Fatura satırına yanlış depo yazılınca stok başka raftan eriyor ve sayım gecesi kimse nedenini bulamıyor. Satır hataları küçük görünür ama rapor ve stokta büyür.
Birim, iskonto, KDV ve miktar hataları da aynı aileden gelir; çoğu önlenebilir doğrulama eksikliğidir. Bu yazıda sık hataları ve önlemleri listeledik.
EQLEM bir çözüm platformudur; standart evrak girişi ve kurallarla satır kalitesini yükseltirken mevcut ERP sisteminizdeki mali düzeni bozmaz.
İçindekiler
Yanlış depo seçimi
Başlıkta doğru depo seçilip satırda farklı depo bırakılırsa hareket karışır. Satır deposu görünür ve varsayılanla hizalı olmalıdır.
Yetkisiz depolar listede görünmemelidir; yanlış seçim fırsatı kapanır. Şube ve depo kapsamı burada işe yarar.
Transfer belgelerinde kaynak ve hedef net ayrılmalıdır. Aynı alanın iki kez kullanılması klasik hatadır.
Sayım farklarının çoğu depo karışıklığından doğar; kök neden satırdır. Raporu depo kırılımında okuyun.
Depo gruplarını depo grupları yazısında ele aldık.
Birim ve miktar hataları
Kutu ile adet karışıklığı stoku katlar veya böler; birim çarpanı görünmeden kayıt yapılmamalıdır. Kör çarpan en pahalı hatadır.
Ondalık miktarlarda yuvarlama kuralı net olmalıdır; aksi halde toplamlar kayar. Belge türüne göre hassasiyet tanımlanır.
Negatif miktar yalnızca belirli belgelerde açılmalıdır. Serbest negatif stok deliği üretir.
Birim tanımlarını birim marka model yazısında kurduk.
Miktar sıfır satır kayda engellenmelidir; boş satır gürültü üretir. Boş satır toplamları da yanıltır ve denetimde zaman kaybettirir.
Fiyat ve iskonto kaymaları
Elle fiyat yazmak listeyi baypas eder; yetki yoksa satır fiyatı kilitli kalmalıdır. Liste dışı satış kârlılığı bozar.
İskonto satırda mı belgede mi uygulanacak karışırsa toplam şaşar. Tek model seçilip eğitimde pekiştirilir.
Çift iskonto veya matris unutmak müşteri anlaşmasını ihlal eder. İskonto matrisi yazısına bakın.
Fiyat listesi yönetimini fiyat listesi yazısında anlattık.
Dövizli satırlarda kur tarihi net olmalıdır; yanlış gün kuru tutarı bozar. Kur kaynağı da kayıtta görünür tutulmalıdır.
KDV ve vergi hataları
Stok kartındaki oran satıra gelmezse kullanıcı eski oranı bırakır. Varsayılan oran karttan akmalıdır.
İstisna ve tevkifat alanları yanlış belgede açılırsa e-belge reddi gelir. Belge türü kısıtı şarttır.
KDV dahil/hariç karışıklığı toplamı şişirir veya küçültür. Ekranda net etiket kullanılmalıdır.
E-belge kontrol listesini e-belge kontrol listesi yazısında verdik.
Vergi değişince açık taslaklar yeniden hesaplanmalıdır; eski oranla kalmamalıdır.
Yanlış stok kartı
Benzer kodlar yan yana seçilince yanlış ürün gider; arama sonuçlarında açıklama ve barkod görünmelidir. Kod tek başına yetmez.
Pasif kartlar satıra eklenememeli; eski ürünler listede dolaşmamalıdır. Pasif filtre zorunludur.
Varyantlı ürünlerde renk beden seçilmeden satır kapanmamalıdır. Renk beden varyant yazısına bakın.
Barkod okutma elle yazımdan daha güvenlidir; sahada standart yapın.
Çoklu barkod varsa eşleme tablosu güncel tutulmalıdır. Eski barkod yeni karta bağlanmazsa yanlış ürün seçilir.
Kopyala-yapıştır tuzakları
Önceki belgeden kopyalanan satırlar eski fiyat ve depoyu taşır. Kopya sonrası doğrulama zorunlu olmalıdır.
Excel’den yapıştırılan satırlar birim ve vergiyi boş bırakabilir. Şablon ve doğrulama kalkanı gerekir.
Mükerrer satır ekleme sık görülür; aynı kod uyarısı faydalıdır. Uyarı engellemezse en azından işaretler.
