E-ticarette sipariş sayısı yüksek, tutarlar düşüktür. Bu yapı, faturalandırmayı özel bir problem haline getirir: yüzlerce belgeyi elle kesmek mümkün değildir.
Buna rağmen birçok işletmede fatura kesme işi gün sonunda elle yapılır. Sonuç: geciken belgeler, atlanan siparişler ve ay sonunda toparlanamayan bir yığın.
Bu yazıda siparişten faturaya uzanan akışı, belge türü seçimini ve iade süreçlerinin nasıl yönetileceğini anlattık.
İçindekiler
Uçtan uca akış
Sağlıklı bir e-ticaret akışı beş adımdan oluşur ve her adım bir öncekinden veri alır.
Birinci adım siparişin sisteme düşmesidir. Entegrasyon kurulduğunda bu otomatik gerçekleşir ve stok rezerve edilir.
İkinci adım hazırlıktır: toplama, kontrol ve paketleme. Barkod okutma bu aşamada yanlış ürün riskini ortadan kaldırır.
Üçüncü adım kargo barkodunun basılması ve gönderinin kaydedilmesidir; kargo entegrasyonu bu adımı otomatikleştirir.
Dördüncü adım fatura kesimi, beşinci adım ise takip numarasının kanala bildirilmesidir. Bu iki adım aynı anda tetiklenebilir.
Belge türü nasıl belirlenir?
E-ticarette alıcıların büyük kısmı nihai tüketicidir; bu durumda e-arşiv fatura düzenlenir.
Ancak kurumsal alıcılar da sipariş verir. Alıcı e-fatura mükellefiyse belge türü değişmelidir; bu kontrol otomatik yapılmalıdır.
Kontrolün elle yapılması yüksek hacimde imkânsızdır. Vergi numarası girilen siparişlerde mükellefiyet sorgusunun sistem tarafından yapılması gerekir.
İki belge türü arasındaki farkı ve seçim kuralını e-fatura ve e-arşiv fatura farkı yazısında ayrıntılandırdık.
Yurt dışı satışlarda ise ihracat senaryosu devreye girer; e-ihracat faturası yazısına bakabilirsiniz.
Fatura ne zaman kesilmeli?
Zamanlama hem yasal hem operasyonel bir konudur. Çok erken kesmek iptal durumunda düzeltme üretir; çok geç kesmek yükümlülük riski taşır.
Yaygın uygulama, ürün kargoya verildiğinde fatura kesmektir. Bu noktada sipariş kesinleşmiştir ve iptal olasılığı düşmüştür.
Bazı işletmeler sipariş onaylandığında keser; bu, iptal durumunda ek işlem gerektirir ama süreç daha basittir.
Hangi yöntemi seçerseniz seçin, kural sabit olmalı ve tüm siparişlere aynı şekilde uygulanmalıdır. Kararsız bir yapı, dönem sonunda karışıklık üretir.
Yasal süre sınırları için mali müşavirinize danışın; bu yazı operasyonel çerçeve sunar.
Kargo ve belge ilişkisi
Faturanın gönderiyle birlikte gitmesi beklenir. Elektronik belgede bu, faturanın alıcıya elektronik olarak iletilmesiyle sağlanır.
Bazı müşteriler basılı fatura ister. e-Arşiv faturanın çıktısı bu talebi karşılar; aslın elektronik nüsha olduğu unutulmamalıdır.
Kargo takip numarasının fatura veya sipariş kaydına bağlanması da faydalıdır. Müşteri aradığında hem belge hem gönderi tek ekrandan görülür.
Teslimat gerçekleşmeyen gönderilerin de izlenmesi gerekir. Geri dönen kargo, hem stok hem belge tarafında işlem gerektirir; iade yönetimi yazısına bakın.
Kargo maliyetinin faturaya nasıl yansıtılacağı da netleştirilmelidir; ayrı satır mı, fiyata dahil mi?
İade ve iptal belgeleri
E-ticarette iade oranı diğer kanallardan yüksektir. Bu nedenle iade belgesi akışı, ana akış kadar iyi tasarlanmalıdır.
Fatura kesilmeden iptal edilen siparişlerde belge işlemi gerekmez; yalnızca stok rezervi serbest bırakılır.
Fatura kesildikten sonra gelen iadelerde ise düzeltme belgesi gerekir. Yöntem, belge türüne ve süreye göre değişir; iptal ve itiraz süreci yazısında seçenekleri karşılaştırdık.
Kısmi iadeler ayrıca dikkat gerektirir. Üç kalemlik bir siparişin bir kalemi iade edildiğinde, belge de kısmi olarak düzeltilmelidir.
