İhracat faturası, yurt içi faturanın döviz cinsinden yazılmış hali değildir. Farklı bir senaryo, farklı zorunlu alanlar ve gümrük süreciyle doğrudan bir bağ taşır.
Belgede eksik veya hatalı bir alan, gümrükte bekleyen bir yük anlamına gelebilir. Bu nedenle ihracat faturası, dikkat gerektiren bir belge türüdür.
Bu yazıda e-ihracat faturasının ne olduğunu, hangi alanların kritik olduğunu ve sürecin operasyonla nasıl bağlandığını anlattık.
İçindekiler
e-İhracat faturası nedir?
e-İhracat faturası, yurt dışına yapılan mal satışlarında düzenlenen elektronik faturadır. e-Fatura sistemi içinde ayrı bir senaryo olarak yer alır ve gümrük işlemleriyle ilişkilendirilir.
Belge, alıcı yurt dışında olduğu için doğrudan alıcının e-fatura kutusuna düşmez. Süreç gümrük tarafıyla birlikte ilerler; bu, belgenin en ayırt edici özelliğidir.
Yolcu beraberi eşya satışları için de ayrı bir senaryo bulunur. Turistik bölgelerde satış yapan perakendecilerin bu ayrımı bilmesi gerekir.
Yurt içi faturadan farkları
Senaryo. İhracat senaryosu seçilir. Yanlış senaryoyla düzenlenen belge süreci baştan bozar; senaryo mantığını e-fatura senaryoları yazısında ele aldık.
KDV durumu. İhracat teslimleri istisna kapsamındadır. Bu, belge üzerinde doğru şekilde gösterilmelidir.
Alıcı bilgisi. Yurt dışı alıcının vergi numarası yerine ülke ve adres bilgileri belirleyici olur. Ülke kodunun doğru girilmesi kritiktir.
Teslim şekli. Uluslararası ticaret terimleri belgede yer alır. Maliyet ve sorumluluk paylaşımını bu terim belirler.
Ürün tanımı. GTİP kodu ve ürün açıklaması gümrük tarafında kullanılır. Yurt içi faturada bu kadar kritik olmayan alanlar burada belirleyici hale gelir.
Kritik alanlar
Hatanın en sık görüldüğü alanlar bellidir. Bunları kart seviyesinde tanımlamak, her faturada tekrar düşünmeyi önler.
GTİP kodu ürün kartında tutulmalıdır. Operatörün her belgede kod aramasını beklemek hata üretir. Ürün kartı yapısını stok takip programı seçimi yazısında ele aldık.
Menşe bilgisi, ağırlık ve ambalaj adedi gümrük tarafında talep edilir. Bu alanların ürün kartında hazır olması sevkiyat gününde zaman kazandırır.
Alıcı adresi ve teslim adresi farklı olabilir. Üçüncü ülkeye sevkiyat senaryolarında bu ayrım özellikle önemlidir.
Döviz ve kur yönetimi
İhracat faturası genellikle döviz cinsinden düzenlenir. Belgede hem döviz tutarı hem TL karşılığı yer alır; kur, ilgili tarihe göre belirlenir.
Buradaki en sık hata, kurun elle girilmesi ve yanlış tarihin kullanılmasıdır. Kur bilgisinin sistem tarafından getirilmesi bu riski ortadan kaldırır.
Tahsilat tarafında da kur farkı oluşur. Fatura tarihi ile tahsilat tarihi arasındaki fark kayda alınmalıdır. Vade yönetiminin bu boyutunu vadeli satış ve tahsilat riski yazısında anlattık.
Dövizli cari hesapların ayrı izlenmesi de gerekir; TL bakiyeye çevrilmiş rakam gerçek durumu göstermez. Finans modülü kasa ve banka tanımlarını para birimi bazında tutar.
Gümrük süreciyle ilişkisi
İhracat faturası, gümrük beyannamesinin dayanağıdır. Beyanname ile fatura arasındaki tutarsızlık işlemi durdurur.
Bu yüzden faturayı düzenleyen ekip ile gümrük müşavirliği arasındaki iletişim düzenli olmalıdır. Belgenin taslak halinin önceden paylaşılması, düzeltme ihtiyacını gümrükten önce yakalar.
Sevkiyat tarafında da eşgüdüm gerekir. Yükleme miktarı ile faturadaki miktar birebir aynı olmalıdır; sevkiyat hazırlığını sevkiyat hazırlığı ve araç yükleme yazısında ele aldık.
Operasyonda nasıl yürür?
