Yıllardır Mikro kullanan bir işletmede muhasebe düzeni oturmuştur, mali müşavir alışkındır ve geçmiş veri oradadır. Bu yapıyı değiştirmek, çözmek istediğinizden çok daha büyük bir sorun üretir.
Buna karşılık saha satışı, pazaryeri operasyonu veya mobil kullanım gibi ihtiyaçlar mevcut sistemin kapsamı dışında kalabilir. Bu noktada doğru soru, sistemi değiştirmek değil yanına ne ekleneceğidir.
Bu yazıda Mikro ile birlikte çalışan bir kurulumun nasıl yapılacağını, veri akışını, kayıt sahipliğini ve sınırları anlattık.
İçindekiler
Temel yaklaşım
EQLEM bir çözüm platformudur ve mevcut ERP sisteminizin yerini almayı hedeflemez. Amaç, o sistemin yanında çalışarak kapsamadığı alanları tamamlamaktır.
Bu yaklaşımda Mikro mali kayıtların merkezi olarak kalır. Muhasebe düzeni, mali müşavir alışkanlıkları ve geçmiş veri olduğu gibi korunur.
EQLEM ise saha, mobil, pazaryeri ve operasyonel süreçlerde devreye girer. Bu alanlar genellikle klasik muhasebe sistemlerinin dışında kalır.
İki sistem arasında bir senkron kurulur ve veri tekrarı ortadan kalkar. Aynı bilginin iki kez girilmesi gerekmez.
Bu model, sistem değiştirme riskini almadan yetenek kazandırır.
Kayıt sahipliği
Entegrasyon projelerinin başarısı, tek bir soruya verilen net cevaba bağlıdır: her veri türü hangi sistemde doğar?
Bu soru cevaplanmadığında aynı kayıt iki yerde oluşturulur ve çakışmalar başlar. Hangi bilginin doğru olduğu tartışma konusu haline gelir.
Genel kural, her veri türü için tek bir sahip belirlemektir. Diğer sistem o veriyi yalnızca okur.
Cari kartların mevcut sistemde, saha aktivitelerinin ise platformda doğması yaygın bir kurgudur.
Sahiplik kararı yazılı hale getirilmeli ve tüm ekiple paylaşılmalıdır.
Hangi veriler akar?
Senkron kapsamı, ihtiyaca göre belirlenir ve her veri türünün aktarılması gerekmez.
Cari kartlar neredeyse her kurulumda paylaşılır; müşteri bilgisi iki tarafta da gereklidir.
Stok kartları ve bakiyeleri de yaygın olarak aktarılır. Saha ekibinin güncel stoğu görmesi buna bağlıdır.
Satış belgeleri genellikle platformda oluşup mevcut sisteme aktarılır. Bu, çift veri girişini bitiren asıl akıştır.
Kapsamın dar tutulması önerilir; her ek veri türü, ek bakım yükü demektir.
Akış yönü
Her veri türü için akış yönü ayrı belirlenir ve bu, kayıt sahipliğinden doğrudan çıkar.
Tek yönlü akış, çift yönlüye göre çok daha güvenilirdir. Çakışma ihtimali ortadan kalkar.
Çift yönlü akış gerektiğinde ise alan bazında ayrım yapılabilir. Bazı alanlar bir sistemden, bazıları diğerinden güncellenir.
Çakışma durumunda hangi tarafın kazanacağı da baştan tanımlanmalıdır.
Çakışma yönetimini senkron çatışması yazısında ele aldık.
Bağlantı mimarisi
Mikro genellikle şirket ağındaki bir sunucuda çalışır ve buluttan doğrudan erişilemez.
Bu nedenle yerel ağa kurulan bir bağlantı bileşeni kullanılır. Bu bileşen, dışarıdan gelen bağlantı kabul etmez.
Bağlantı içeriden dışarıya kurulur; bu model, güvenlik duvarında port açılmasını gereksiz kılar.
Böylece sunucu, dış dünyaya açılmadan bulut platformuyla veri alışverişi yapabilir.
Mimariyi on-prem agent yazısında ayrıntılandırdık.
Eşleme tanımları
İki sistemin alan yapıları birebir aynı olmadığı için eşleme tanımı gerekir.
Kod eşleşmesi en kritik adımdır; hangi kartın hangi karta karşılık geldiği net olmalıdır.
