Teklif, satış sürecinin ilk resmi belgesidir. Müşteri onu okuyarak karar verir; bu yüzden içeriği kadar sunumu da önemlidir.
Buna rağmen birçok işletmede teklifler tek tek Word dosyasında hazırlanır. Sonuç: her satışçının farklı bir şablonu, takip edilemeyen revizyonlar ve unutulan teklifler olur.
Bu yazıda teklif yapısını, geçerlilik süresini, revizyon yönetimini ve siparişe dönüşümü anlattık.
İçindekiler
Teklifte ne bulunmalı?
İyi bir teklif, müşterinin karar vermek için ihtiyaç duyduğu her bilgiyi içerir ve fazlasını içermez.
Kalemler ve miktarlar. Ürün veya hizmet açıklamaları anlaşılır olmalıdır. Sadece stok kodu yazmak müşteriyi zorlar.
Birim fiyat ve toplam. İskonto varsa ayrı gösterilmelidir. Gizlenen iskonto, sonraki pazarlıkta güven sorunu üretir.
Vergiler. KDV hariç mi dahil mi olduğu net yazılmalıdır. Bu belirsizlik en sık yaşanan teklif tartışmasıdır.
Teslim ve ödeme koşulları. Termin süresi, teslim yeri ve vade bilgisi teklifin parçasıdır.
Geçerlilik tarihi. Aşağıda ayrıca ele aldık; teklifin en çok atlanan alanıdır.
Geçerlilik süresi neden şart?
Geçerlilik süresi olmayan bir teklif, süresiz bir taahhüttür. Altı ay sonra gelen müşteri eski fiyatı talep edebilir.
Maliyetlerin değişken olduğu dönemlerde bu ciddi bir risktir. İthal ürünlerde kur hareketi tek başına marjı silebilir.
Süre, ürünün tedarik yapısına göre belirlenmelidir. Stoktan satılan standart ürünlerde daha uzun, projeye özel üretimde daha kısa tutulur.
Süre dolmadan hatırlatma göndermek de dönüşümü artırır; bildirimler bu takibi otomatikleştirir.
Fiyatı nasıl belirlemeli?
Teklif fiyatının her seferinde elle hesaplanması hem yavaş hem risklidir. Satışçıya göre değişen fiyat, müşteriler arasında karşılaştırma yapıldığında sorun üretir.
Doğru yaklaşım, fiyatın müşteri ve miktar bazlı tanımlardan gelmesidir. Satışçı fiyat yazmaz; sistem getirir ve gerekirse yetki dahilinde değiştirir.
Bu yapıyı iskonto matrisi ve fiyat listesi ve müşteri bazlı fiyatlandırma yazılarında anlattık.
İskonto yetkisinin sınırlanması da gerekir. Belirli bir oranın üzerindeki indirim onaya düşmelidir; yetkilendirme bu kontrolü sağlar.
Revizyon takibi
Tekliflerin çoğu ilk halinde kabul edilmez. Müşteri kalem çıkarır, miktar değiştirir, indirim ister.
Her revizyonun ayrı bir sürüm olarak kaydedilmesi gerekir. "Hangi teklifi konuşuyoruz" sorusu ancak böyle cevaplanır.
Revizyon geçmişi aynı zamanda bir pazarlık kaydıdır. Hangi noktada ne kadar taviz verildiği, sonraki müzakerelerde referans olur.
Müşteriyle yapılan tüm görüşmelerin aynı kartta toplanması bu tabloyu tamamlar; müşteri 360 görünümü yazısına bakabilirsiniz.
Teklif takibi ve dönüşüm oranı
Gönderilen ve unutulan teklif, kaybedilmiş satıştır. Takip disiplini dönüşüm oranını doğrudan etkiler.
Bekleyen teklifler listesi düzenli gözden geçirilmelidir. Yaşlanan teklifler için ya takip yapılır ya da kapatılır.
Kaybedilen teklifler de kaydedilmelidir. Neden kaybedildiği — fiyat, termin, kapsam — zamanla değerli bir veri seti oluşturur.
Teklifler fırsat yönetimiyle birlikte izlendiğinde satış tahmini gerçekçi hale gelir; fırsat pipeline yönetimi yazısında ele aldık.
