Müşteri telefonda seri numarasını okuyor, ofisteki ekip Excel’de satır satır arıyor ve yanıt gecikiyor. Garanti sorgusu dakikalar içinde netleşmezse hem güven hem maliyet bozulur.
Garanti durumu, yedek parça stoku ve servis maliyeti aynı zincirin halkalarıdır. Bu yazıda seri numarasına bağlı takibi ve parça yönetimini adım adım anlattık.
EQLEM bir çözüm platformudur; mevcut ERP sisteminizdeki stok kartlarıyla birlikte çalışarak saha servisinde garanti görünürlüğü sağlar.
İçindekiler
Neden seri numarası şart?
Garanti ürün modeline değil, tekil cihaza bağlıdır; aynı modelin satış tarihleri farklı olabilir. Seri numarası olmadan süre hesabı spekülasyondur.
Seri kaydı, hangi parçanın hangi cihaza takıldığını da bağlar. Bu bağ olmadan tekrarlayan arıza analizi yapılamaz.
Müşteri kartında cihaz listesi tutulursa çağrı açılışında seçim hızlanır. Seri arama her seferinde sıfırdan yapılmaz.
Barkod veya QR okutma sahada hata oranını düşürür. Elle yazılan numaralar en sık veri hatasıdır.
Varlık etiketleme yaklaşımını varlık etiketleme yazısında ele aldık.
Garanti kaydı nasıl tutulur?
Başlangıç tarihi satış faturası veya kurulum tarihi olabilir; seçim sektörünüze göre netleştirilir. İki tarih karışırsa süre tartışması çıkar.
Süre ay cinsinden ve bitiş tarihi olarak tutulmalı; yalnızca “iki yıl” notu yetmez. Takvim hesabı sistemde yapılmalıdır.
Kapsam maddeleri de kayıtlı olmalı; işçilik dahil mi parça dahil mi ayrı görünür. Belirsiz kapsam sahada pazarlık üretir.
Üretici garantisi ile satıcı garantisi ayrılmalıdır; iade ve maliyet yolları farklıdır. Karışık kayıt yanlış faturalama doğurur.
Uzatılmış garanti satıldığında yeni bitiş tarihi eski kaydı ezmeden versiyonlanır.
Sahada hızlı sorgu
Teknisyen sahadayken ofise telefon etmek yerine mobil ekrandan sorgu yapabilmelidir. Bekleyen müşteri dakikaları pahalıdır.
Sonuç ekranı açıkça “garantide / dışı / kısmi” göstermeli ve hangi kalemlerin dahil olduğunu listelemelidir. Gri alan bırakılmamalıdır.
Garanti dışı işlemde onaylı teklif akışı açılmalıdır. Sözlü fiyat sonra uyuşmazlık üretir.
Sorgu geçmişi loglanırsa yanlış bilgi iddiaları çözülür. Kim ne zaman ne gördü bilinir.
Servis talebi açılışını servis talebi yazısında kurduk; garanti durumu talebe bağlanmalıdır.
Yedek parça stoku
Servis deposu ile satış deposu ayrılmalıdır; aynı raftan rastgele çekim stok karışıklığı yaratır. Ayrım raporları temizler.
Araç içi stok da kayıtlı olmalı; teknisyenin bagajı görünmez depo olamaz. Görünmez stok, görünmez maliyettir.
Kritik parçalar için minimum seviye tanımlanır ve altında uyarı üretilir. Boş raf SLA ihlaline dönüşür.
Parça kartları mevcut ERP sisteminden senkronlanabilir; çift kod oluşmasın. ERP senkron planı burada işe yarar.
Kullanılan her parça iş emrine bağlanmalı; serbest düşüm denetimde kaybolur.
Servis maliyeti ayrımı
Garanti içi parça maliyeti şirket yükü, garanti dışı parça ise müşteriye yansıtılır. Bu ayrım kayıtta zorunludur.
İşçilik saatleri de aynı mantıkla ayrılır; aksi halde kârlılık raporu şişer veya batar. Karışık saatler yönetimi yanıltır.
Üreticiye rücu edilecek kalemler ayrı kuyrukta izlenmelidir. Takipsiz rücu, sessiz zarar demektir.
Faturalama mevcut ERP sisteminde yapılsa bile maliyet etiketi platformda görünür kalmalıdır. Operasyon muhasebeyi beklememelidir.
Hizmet faturası akışını hizmet faturası yazısında özetledik.
Tedarik ve kritik stok
Sık bozulan parçalar için tedarik süresi SLA hesabına girer; parça yoksa çözüm süresi duraklatılır. Duraklatma kuralı yazılı olmalıdır.
