İrsaliye, malın fiziksel olarak bir yerden başka bir yere gittiğini gösteren belgedir. e-İrsaliye ise bu belgenin elektronik hali; sevkiyat başlamadan önce düzenlenir ve sistem üzerinden alıcıya iletilir.
Fatura ile karıştırılmaması gerekir. Fatura ticari bedeli, irsaliye ise malın hareketini belgelemektedir. Aynı sevkiyat için ikisi birlikte de kullanılabilir, ayrı zamanlarda da düzenlenebilir.
Bu yazıda e-irsaliyenin kapsamını, düzenleme anını ve depo operasyonuyla nasıl bağlandığını anlattık.
İçindekiler
e-İrsaliye nedir?
e-İrsaliye, sevk irsaliyesinin elektronik ortamda düzenlenen, imzalanan ve iletilen halidir. Kâğıt irsaliyeyle aynı hukuki işleve sahiptir; farkı üretim ve iletim biçimidir.
Belge üzerinde malın cinsi, miktarı, gönderen ve alıcı bilgileri, sevk adresi, taşıyıcı bilgisi ve fiili sevk tarihi yer alır. Araç plakası ve şoför bilgisi gibi taşıma alanları da belgeye eklenir.
Belgenin en kritik özelliği zamanlamasıdır: mal yola çıkmadan önce düzenlenmiş olmalıdır. Sonradan düzenlenen bir irsaliye amacını kaybeder.
Kimler kullanmak zorunda?
e-İrsaliye zorunluluğu belirli ciro hadleri ve faaliyet kollarına göre belirleniyor. Akaryakıt, tütün, sebze-meyve ticareti gibi bazı alanlarda kapsam daha erken devreye girdi.
Hadler ve kapsam listesi dönem dönem güncelleniyor. Kendi durumunuzu mali müşavirinizle veya GİB duyurularıyla teyit etmeniz gerekir; bu yazı genel çerçeve sunar.
Zorunlu olmayan işletmelerin de isteğe bağlı geçtiğini görüyoruz. Özellikle çok depolu ve yoğun sevkiyat yapan yapılarda kâğıt irsaliye takibi ciddi bir yük oluşturuyor.
Ne zaman düzenlenir?
Kural nettir: mal sevk edilmeden önce. Araç kapıdan çıktıktan sonra düzenlenen belge, denetim açısından sorun yaratır.
Bu kural operasyonu doğrudan etkiler. Toplama listesi hazırlandıktan sonra, araç yüklenirken belgenin oluşturulması gerekir. Sevkiyat hazırlığının nasıl planlanacağını sevkiyat hazırlığı ve araç yükleme yazısında anlattık.
Depolar arası kendi sevkiyatınızda da irsaliye gerekir. Malı kendi deponuza gönderiyor olmanız belge yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Bu hareketin kaydını depolar arası transfer fişi yazısında ele aldık.
Sevkiyat akışında e-irsaliye
Tipik bir gün şöyle ilerler. Sipariş onaylanır, depoda toplama listesi çıkar, ürünler hazırlanır ve araç yüklenir. Tam bu noktada e-irsaliye düzenlenir; belge alıcıya iletilir ve araç yola çıkar.
Alıcı malı teslim alırken belgeyi sistem üzerinden görür. Eksik veya hasarlı teslimatta yanıt belgesi ile durum bildirilir. Bu mekanizma, "kaç koli geldi" tartışmasını kayda dayandırır.
İrsaliye satırları stok kartına bağlı olduğunda depo çıkışı da aynı anda oluşur. Böylece belge ile depo gerçeği ayrışmaz. Dağıtım ekipleri için teslim kanıtı toplama tarafını teslimat kanıtı yazısında anlattık.
İrsaliye ve fatura ilişkisi
İrsaliye ile fatura aynı belge değildir ama birbirine bağlıdır. Yaygın uygulamada mal irsaliye ile çıkar, fatura belirli süre içinde düzenlenir.
Burada operasyonel risk şudur: irsaliye kesilir, fatura unutulur. Ay sonunda faturalanmamış sevkiyatlar ortaya çıkar ve tahsilat gecikir. Bu yüzden "faturalanmamış irsaliye" listesi düzenli bakılması gereken bir ekrandır.
Belge zincirini uçtan uca kurmak bu riski azaltır. Siparişten irsaliyeye, irsaliyeden faturaya aktarımı satış belge zinciri yazısında anlattık.
Gelen taraf için de aynı mantık geçerlidir. Tedarikçiden gelen irsaliye ile faturanın karşılaştırılmasını satınalma faturası eşleşme kontrolü yazısında ele aldık.
Dikkat edilecek noktalar
Fiili sevk tarihi ve saati. Bu alan gerçek durumu yansıtmalıdır. Toplu ve geriye dönük belge üretimi risklidir.
Taşıyıcı bilgileri. Plaka ve sürücü bilgisi eksikse belge sorgulanabilir. Kendi filonuzla sevkiyat yapıyorsanız araç kartlarının güncel olması işi kolaylaştırır; filo modülü bu kayıtları tutar.
Kısmi sevkiyat. Siparişin bir kısmı gönderiliyorsa irsaliye yalnızca gönderilen miktarı içerir. Kalan miktarın açık sipariş olarak takibi gerekir; açık sipariş takibi yazısı bu konuyu ele alıyor.
İnternet kesintisi. Sistem erişilemediğinde uygulanacak yol önceden belirlenmelidir. Bu senaryo geçiş hazırlığının parçasıdır; geçiş kontrol listesi yazısına bakabilirsiniz.
Depo operasyonuna etkisi
e-İrsaliyeye geçen işletmelerde en çok değişen şey depo ritmidir. Kâğıt irsaliyede belge önce yazılır, sonra düzeltilir; elektronik belgede ise düzenleme anı kesindir. Bu, depo ile ofis arasındaki iletişimi baştan disipline eder.
Pratikte iki alışkanlık işi kolaylaştırıyor. Birincisi, toplama listesini sipariş üzerinden çıkarmak; ikincisi, araç yüklemesini kayıt altına almak. Böylece belge oluşturulurken miktarlar zaten doğrulanmış olur.
Barkodlu çalışma bu doğrulamayı hızlandırır. Yükleme sırasında okutulan her ürün belgeye doğru miktarla yansır; barkod ve çoklu barkod yönetimi yazısında bu yapıyı anlattık.
Çok depolu yapılarda hangi depodan çıkış yapıldığı da belgeye yansımalıdır. Depo bazlı görünürlüğü çok depolu stok yönetimi yazısında ele aldık.
Hangi raporlara bakmalı?
e-İrsaliye düzenine geçtikten sonra düzenli bakılması gereken üç liste var. Birincisi bekleyen irsaliyeler; henüz yanıtlanmamış belgeler burada görünür. İkincisi faturalanmamış irsaliyeler; gelir kaybının en sık kaynağı budur.
Üçüncüsü ise reddedilen veya iade edilen sevkiyatlar. Bu kayıtlar hem stok girişi hem müşteri ilişkisi açısından takip gerektirir.
Bu listeler ayrı ayrı Excel'de tutulduğunda güncel kalmıyor. Raporlama tarafının doğrudan operasyon kaydından beslenmesi, ikinci bir veri seti tutma ihtiyacını ortadan kaldırır.
Sık sorulanlar
e-İrsaliye kesen fatura kesmez mi?
Keser. İki belge farklı işlevlere sahiptir; irsaliye malın hareketini, fatura ticari bedeli belgeler.
Alıcı e-irsaliye mükellefi değilse ne olur?
Bu durumda uygulanacak yöntem kapsam kurallarına bağlıdır. Mali müşavirinizden kendi durumunuz için teyit alın.
Araç yolda iken irsaliye iptal edilebilir mi?
İptal ve yanıt mekanizmaları belirli kurallara tabidir. Genel iptal mantığını iptal ve itiraz yazısında anlattık.
Depo çıkışı otomatik oluşur mu?
Satırlar stok kartına bağlıysa evet. Bu bağlantı stok modülü ile kurulur.
e-İrsaliye, sevkiyat disiplinini belgeye bağlayan bir araç. Doğru kullanıldığında yalnızca bir yükümlülük değil, depo ile ofis arasındaki bilgi boşluğunu kapatan bir kayıt haline geliyor.
EQLEM ile kısa bir görüşme planlayarak sevkiyat ve e-belge akışınızı tek hesapta nasıl birleştireceğinizi konuşabilirsiniz.