Siparişe dönüştürmek
Teklif kabul edildiğinde sipariş, teklifin devamı olarak oluşturulmalıdır. Satırlar taşınır; yeniden veri girişi yapılmaz.
Bu bağlantı, sonradan "teklifte ne konuşmuştuk" sorusuna cevap verir. Fiyat farkı çıktığında karşılaştırma tek tıkla yapılır.
Siparişten sonrası belge zinciriyle devam eder; akışı satış belge zinciri yazısında anlattık.
Teklif ve siparişler satış modülünde tutulur; saha ekipleri mobilden teklif oluşturabilir.
Teklifin sunumu
Teklifin içeriği kadar nasıl göründüğü de karar üzerinde etkilidir. Müşteri üç teklif arasından seçim yaparken, okunması kolay olanı daha ciddiye alır.
Standart bir şablon kullanmak bu yüzden önemlidir. Her satışçının kendi dosyasını hazırladığı bir yapıda kurumsal görünüm dağılır ve bilgi eksikleri oluşur.
Şablonda logo, iletişim bilgileri ve geçerlilik tarihi sabit yer almalıdır. Ürün açıklamaları ise anlaşılır olmalı; müşteri stok kodundan ne aldığını anlamaz.
Teslim süresi ve ödeme koşulları görünür bir yerde olmalıdır. Bu iki bilgi eksik olduğunda müşteri geri döner ve süreç bir tur uzar.
Belge tasarımı yaklaşımını belge tasarımı yazısında ele aldık; aynı disiplin teklif çıktıları için de geçerlidir.
Kaybedilen teklifleri analiz etmek
Kazanılan teklifler kutlanır, kaybedilenler unutulur. Oysa öğrenilecek bilgi çoğunlukla kaybedilenlerdedir.
Her kapatılan teklif için bir kayıp nedeni girilmelidir: fiyat, termin, kapsam, rakip tercihi veya müşterinin vazgeçmesi. Bu alan zorunlu tutulmadığında hiç doldurulmaz.
Dönem sonunda dağılıma bakıldığında tablo netleşir. Kayıpların çoğu fiyat kaynaklıysa fiyat listesi gözden geçirilmelidir; termin kaynaklıysa sorun satışta değil operasyondadır.
Dönüşüm oranı da izlenmelidir: gönderilen tekliflerin yüzde kaçı siparişe döndü? Bu oran temsilci ve müşteri segmenti bazında farklılık gösterir ve gerçekçi hedef koymayı sağlar.
Analiz için gerekli veri fırsat kayıtlarından çıkar; fırsat pipeline yönetimi yazısında bu yapıyı anlattık.
Sık sorulanlar
Teklif stok rezerve eder mi?
Genellikle hayır. Rezerv siparişle başlar; aksi halde teklifler stoğu bloke eder.
Teklif tasarımı özelleştirilebilir mi?
Evet, kurumsal kimliğe uygun şablonlar kullanılabilir. Belge tasarımı mantığını belge tasarımı yazısında anlattık.
Dövizli teklif verilebilir mi?
Evet; kur riskini yönetmek için geçerlilik süresini kısa tutmak önerilir.
Bayilere de teklif verilir mi?
Bayi kanalında genellikle liste fiyatı çalışır; B2B hesap grupları yazısına bakın.
Teklif, müşterinin sizi değerlendirdiği ilk belge. Standart bir yapı, tanımlı fiyat ve düzenli takip; bu üçü dönüşüm oranını gözle görülür şekilde yükseltiyor.
Kısa bir kontrol listesi bırakalım. Tekliflerinizde geçerlilik tarihi var mı? Fiyatlar tanımlardan mı geliyor yoksa elle mi yazılıyor? Bekleyen teklifler düzenli olarak gözden geçiriliyor mu?
Bu üç maddeden biri eksikse, dönüşüm oranınızda kolay kazanılabilecek bir alan var demektir. En hızlı iyileşme genellikle takip disiplininden gelir; gönderilip unutulan teklifler çoğu işletmede sanılandan fazladır.
Teklif şablonunu yılda bir gözden geçirmek de faydalıdır. Değişen banka bilgileri, güncellenmeyen iletişim adresleri ve eski logo, küçük ama fark edilen ayrıntılardır.
EQLEM ekibiyle görüşerek teklif süreçlerinizi ve fiyat tanımlarınızı kurgulayabilirsiniz.