İade sürecinin uçtan uca akışını e-ticarette iade süreci yazısında ele aldık.
Hacim ve kredi planlaması
E-ticaret, belge hacminin en yüksek olduğu iş modelidir. Her sipariş bir belge, her iade bir belge daha üretir.
Bu, e-belge kredisinin hızlı tükenmesi anlamına gelir. Kampanya dönemlerinde tüketim normalin katlarına çıkar.
Kredinin kampanya ortasında bitmesi, satışın durması demektir. Bu risk, eşik uyarısıyla yönetilmelidir.
Hacim tahmini yaparken iade belgelerini de hesaba katın; yalnızca satış faturalarını saymak eksik bir plan üretir.
Planlama yöntemini e-belge kredisi planlama yazısında anlattık.
Dönem kapanışı
Ay sonunda üç kontrol yapılmalıdır. Birincisi faturalanmamış sipariş listesidir; bu liste boş olmalıdır.
İkincisi iade edilmiş ama belgesi düzeltilmemiş siparişlerdir. Bu kayıtlar, gelirin olduğundan yüksek görünmesine yol açar.
Üçüncüsü kanal mutabakatıdır: pazaryerinin bildirdiği satış tutarı ile sizin kayıtlarınız uyuşuyor mu?
Bu üçüncü kontrol komisyon hesabı açısından da önemlidir; fark varsa kârlılık analizi de hatalı çıkar.
Belge akışı e-Belge modülünde, sipariş akışı e-ticaret modülünde yürür ve ikisi aynı hesapta bağlıdır.
Akışta sık takılan noktalar
Sipariş ile fatura arasındaki akış, teoride basit görünse de uygulamada birkaç noktada takılır.
Birincisi eksik müşteri bilgisidir. Vergi bilgisi olmayan bir kurumsal sipariş, fatura aşamasında bekler.
İkincisi adres tutarsızlığıdır. Teslimat ve fatura adresinin farklı olduğu durumlar baştan tanımlanmalıdır.
Üçüncüsü kısmi sevkiyattır. Siparişin bir bölümü gönderildiğinde faturanın nasıl kesileceği belirlenmelidir.
Dördüncüsü iptal ve iadelerdir; fatura kesildikten sonra gelen iptal, farklı bir belge akışı gerektirir.
Bu dört durum için kural tanımlanmadığında, akış her seferinde elle çözülür.
Dikkat edilecek noktalar
Fatura kesme zamanı, hem yasal hem operasyonel açıdan doğru belirlenmelidir.
Erken kesilen fatura, iptal durumunda ek belge işi üretir. Geç kesilen fatura ise sevkiyatı geciktirebilir.
Belge numaralarının kanal bazında ayrıştırılması, sonradan yapılacak mutabakatı kolaylaştırır.
Pazaryeri satışlarında komisyon faturaları da ayrıca izlenmelidir; bunlar gider tarafında yer alır.
Kargo maliyetinin siparişle ilişkilendirilmesi, gerçek kârlılığın görülmesini sağlar.
Bu ilişkilendirme yapılmadığında, kanal kârlılığı olduğundan yüksek görünür.
Sık sorulanlar
Faturalar otomatik kesilebilir mi?
Evet, sipariş durumuna bağlı otomatik tetikleme kurulabilir. Hacim arttıkça bu neredeyse zorunlu hale gelir.
Pazaryeri kendi faturasını kesiyor mu?
Model kanaldan kanala değişir. Kendi durumunuzu sözleşmenizden ve mali müşavirinizden teyit edin.
Toplu fatura kesilebilir mi?
Nihai tüketiciye yapılan satışlarda her sipariş ayrı belgelenir. Kurumsal alıcılarda dönemsel toplu fatura mümkün olabilir.
Mevcut muhasebe programıma nasıl aktarılır?
Aktarım sistem senkronu ile planlanır; yüksek hacimde toplu aktarım tercih edilir.
E-ticaret faturalandırması, hacim nedeniyle otomasyonu zorunlu kılan bir alan. Elle yürüyen bir akış, sipariş sayısı arttıkça mutlaka tıkanıyor.
İlk adım belge türü kararının otomatikleşmesi olsun. Bu kontrol elle yapıldığı sürece hata ve gecikme kaçınılmaz.
Ardından faturalanmamış sipariş listesini günlük takibe alın. Liste her gün sıfırlanıyorsa akış sağlıklı çalışıyor demektir.
EQLEM ekibiyle görüşerek e-ticaret belge akışınızı kurgulayabilirsiniz.