Ortak bir kod yapısı kullanmak, bu eşlemeyi büyük ölçüde basitleştirir.
Birim, para birimi ve vergi oranı gibi tanımların da eşlenmesi gerekir. Bu eşlemelerdeki hata, tutar farkları üretir.
Depo ve şube tanımlarının da karşılığı belirlenmelidir; aksi halde stok yanlış yere yazılır.
Senkron sıklığı
Senkron sıklığı, veri türüne göre farklılaştırılmalıdır; her şeyin anlık olması gerekmez.
Stok bakiyeleri sık güncellenmelidir; eski stok verisi yanlış satış kararına yol açar.
Cari kartlar ise daha seyrek aktarılabilir; yeni müşteri her dakika eklenmez.
Belge aktarımı genellikle gün içinde birkaç kez veya gün sonunda yapılır.
Sıklık artırıldıkça sistem yükü de artar; denge kurulum sırasında belirlenir.
Hata yönetimi
Entegrasyonlarda hata kaçınılmazdır; önemli olan hataların görünür ve düzeltilebilir olmasıdır.
En yaygın hata, eşleşmeyen kart kaynaklıdır. Bir tarafta olmayan kod, aktarımı durdurur.
İkinci sırada bağlantı kesintileri gelir; bu durumda kayıtların kuyrukta beklemesi ve sonra gönderilmesi gerekir.
Başarısız aktarımlar bir listede toplanmalı ve günlük kontrol edilmelidir.
İzleme yöntemini entegrasyon hatalarını izlemek yazısında anlattık.
Kurulum adımları
Kurulum, mevcut sistemin sürümünün ve yapılandırmasının tespitiyle başlar. Sürüme göre kapsam değişebilir.
İkinci adımda kayıt sahipliği ve akış yönü kararları verilir ve yazılı hale getirilir.
Üçüncü adımda bağlantı bileşeni kurulur ve erişim doğrulanır.
Dördüncü adımda eşleme tanımları yapılır ve az sayıda kayıtla test edilir.
Son adımda kapsam kademeli genişletilir; tüm veriyi aynı anda açmak, sorunları ayırt etmeyi zorlaştırır.
Dikkat edilecek noktalar
Kayıt sahipliğinin belirsiz bırakılması, entegrasyon projelerinin en yaygın başarısızlık nedenidir.
Kapsamın gereğinden geniş tutulması da bakım yükünü sürdürülemez hale getirir.
Mevcut sistemin sürüm güncellemeleri de takip edilmelidir; yapı değişiklikleri entegrasyonu etkileyebilir.
Test aşamasının atlanması ise canlıda düzeltilmesi zor veri sorunları üretir.
Kapsam ve sürüm uyumu her kurulumda ayrıca doğrulanmalıdır.
Sık sorulanlar
Mevcut sistemimizi değiştirmemiz gerekir mi?
Gerekmez; EQLEM mevcut ERP sisteminizin yanında çalışır ve mali kayıt düzeninize dokunmaz.
Hangi sürümler destekleniyor?
Kapsam sürüme göre değişir; mevcut kurulumunuz için desteği kurulum öncesinde birlikte teyit ediyoruz.
Sunucumuza dışarıdan erişim gerekir mi?
Gerekmez; bağlantı içeriden dışarıya kurulur ve güvenlik duvarında port açılması gerekmez.
Geçmiş veriler aktarılır mı?
Genellikle güncel dönemle başlanır; geçmiş veri ihtiyacı kurulum aşamasında ayrıca değerlendirilir.
Mevcut ERP sisteminizi değiştirmeden operasyonel yetenek kazanmak, çoğu işletme için en düşük riskli yol. Muhasebe düzeni yerinde kalırken saha ve mobil tarafı hızlanıyor.
Kayıt sahipliğini baştan netleştirin ve yazılı hale getirin; entegrasyon projelerinin çoğu bu belirsizlikte tıkanıyor.
Kapsamı da dar tutarak başlayın; her ek veri türü, kalıcı bir bakım yükü getiriyor.
Tek yönlü akışı tercih edin; çift yönlü senkron gerekli olmadıkça çakışma riski taşıyor.
Hata listesini de günlük kontrol edin; sessizce biriken aktarım hataları günler sonra fark ediliyor.
EQLEM ekibiyle görüşerek entegrasyon kapsamınızı netleştirebilirsiniz.