Dosya entegrasyonunda da aynı tuzak vardır; dosya entegrasyonu yazısına bakın.
Kopya işlemi kullanıcıya hangi alanların taşındığını göstermelidir.
Onaysız düzeltme
Onaylı belgede satır değiştirmek stok ve muhasebe izini bozar. Düzeltme iptal-yeni veya yetkili iade ile yapılmalıdır.
Geriye dönük tarihli satır değişimi raporları çarpıtır. Tarih kilidi ve yetki şarttır.
Hassas işlem yetkilerini hassas işlem yetkileri yazısında ele aldık.
Değişiklik logu tutulmazsa kök neden bulunamaz. Kim neyi değiştirdi görünür olmalıdır.
Mevcut ERP’ye aktarılmış belgede platformda sessiz düzeltme yapmayın; iki taraf ayrışır.
Önleme kuralları
Kayıt öncesi doğrulama satır satır çalışmalı; eksik alan kırmızı işaretlenmelidir. Sessiz kayıt hatayı saklar.
Standart evrak iskeleti hata yakalamayı kolaylaştırır. Standart evrak girişi yazısına bakın.
Rol bazlı fiyat ve iskonto tavanı konulmalıdır. Sınırsız alan sınırsız hata demektir.
Stok yetersizse uyarı veya engel seçilmeli; politika sektöre göre değişir. Sessiz eksiye düşmek risklidir.
Sık hata üreten kullanıcıya hedef eğitim verin; genel eğitim yetmez. Aynı hatayı tekrarlayan kişiye özel örneklerle anlatım daha hızlı sonuç verir.
Kontrol listesi
Gün sonunda rastgele belge örneklemesi yapılmalı; depo, birim ve KDV kontrol edilir. Tam denetim pahalı, örnekleme yeterlidir.
Liste filtreleriyle şüpheli satırlar hızlı bulunur. Liste filtreleri yazısına bakın.
Sıfır fiyat, aşırı iskonto ve eksi miktar için hazır filtreler kaydedilmelidir. Her gün aynı arama yapılmaz.
Bulunan hatalar kök nedenle kapatılır; yalnızca düzeltmek aynı hatayı yarın üretir.
Aylık hata sayımı eğilimi gösterir; artış eğitim veya kural gevşemesidir. Düşüş trendi ise doğrulamanın işe yaradığını kanıtlar.
Dikkat edilecek noktalar
Doğrulamayı kapatarak hız kazanmayın; hız geçici, düzeltme kalıcı maliyettir. Kural gevşetmesi pahalıya biner.
Onaylı belgede sessiz satır değiştirmeyin; iz kırılır. İptal ve yeni belge daha güvenlidir.
EQLEM’i ERP yerine koymayın; mali nihai kayıt mevcut sistemde kalabilir. Satır disiplini her iki tarafta da gerekir.
Kopyala-yapıştırı denetimsiz bırakmayın; eski fiyat ve depo taşır.
Birim çarpanını gizlemeyin; kullanıcı ne yazdığını görmelidir.
Sık sorulanlar
En sık hangi satır hatası görülür?
Yanlış depo ve birim karışıklığı başı çeker; ardından fiyat ve KDV gelir. Önce bu dörtlüyü kilitleyin.
Uyarı mı engel mi tercih edilmeli?
Kritik alanlarda engel, düşük riskte uyarı uygundur. Her şeyi engellemek işi kilitler, her şeyi uyarmak yok sayılır.
EQLEM mevcut ERP midir?
Hayır; EQLEM çözüm platformudur ve mevcut ERP sisteminizin yanında çalışır.
Hata bulunduktan sonra ne yapılır?
Belge düzeltilir, kök neden not edilir ve kural veya eğitim güncellenir. Yalnızca satır silmek yetmez.
Satır hataları küçük görünür ama stok ve maliyeti bozar. Depo, birim, fiyat ve KDV dörtlüsünü önce kilitleyin.
Doğrulama kurallarını kapatarak hız almayın; kopyala-yapıştırı denetleyin. Onaylı belgede sessiz düzeltme yapmayın.
Standart giriş ve liste filtreleri hataları erken yakalar. Örnekleme rutini kaliteyi canlı tutar.
Yetki tavanlarıyla iskonto ve fiyat sapmalarını sınırlayın. Sınırsız alan sınırsız hata demektir.
Kök nedeni kapatmadan aynı hatayı her gün düzeltmek kaynak israfıdır.
EQLEM ekibiyle görüşerek satır doğrulama kurallarınızı netleştirebilirsiniz.