İhracat siparişi, yurt içi siparişten farklı bir hazırlık süresi gerektirir. Sipariş alındığı andan sevkiyata kadar geçen sürede belge hazırlığı paralel ilerlemelidir.
Pratik akış şöyledir: sipariş girilir, ürünler ve GTİP kodları doğrulanır, teslim şekli netleşir, sevkiyat planlanır ve fatura düzenlenir. Belge zincirinin kurulu olması bu adımların tekrar veri girişi gerektirmemesini sağlar; satış belge zinciri yazısına bakabilirsiniz.
İhracat yapan işletmelerde belgeler genellikle birkaç kişi arasında dolaşır. Kimin düzenleyip kimin onaylayacağı net olmalıdır; yetkilendirme bu ayrımı kurar.
Tüm belge türleri e-Belge modülünde aynı listede toplanır; ihracat faturaları ayrı bir panelde aranmaz.
İlk ihracat öncesi hazırlık
İlk ihracat sevkiyatı, belge tarafında hazırlıksız yakalanan işletmeler için zorlu geçer. Oysa hazırlığın büyük kısmı sipariş alınmadan önce tamamlanabilir.
İlk adım ürün kartlarını ihracata hazır hale getirmektir. GTİP kodu, menşe bilgisi, net ve brüt ağırlık ile ambalaj bilgisi kartta tanımlı olmalıdır. Bu alanlar sevkiyat gününde aranmamalıdır.
İkinci adım cari kart yapısıdır. Yurt dışı müşteriler için ülke kodu, adres formatı ve teslim şekli varsayılanları tanımlanır; cari hesap kartı açma yazısına bakabilirsiniz.
Üçüncü adım döviz hesaplarının kurulmasıdır. Tahsilatın hangi hesaba geleceği ve kur kaydının nasıl tutulacağı önceden belirlenmelidir; kasa ve banka tanımları yazısına bakın.
Son olarak gümrük müşavirinizle bilgi akışı netleştirilmelidir. Hangi belgeyi ne zaman ileteceğiniz konuşulmadığında ilk sevkiyat gecikir.
İhracatta tahsilat takibi
İhracat tahsilatı, yurt içi satıştan farklı bir ritimde ilerler. Vadeler uzundur, ödeme yöntemleri çeşitlidir ve kur riski işin içindedir.
Bu nedenle dövizli alacakların kendi para biriminde izlenmesi gerekir. TL karşılığına çevrilmiş bir bakiye, kur hareketiyle sürekli değişir ve gerçek alacağı göstermez.
Vade takibi de ayrıca yapılmalıdır. Yurt dışı müşterilerde tahsilat gecikmesine müdahale seçenekleri sınırlıdır; erken uyarı bu yüzden daha kritiktir. Tahsilat riski yönetimi yazısına bakabilirsiniz.
Kur farkı kayıtları dönemsel olarak değerlendirilir. Fatura tarihi ile tahsilat tarihi arasındaki fark, kâr veya zarar üretir; bu işlemin nasıl kaydedileceğini mali müşavirinizle netleştirin.
Nakliye, sigorta ve gümrük masrafları da maliyete dahil edilmelidir. Bu kalemler ayrı takip edilmediğinde ihracatın gerçek kârlılığı hesaplanamaz; masraf merkezi takibi yazısına bakın.
Sık sorulanlar
Yurt dışı alıcıya normal e-fatura kesebilir miyim?
Hayır, ihracat senaryosu kullanılmalıdır. Belge türü ayrımını e-fatura ve e-arşiv farkı yazısında da ele aldık.
Hizmet ihracatı da aynı belgeyle mi yapılır?
Hizmet ihracatının kendi kuralları vardır. Mali müşavirinizden kendi durumunuz için teyit alın.
Fatura düzenlendikten sonra miktar değişirse?
Belge yeniden düzenlenir. Düzeltme seçeneklerini iptal ve itiraz yazısında karşılaştırdık.
Pazaryeri üzerinden yurt dışı satışta ne yapılır?
Kanal ve teslim yapısına göre değişir; e-ticaret sipariş ve fatura akışı yazısı çerçeveyi veriyor.
İhracat faturası, doğru tanımlarla desteklendiğinde ek bir yük olmaktan çıkıyor. Kritik alanlar kart seviyesinde hazırsa belge dakikalar içinde düzenleniyor.
EQLEM ekibiyle görüşerek ihracat belge akışınızı sevkiyat ve finansla birlikte kurgulayabilirsiniz.