Bir müşteriden şikayet geliyor. Ürünün belirli bir partisinde sorun var. Sorulacak soru nettir: bu partiden kaç adet, kime satıldı?
Lot takibi olmayan bir işletmede bu sorunun cevabı yoktur. Tek seçenek, o üründen alan tüm müşterilere ulaşmaktır — hem pahalı hem itibar açısından yıpratıcı.
Bu yazıda lot yapısının nasıl kurulacağını, hangi sektörlerde zorunlu olduğunu ve geriye dönük izlemenin nasıl işlediğini anlattık.
İçindekiler
Lot ve parti nedir?
Lot, aynı koşullarda üretilmiş veya tedarik edilmiş bir ürün grubudur. Aynı hammaddeden, aynı vardiyada, aynı makinede üretilen ürünler tek bir lot oluşturur.
Lot numarası bu grubu tanımlar. Bir sorun tespit edildiğinde, aynı lot içindeki tüm ürünlerin benzer risk taşıdığı varsayılır.
Seri numarasından farkı ölçektedir. Seri numarası tek bir ürünü, lot ise bir grubu izler. İkisi birlikte de kullanılabilir; seri numarası takibi yazısına bakın.
Kimler için gerekli?
Gıda sektöründe lot takibi mevzuat gereğidir. Hammaddeden mamule ve müşteriye kadar zincirin izlenebilir olması beklenir.
İlaç ve medikal ürünlerde izlenebilirlik daha da sıkıdır. Kimya ve boya sektöründe ise parti bazlı renk ve formül farkları ticari bir gerekliliktir.
Kozmetik, hayvan yemi ve tarım ilaçları da kapsam içindedir. Bu sektörlerde lot takibi bir tercih değil, faaliyet şartıdır.
Zorunlu olmayan sektörlerde de fayda vardır. Tedarikçi kaynaklı kalite sorunlarını partiye bağlayabilmek, iade sürecini kısaltır.
Lot yapısını kurmak
Lot, stok kartının alt tanımı olarak kurulur. Ürün kartı bir tanedir; altında birden fazla lot kaydı bulunur.
Her lot kaydında lot numarası, üretim tarihi, son kullanma tarihi ve mevcut miktar tutulur. Tedarikçiden gelen ürünlerde tedarikçinin lot numarası da kaydedilir.
Kritik nokta şudur: lot bilgisi giriş anında kaydedilmelidir. Mal kabulde atlanan lot bilgisi sonradan tamamlanamaz.
Bu yüzden mal kabul süreci lot bilgisini zorunlu alan olarak istemelidir. Zirai alımlarda bu, makbuz düzenlenirken yapılır; e-müstahsil makbuzu yazısına bakabilirsiniz.
Son kullanma tarihi yönetimi
Lot takibinin en somut faydası son kullanma tarihi yönetimidir. Hangi partinin ne zaman dolacağı görünür olur.
Sevkiyat kuralı da buna göre kurulur: önce tarihi yakın olan parti çıkar. Bu kural sistem tarafından önerilmediğinde depo ekibi eline geleni gönderir.
Yaklaşan son kullanma tarihleri için uyarı kurulması gerekir. Bir ay kala haber veren bir sistem, indirimle satma veya iade etme şansı tanır; bildirimler bu sinyali taşır.
Tarihi geçen ürünler fire olarak kaydedilir. Fire takibinin maliyet etkisini fire ve zayi takibi yazısında ele aldık.
İleri ve geri izleme
İzlenebilirlik iki yönde çalışır ve ikisi de gereklidir.
İleri izleme şu soruyu cevaplar: bu lottan üretilen ürünler kime gitti? Bir sorun tespit edildiğinde etkilenen müşteriler bu yolla bulunur.
Geri izleme ise tersini sorar: bu üründe hangi hammadde lotları kullanıldı? Sorunun kaynağını bulmak için gereklidir.
