Satış ekibinin elinde yüz aday olabilir; ama bu sayı tek başına hiçbir şey anlatmaz. Önemli olan bu adayların nerede olduğu ve hangilerinin ilerlemediğidir.
Kanban görünümü tam olarak bunu gösterir. Her aday bir kart, her aşama bir sütundur; tıkanma noktası bakışta görünür.
Bu yazıda aşama tanımını, kanban kullanımını ve dönüşüm oranı okumayı anlattık.
İçindekiler
Neden kanban?
Liste görünümü kayıtları gösterir; kanban ise durumu gösterir. Aradaki fark, yönetim açısından belirleyicidir.
Bir sütunda kartların birikmesi, o aşamada bir sorun olduğunu anında belli eder. Liste görünümünde bu ancak filtreyle fark edilir.
Kartı sürükleyerek aşama değiştirmek de kayıt yükünü azaltır; form açmadan durum güncellenir.
Düşük kayıt yükü, yüksek veri kalitesi demektir. Kolay güncellenen bir sistem güncel kalır.
CRM temellerini CRM nedir yazısında ele aldık.
Aşamaları tanımlamak
Aşama sayısı az olmalıdır. Çok sayıda aşama, kartların gereksiz yere taşınmasına ve gerçek durumun gizlenmesine yol açar.
Tipik bir yapı şöyledir: yeni aday, temas kuruldu, nitelendi, teklif verildi, kazanıldı veya kaybedildi.
Her aşamanın çıkış kriteri net olmalıdır. Bir kartın bir sonraki sütuna geçmesi için ne olması gerektiği yazılı olmalıdır.
Kriter belirsizse aşamalar kişiye göre yorumlanır ve rapor karşılaştırılamaz hale gelir.
Kaybedilen kayıtlar da bir nedenle işaretlenmelidir; neden bilgisi olmayan kayıp, öğrenme sağlamaz.
Kartta ne görünmeli?
Kart, karar vermek için gereken minimum bilgiyi taşımalıdır. Fazlası okunmaz, azı ise kartı açmayı gerektirir.
Firma adı, sorumlu kişi, son temas tarihi ve bir sonraki adım; bu dört bilgi çoğu durumda yeterlidir.
Tahmini tutar da eklenebilir; sütun toplamları böylece anlamlı hale gelir.
Renk veya etiket kullanımı önceliği görünür kılar; ancak fazla renk, ayırt ediciliği yok eder.
Kaynak bilgisi de değerlidir; hangi kanalın kaç aday getirdiği sonradan analiz edilir.
Takılan kayıtları yakalamak
Kanban'ın en büyük faydası, hareketsiz kartları görünür kılmasıdır.
Bir kart aynı sütunda haftalarca duruyorsa iki ihtimal vardır: ya takip edilmiyordur ya da gerçekte kaybedilmiştir.
Her iki durumda da bir aksiyon gerekir. Belirsiz kalan kartlar, satış hattını olduğundan dolu gösterir.
Aşamada geçen süreye göre uyarı kurgulanabilir; belirli bir gün sayısını aşan kartlar işaretlenir.
Bu tür otomatik kontrolleri otomasyon kuralları yazısında anlattık.
Atama ve sahiplik
Her adayın tek bir sorumlusu olmalıdır. İki kişiye atanmış bir aday, çoğu zaman kimse tarafından aranmaz.
Atama kuralları bölge, sektör veya ürün grubuna göre tanımlanabilir. Bu, adil dağılım sağlar.
Yeni gelen adayların otomatik atanması, bekleme süresini kısaltır. İlk temas hızı, dönüşümü doğrudan etkiler.
Sorumlunun değişmesi durumunda geçmiş kartla birlikte taşınır; bilgi kaybı olmaz.
Kimin hangi kartları göreceği yetkiyle belirlenir; rol bazlı yetkilendirme yazısına bakın.
Dönüşüm oranını okumak
Dönüşüm oranı, her aşama arasında ayrı hesaplanmalıdır. Tek bir genel oran, sorunun nerede olduğunu göstermez.
Temas aşamasında yüksek kayıp varsa sorun aday kalitesindedir. Teklif aşamasında yüksek kayıp varsa sorun fiyatta veya sunumdadır.
Aşamada geçen ortalama süre de izlenmelidir; uzayan süre, satış döngüsünün yavaşladığını gösterir.
Kaynak bazlı dönüşüm, pazarlama bütçesinin nereye gideceğini belirler.
Fırsat tarafındaki tahmin hesabını pipeline yönetimi yazısında ele aldık.
Haftalık gözden geçirme rutini
Kanban, düzenli bakılmadığında hızla eskir. Haftalık kısa bir gözden geçirme, sistemi canlı tutar.
Toplantıda önce hareketsiz kartlara bakılır; her biri için ya bir adım ya da bir kapanış kararı alınır.
Ardından teklif aşamasındaki kartlar geçilir; bunlar dönem tahminini doğrudan etkiler.
Yeni adaylar en sonda değerlendirilir; hepsinin sorumlusu atanmış olmalıdır.
Bu rutin yarım saati geçmemelidir; uzayan toplantılar terk edilir. Kayıtlar CRM modülünde tutulur.
Aday kaynakları ve kalite
Panodaki kartların kalitesi, geldikleri kaynağa göre belirgin şekilde değişir. Bu fark ölçülmediğinde yanlış kanala yatırım yapılır.
Tavsiye yoluyla gelen adaylar genellikle en yüksek dönüşümü verir; ancak sayıları sınırlıdır.
Web sitesi üzerinden gelen adaylar orta düzeyde dönüşür ve ölçeklenebilir bir kaynaktır.
Fuar ve etkinlik listeleri hacim sağlar; ancak niteleme aşaması daha uzun sürer.
Satın alınan listeler en düşük dönüşümü verir ve izin açısından da risk taşır.
Her kartta kaynak bilgisinin tutulması, bu karşılaştırmayı mümkün kılan tek şeydir.
Panoyu bozan hatalar
Çok fazla aşama tanımlamak. Kartların sürekli taşınması, gerçek ilerlemeyi gizler ve kayıt yükünü artırır.
Kartları hiç kapatmamak. Yıllardır açık duran kayıtlar, panoyu okunamaz hale getirir.
Sorumlu atamamak. Sahipsiz kartlar, kimsenin gündemine girmeden bekler.
Aşama kriterlerini yazmamak. Herkesin kendi yorumuna göre taşıdığı kartlar, raporu karşılaştırılamaz kılar.
Panoya sadece toplantıda bakmak. Haftada bir güncellenen bir pano, günlük kararlara katkı sağlamaz.
Bu hataların ortak sonucu, panonun gerçeği değil geçmişin bir fotoğrafını göstermesidir.
Sık sorulanlar
Kaç aşama ideal?
Dört ile altı arası çoğu işletme için yeterlidir; her aşamanın net bir çıkış kriteri olması sayıdan önemlidir.
Kaybedilen adaylar silinmeli mi?
Silinmemeli; neden bilgisiyle arşivlenmeli. Bu kayıtlar sonraki dönem analizinin temelidir.
Aşamalar sonradan değiştirilebilir mi?
Değiştirilebilir; ancak geçmiş dönemle karşılaştırma etkileneceği için dönem başında yapılması önerilir.
Adaylar dışarıdan aktarılabilir mi?
Aktarılabilir; lead import yazısında yöntemi anlattık.
Kanban görünümü, satış yönetimini sezgiden veriye taşıyan basit ama etkili bir araç. Kurulumu kolay, sürdürmesi disiplin gerektiriyor.
Aşama sayısını az tutun ve her aşama için çıkış kriterini yazın. Bu iki kural, kurgunun uzun ömürlü olmasını sağlıyor.
Haftalık gözden geçirmeyi de takvime alın; bakılmayan bir pano kısa sürede gerçeği yansıtmaz hale geliyor.
EQLEM ekibiyle görüşerek aday takip kurgunuzu planlayabilirsiniz.