yazıda proje kartını, masraf merkezi yapısını, maliyet dağıtımını ve proje kârlılığı raporlamasını anlattık.
İçindekiler
Proje ve masraf merkezi farkı
Proje ve masraf merkezi benzer görünür; ancak farklı sorulara cevap verirler ve birbirinin yerine kullanılmamalıdır.
Masraf merkezi kalıcı bir birimdir; departman veya şube gibi sürekli var olan bir yapıyı temsil eder.
Proje ise geçicidir; başlangıcı ve bitişi vardır, tamamlandığında kapanır.
Bir gider hem bir masraf merkezine hem bir projeye ait olabilir. İkisi birbirini dışlamaz ve birlikte kullanılabilir.
Masraf merkezi kurgusunu masraf merkezi takibi yazısında ele aldık.
Proje kartında ne bulunmalı?
Proje kartı, projeye dair temel bilgileri ve maliyet takibinin dayanaklarını taşımalıdır.
Müşteri bilgisi ilk alandır; proje hangi cari hesap için yürütülüyorsa ona bağlanmalıdır.
Başlangıç ve planlanan bitiş tarihi de kaydedilmelidir. Süre aşımı, maliyet artışının en yaygın nedenidir.
Bütçe tutarı da girilmelidir; gerçekleşen maliyet bu tutara karşı okunur.
Sorumlu kişi ataması ise takibi kişiselleştirir; sahipsiz proje izlenmez.
Kodlama ve adlandırma
Proje kodlarının tutarlı bir yapıda olması, aramayı ve raporlamayı belirgin şekilde kolaylaştırır.
Yıl bilgisi içeren kodlar, dönemsel gruplamayı doğal olarak sağlar. Sıra numarası ise tekilliği garanti eder.
Proje adının anlaşılır olması da önemlidir; kodla birlikte müşteri adı geçmesi arama kolaylığı sağlar.
Koda çok fazla anlam yüklemek ise sonradan sorun üretir; proje türü değiştiğinde kod yanlış hale gelir.
Nitelikler kodda değil ayrı alanlarda tutulmalıdır; bu, sonradan değişikliğe imkân verir.
Gider bağlantısı
Proje maliyetinin doğru hesaplanması, tüm giderlerin projeye bağlanmasına dayanır.
Malzeme alımları en kolay bağlanan kalemdir; satınalma sırasında proje seçilir.
Hizmet ve taşeron giderleri de aynı şekilde bağlanmalıdır. Bu kalemler proje maliyetinin önemli bir kısmını oluşturur.
İşçilik maliyeti ise en çok atlanan kalemdir; çalışılan sürenin projeye yazılması gerekir.
Ulaşım, konaklama ve ekipman kullanımı da unutulmamalıdır; bu küçük kalemler toplamda ciddi tutar üretir.
Gelir bağlantısı
Maliyet kadar gelirin de projeye bağlanması gerekir; aksi halde kârlılık hesaplanamaz.
Kesilen faturaların proje ile ilişkilendirilmesi, bu bağı kurar. Fatura satırı bazında ilişkilendirme daha esnek çalışır.
Hakediş usulü çalışılan projelerde her hakediş ayrı kaydedilmeli ve toplam ilerleme izlenmelidir.
Tahsilat durumu da proje kartından görülebilmelidir; fatura kesilmiş ama tahsil edilmemiş tutar ayrı bir risktir.
Bu bağ, nakit akışı planlamasını da doğrudan besler.
Ortak maliyet dağıtımı
Bazı giderler tek bir projeye ait değildir ve dağıtılmaları gerekir.
Ofis kirası, yönetim giderleri ve genel ekipman maliyetleri bu gruba girer.
Dağıtım anahtarı olarak proje süresi, ciro payı veya harcanan işçilik saati kullanılabilir.
Anahtarın adil ve anlaşılır olması önemlidir; tartışmalı bir dağıtım, proje sorumlularının sonuca güvenmemesine yol açar.
Dağıtılan giderlerin raporda ayrı gösterilmesi de faydalıdır; doğrudan maliyetle karıştırılmamalıdır.
Proje aşamaları
Uzun süren projelerde aşama tanımı, ilerlemeyi ve maliyeti daha yakından izlemeyi sağlar.
Her aşamanın kendi bütçesi olabilir ve gerçekleşen maliyet aşama bazında karşılaştırılabilir.
Bu ayrım, sapmanın hangi aşamada oluştuğunu gösterir ve müdahaleyi mümkün kılar.
Aşama sayısı ölçülü tutulmalıdır; aşırı bölümleme kayıt yükünü artırır ve terk edilmeye yol açar.
Kısa süreli projelerde ise aşama tanımına genellikle gerek kalmaz.
Kârlılık raporlaması
Proje kârlılığı raporu, bu tanım yapısının asıl çıktısıdır ve karar kalitesini doğrudan yükseltir.
Gelir, doğrudan maliyet ve dağıtılan gider ayrı satırlarda gösterilmelidir. Böylece marj katmanları görülebilir.
Bütçe ile gerçekleşen karşılaştırması, sapmayı ortaya çıkarır ve nedeni araştırılabilir.
Devam eden projelerde ise tamamlanma oranıyla birlikte okunmalıdır; yarısı biten bir projenin maliyeti tek başına bilgi vermez.
Proje türü bazında toplu analiz de yapılmalıdır; hangi iş tipinin kazandırdığı bu şekilde görülür.
Sonraki tekliflere etkisi
Proje maliyet verisinin en değerli kullanımı, gelecekteki tekliflerin daha isabetli hazırlanmasıdır.
Benzer projelerin gerçekleşen maliyetleri, yeni teklif için gerçekçi bir taban oluşturur.
Sürekli sapma gösteren kalemler de tespit edilir; bu kalemler tekliflerde daha temkinli hesaplanmalıdır.
Zarar ettiren proje türleri ise ya fiyatlandırması düzeltilmeli ya da tamamen bırakılmalıdır.
Teklif hazırlama sürecini fiyat teklifi hazırlama yazısında ele aldık.
Dikkat edilecek noktalar
Proje alanının boş bırakılması, tüm analizi işlevsiz kılar; bu alan zorunlu tutulmalıdır.
İşçilik maliyetinin hesaba katılmaması, projeleri olduğundan kârlı gösterir.
Kapanmayan projeler de raporları bozar; tamamlanan projeler kapatılmalıdır.
Dağıtım anahtarının şeffaf olmaması, sonuçlara güvenilmemesine yol açar.
Tanımlar tanımlar modülünde yönetilir ve gider kayıtlarıyla ilişkilendirilir.
Sık sorulanlar
Her iş proje olarak açılmalı mı?
Ayrı maliyet takibi gereken işler için açılmalıdır; rutin işlerde masraf merkezi yeterlidir.
İşçilik projeye nasıl yazılır?
Harcanan süre kaydedilir ve birim maliyetle çarpılır; kurgusunu ihtiyacınıza göre belirliyoruz.
Bir gider birden fazla projeye bölünebilir mi?
Bölünebilir; dağıtım oranı elle veya tanımlı bir anahtarla belirlenir.
Kapanan projeler arşivlenir mi?
Arşivlenir; geçmiş veriler sonraki tekliflerin dayanağı olduğu için silinmemelidir.
Proje bazlı maliyet takibi, ortalama sonuçların arkasında saklanan gerçeği görünür kılıyor. Hangi işin kazandırdığını bilmek, sonraki teklifleri doğrudan iyileştiriyor.
Proje alanını zorunlu tutun; boş bırakılan kayıtlar tüm analizi işlevsiz kılıyor.
İşçilik maliyetini de mutlaka dahil edin; en çok atlanan kalem bu ve projeleri olduğundan kârlı gösteriyor.
Dağıtım anahtarlarını şeffaf tutun; tartışmalı bir dağıtım, sonuçlara duyulan güveni ortadan kaldırıyor.
Tamamlanan projeleri de kapatın; açık kalan eski kayıtlar dönemsel raporları bozuyor.
EQLEM ekibiyle görüşerek proje maliyet takibinizi kurgulayabilirsiniz.