e-Fatura ekranında karşınıza çıkan "senaryo" alanı, ilk bakışta teknik bir ayrıntı gibi görünür. Çoğu kullanıcı varsayılanı bırakır ve devam eder.
Oysa bu alan, faturanın karşı tarafta nasıl işleyeceğini belirler. Alıcı belgeyi reddedebilecek mi, edemeyecek mi? Cevap senaryodadır.
Bu yazıda senaryoların ne işe yaradığını, temel ile ticari arasındaki farkı ve hangi müşteri için hangisinin uygun olduğunu anlattık.
İçindekiler
Senaryo ne anlama gelir?
Senaryo, belgenin hangi kurallar bütününe göre işleyeceğini tanımlar. Aynı fatura verisi, farklı senaryolarda farklı bir süreçten geçer.
Fark özellikle alıcının yanıt hakkında ortaya çıkar. Bazı senaryolarda alıcı sistem üzerinden bir yanıt üretir; bazılarında üretmez.
Senaryo belge düzenlenirken seçilir ve sonradan değiştirilemez. Yanlış seçim, belgenin yeniden düzenlenmesini gerektirir.
Temel senaryo
Temel senaryoda belge alıcıya iletilir ve süreç orada tamamlanır. Alıcının sistem üzerinden ret gönderme imkânı yoktur.
Satıcı açısından avantajı öngörülebilirliktir. Belge kesildikten sonra beklenmedik bir ret gelmez; tahsilat planı sağlam kalır.
Alıcı açısından ise itiraz yolu sistem dışına kayar. Hatalı bir belge geldiğinde iade faturası veya resmî itiraz yolları kullanılır; seçenekleri iptal ve itiraz süreci yazısında karşılaştırdık.
Bu senaryo, çok sayıda düşük tutarlı belge kesen işletmelerde tercih edilir. