Bir araç serviste kaldığında asıl maliyet onarım faturası değildir. O aracın yapması gereken işin yapılamaması, çok daha büyük bir kayıp üretir.
Bu nedenle filo yönetiminde ikame araç planı, bakım planı kadar önemlidir. Plansız kalan her duruş, operasyona doğrudan yansır.
Bu yazıda sözleşme türlerini, ikame araç kurgusunu, süre ve kilometre takibini ve maliyet karşılaştırmasını anlattık.
İçindekiler
Sözleşme türleri
Filo araçları farklı mülkiyet modelleriyle edinilebilir ve her modelin kendi takip gereksinimi vardır.
Satın alınan araçlarda tüm bakım, sigorta ve yenileme sorumluluğu işletmededir. Kontrol en yüksek, sermaye bağlanması en fazladır.
Uzun dönem kiralamada araç kullanım hakkı satın alınır. Bakım ve sigorta genellikle pakete dahildir.
Kısa dönem kiralama, geçici ihtiyaçlar ve sezonluk yoğunluklar için kullanılır.
Çoğu filoda bu modeller bir arada bulunur; her aracın hangi model kapsamında olduğu sistemde net olmalıdır.
Sözleşme kaydı
Her sözleşme, ilgili araca bağlı bir kayıt olarak tutulmalıdır. Klasörde duran sözleşmeler takip edilemez.
Kayıtta başlangıç ve bitiş tarihi, aylık bedel ve kilometre limiti bulunmalıdır.
Pakete dahil olan hizmetler de listelenmelidir. Bakım, sigorta ve lastik dahil mi sorusunun cevabı hızla bulunabilmelidir.
Aşım bedelleri de kaydedilmelidir; kilometre aşımı çoğu zaman beklenmedik bir maliyet olarak ortaya çıkar.
Sözleşme belgesinin kendisi de sisteme yüklenmelidir; koşullar sorulduğunda kaynağa hızlı erişim gerekir.
İkame araç kurgusu
İkame araç, servisteki aracın yerine geçici olarak kullanılan araçtır ve operasyonun sürekliliğini sağlar.
Kiralama sözleşmelerinde ikame hakkı genellikle pakete dahildir. Hangi koşullarda ve kaç gün içinde sağlandığı sözleşmede yazar.
Kendi mülkiyetindeki araçlarda ise yedek araç bulundurmak veya kısa dönem kiralama yapmak gerekir.
İkame araç da sisteme kaydedilmelidir. Zimmet, kilometre ve masraf takibi bu araç için de yürümelidir.
Kayıtsız kullanılan ikame araçlarda ceza ve hasar sorumluluğu belirsiz kalır.
Kilometre limiti takibi
Kiralama sözleşmelerinde kilometre limiti, en sık aşılan ve en pahalıya mal olan koşuldur.
Aşım bedeli kilometre başına hesaplandığı için, fark edilmeden büyür ve dönem sonunda büyük bir fatura olarak gelir.
Bu nedenle limit kullanımı dönem içinde izlenmelidir. Beklenen kullanım ile gerçekleşen karşılaştırılmalıdır.
Aşım eğilimi erken görüldüğünde önlem alınabilir. Araç değişimi veya limit revizesi görüşülebilir.
Bu takip, düzenli kilometre kaydına dayanır; kayıt disiplini olmadan uyarı üretilemez.
Süre ve yenileme
Sözleşme bitiş tarihleri, muayene ve sigorta tarihleriyle aynı takvimde izlenmelidir.
Yenileme kararı için yeterli süre gerekir. Son ana bırakılan yenilemeler, pazarlık şansını ortadan kaldırır.
Yenileme öncesi kullanım verisi gözden geçirilmelidir. Gerçekleşen kilometre, yeni sözleşmenin limitini belirlemelidir.
Araç ihtiyacının değişip değişmediği de değerlendirilmelidir; küçülen bir operasyonda araç sayısı azaltılabilir.
Takvim kurgusunu muayene ve sigorta takvimi yazısında ele aldık.
Hasar ve iade koşulları
Kiralık araçların iadesinde uygulanan hasar değerlendirmesi, beklenmedik maliyetlerin sık kaynağıdır.
Kabul edilebilir yıpranma sınırları sözleşmede tanımlıdır ve baştan bilinmelidir.
Dönem içinde oluşan hasarların kaydedilmesi, iade öncesi hazırlık yapılmasını sağlar.
Küçük hasarların dönem içinde onarılması, iade sırasındaki kesintilerden genellikle daha ucuza gelir.
İade öncesi kontrol ve fotoğraf kaydı da uyuşmazlıkları önleyen pratik bir adımdır.
Satın alma mı kiralama mı?
Bu karar, tek bir doğru cevabı olmayan ve işletmeye göre değişen bir tercihtir.
Kiralama, sermayeyi bağlamaz ve maliyeti öngörülebilir kılar. Bakım ve yenileme yükü de devredilir.
Satın alma ise uzun vadede daha düşük toplam maliyet üretebilir; ancak yönetim yükü işletmede kalır.
Kullanım yoğunluğu belirleyicidir. Yoğun kullanılan araçlarda kilometre limitleri kiralamayı pahalı hale getirebilir.
Karar için toplam maliyet hesabı yapılmalıdır; yaşam döngüsü yazısına bakın.
Operasyonel süreklilik planı
İkame araç, sürekliliğin yalnızca bir parçasıdır. Asıl mesele, duruş durumunda ne yapılacağının önceden belirlenmiş olmasıdır.
Kritik rotalar için yedek plan gerekir. Hangi aracın hangi işi devralacağı önceden bilinmelidir.
Planlı bakımların yoğun dönemler dışına alınması, ikame ihtiyacını baştan azaltır.
Aynı bölgedeki araçların bakımının aynı güne denk gelmemesi de basit ama etkili bir önlemdir.
Sevkiyat planlamasıyla birlikte kurgulanması gerekir; sevkiyat planlama yazısına bakabilirsiniz.
Dikkat edilecek noktalar
Sözleşme koşullarının yalnızca imza aşamasında okunması, en sık yapılan hatadır. Koşullar dönem boyunca izlenmelidir.
Kiralık araçlarda cezaların kiralayan firma üzerinden gelmesi süreci uzatır ve indirim süresini kaçırtabilir.
İkame araçların kayıt dışı kalması da yaygın bir boşluktur; bu araçlar da sisteme girmelidir.
Sözleşme yenilemelerinde otomatik uzama maddeleri dikkatle değerlendirilmelidir.
Kayıtlar filo modülünde tutulur; sözleşme hükümleri için hukuk danışmanınıza başvurun.
Sık sorulanlar
İkame araç da sisteme kaydedilmeli mi?
Kaydedilmelidir; zimmet, kilometre ve ceza takibi bu araçlar için de gereklidir.
Kilometre aşımı önceden görülebilir mi?
Düzenli kilometre kaydı varsa dönem içi kullanım oranı izlenebilir ve eğilim erken görülür.
Sözleşme belgeleri sistemde saklanabilir mi?
Araç kartına belge eklenebilir; arşiv yapısını kurulum aşamasında birlikte planlıyoruz.
Kiralama maliyeti masraf merkezine dağıtılabilir mi?
Dağıtılabilir; masraf merkezi bazlı takip yazısına bakın.
Filo sözleşmeleri, imzalandıktan sonra unutulan ama dönem boyunca maliyet üreten belgeler. Koşulların sistemde izlenmesi, sürprizleri büyük ölçüde önlüyor.
Kilometre limitini dönem içinde takip edin; aşım, fark edilmeden büyüyen ve dönem sonunda toplu gelen bir maliyet.
İkame araçları da sisteme kaydedin; kayıt dışı kullanılan araçlarda sorumluluk belirsiz kalıyor.
Bakım takvimini yoğun dönem dışına alarak ikame ihtiyacını baştan azaltın; en ucuz süreklilik planı bu.
İade koşullarını da dönem başında okuyun. Kabul edilebilir yıpranma sınırlarını bilmek, dönem içinde küçük onarımları planlamayı ve iade kesintilerinden kaçınmayı sağlıyor.
Sözleşme bitiş tarihlerini muayene ve sigorta takvimiyle aynı ekranda tutun; yenileme kararı için yeterli süre ancak böyle kalıyor.
EQLEM ekibiyle görüşerek filo sözleşme takibinizi kurgulayabilirsiniz.