Üretim yapan işletmelerde bu zincir reçete üzerinden kurulur. Hammadde lotu ile mamul lotu üretim fişinde bağlanır; gıda üretiminde lot izlenebilirliği yazısında ayrıntılandırdık.
Geri çağırma senaryosu
Geri çağırma, lot takibinin gerçek sınavıdır. Süre kısıtlıdır ve kapsam net olmalıdır.
Lot takibi varsa süreç şöyle işler: sorunlu lot belirlenir, o lottan yapılan tüm sevkiyatlar listelenir, ilgili müşterilere ulaşılır ve kalan stok bloke edilir.
Lot takibi yoksa kapsam belirlenemez ve tüm ürün geri çağrılır. Maliyet farkı katlarla ölçülür.
Hazırlıklı olmak için yılda bir tatbikat yapmak faydalıdır: rastgele bir lot seçip izleme raporunu çalıştırın. Sistem kayıtları stok modülünde tutulur ve müşteri iletişimi CRM üzerinden yürütülebilir.
Kurulum ve işletme maliyeti
Lot takibi ücretsiz bir özellik değildir; her hareket ek bir kayıt adımı gerektirir. Bu yükü baştan kabul etmek, sonradan yarım bırakmaktan iyidir.
En büyük yük mal kabulde oluşur. Gelen her partinin numarası ve tarihi kaydedilmelidir; bu adım atlandığında zincirin tamamı kopar.
Yükü azaltmanın yolu barkod okutmadır. Tedarikçi etiketinde lot bilgisi varsa okutma yeterlidir; yoksa kendi etiketinizi basmak gerekir.
Sevkiyat tarafında da hangi lotun çıktığı kaydedilir. Bu, ilk giren ilk çıkar kuralının uygulanmasını da kolaylaştırır.
Karar verirken şu soruyu sorun: bir geri çağırma yaşarsam, lot takibi olmadan maliyeti ne olur? Cevap genellikle kurulum maliyetinin çok üzerindedir. Etiket düzenini barkod yönetimi yazısında ele aldık.
Denetim ve müşteri talepleri
Lot takibi yalnızca kriz anında değil, rutin denetimlerde de gündeme gelir. Gıda ve ilaç sektöründe izlenebilirlik, denetimin standart bir başlığıdır.
Denetçi genellikle rastgele bir ürün seçer ve zinciri sorar: bu mamul hangi hammaddelerden üretildi, o hammaddeler kimden alındı? Cevabın dakikalar içinde verilebilmesi beklenir.
Kurumsal müşteriler de benzer talepte bulunur. Zincir marketler ve büyük alıcılar, tedarikçilerinden izlenebilirlik belgesi ister; bu, ticari bir ön koşula dönüşmüştür.
Bu talepler karşılanamadığında iş kaybı yaşanır. Lot takibi bu anlamda bir maliyet değil, pazara giriş şartıdır.
Üretim yapan işletmelerde zincir reçete üzerinden kurulur; gıda üretiminde lot izlenebilirliği yazısında uçtan uca akışı anlattık.
Sık sorulanlar
Lot numarasını kim belirler?
Üretiyorsanız siz; tedarik ediyorsanız tedarikçinin numarası kaydedilir. İkisi birlikte de tutulabilir.
Lot takibi sayımı zorlaştırır mı?
Barkod okutmayla birlikte kullanıldığında zorlaştırmaz; depo sayımı yazısına bakın.
Her ürün için lot tutmalı mıyım?
Hayır. Lot takibi ürün kartı bazında açılır; gerekmeyen ürünlerde kapalı kalır.
Lot bilgisi faturaya yansır mı?
Belge tasarımıyla eklenebilir; belge tasarımı yazısına bakabilirsiniz.
Lot takibi, hiçbir şey olmadığında görünmeyen ama bir sorun çıktığında işletmeyi ayakta tutan bir yapı. Kurulum maliyeti, tek bir geri çağırmanın maliyetinin çok altında.
EQLEM ekibiyle görüşerek lot yapınızı ve izlenebilirlik zincirinizi kurgulayabilirsiniz.