Alternatif parça listesi tutulursa ilk tercih stokta yokken ikinci seçenek önerilir. Tek kaynak bağımlılığı risklidir.
Acil siparişler ayrı takip edilmeli; normal satınalma kuyruğunda kaybolmamalıdır. Acil etiketi olmadan hız gelmez.
Tedarikçi performansını tedarikçi değerlendirme yazısında ele aldık.
Kritik stok seviyesi mevsimsel ayarlanabilir; yaz-kış arıza profili farklıdır.
Garantili parça iadesi
Değiştirilen arızalı parça iade sürecine alınmalı ve seri numarasıyla izlenmelidir. Rafta unutulan arızalı parça kayıptır.
Üretici kabul/ret sonucu kayda işlenmeli; ret gerekçesi sonraki satın almayı etkiler. Sessiz ret, aynı hatayı tekrarlatır.
İade süresi dolmadan uyarı üretilmelidir. Süresi geçen parça rücu edilemez.
Lojistik etiketi ve irsaliye numarası da bağlanmalıdır. Belgesiz iade takip edilemez.
Arıza durumlarını arıza ve servis işlemi yazısında izledik.
Sözleşme ve uzatılmış garanti
Bakım sözleşmesi olan cihazlarda parça dahil kuralları ayrıdır; garanti bitmiş olsa bile sözleşme kapsamı devam edebilir. İki kavram karıştırılmamalıdır.
Uzatılmış garanti satışı cihaz kaydına bağlanmalı ve bitiş tarihi güncellenmelidir. Bağımsız Excel satırı unutulur.
Sözleşme yenilemesinde garanti dışı maliyet geçmişi paylaşılırsa müşteri değeri görür. Veri, yenilemeyi kolaylaştırır.
Bakım sözleşmesi yönetimi yazısı bu ayrımı tamamlar.
SLA hedefleri parça beklerken duraklatılacaksa kural net olmalıdır.
Raporlama
En çok tüketilen parçalar, garanti içi maliyet ve rücu başarı oranı aylık raporlanmalıdır. Bu üç metrik stok ve tedarik kararını besler.
Cihaz bazlı tekrarlayan arıza listesi ürün kalitesi tartışmasına zemin hazırlar. Aynı seri ailesinde yoğunluk görünür.
Garanti bitiş yaklaşan cihazlar satışa fırsat listesi olarak düşebilir. Uzatılmış garanti için doğal adaylardır.
Raporlar yönetim KPI setine bağlanabilir; günlük KPI yazısına bakın.
Mali özet mevcut ERP sistemine aktarılabilir; operasyonel detay platformda kalır.
Dikkat edilecek noktalar
Seri numarası olmadan garanti kararı vermeyin; tahmin pahalıya mal olur. Barkod okutmayı standart yapın.
Araç stokunu kayıt dışı bırakmayın; görünmeyen parça kaybolmuş parçadır. Sayım rutini şarttır.
Garanti içi maliyeti müşteriye yansıtmaktan kaçının; tersi de geçerlidir, garanti dışı işi ücretsiz bırakmayın.
EQLEM’i mevcut ERP yerine koymayın; kart ve stok sahipliğini senkron planında netleştirin.
İade sürelerini takip etmeyen süreç rücu gelirini sessizce eritir.
Sık sorulanlar
Seri numarası yoksa ne yapılır?
Fatura ve kurulum belgesiyle eşleme denenir; bulunamazsa garanti dışı süreç ve onaylı teklif açılır. Varsayımla garantide saymayın.
Parça stoğu nerede tutulmalı?
Servis deposu ve araç stoku platformda izlenir; ana kartlar mevcut ERP sisteminde kalabilir. Çift kod oluşmasın.
EQLEM ERP midir?
Hayır; EQLEM çözüm platformudur ve mevcut ERP sisteminizin yanında çalışır.
Uzatılmış garanti nasıl izlenir?
Cihaz kaydına yeni bitiş tarihi ve kapsam eklenir; ayrı Excel satırı tutulmaz.
Garanti sorgusu seri numarasına bağlandığında saha hızlanır ve yanlış faturalama azalır. Tahmine dayalı kararlar en pahalı hatalardır.
Yedek parçayı iş emrine bağlayın ve araç stokunu görünür kılın. Görünmeyen stok, görünmeyen maliyettir.
Garanti içi ve dışı maliyeti ayırın; rücu kuyruğunu unutmayın. Takipsiz iade sessiz zarardır.
Sözleşme ile üretici garantisini karıştırmayın; iki kapsam farklı faturalama üretir.
Kritik stok uyarılarını anlamlı tutun; boş raf doğrudan SLA ihlaline dönüşür.
EQLEM ekibiyle görüşerek garanti ve yedek parça kurgunuzu netleştirebilirsiniz.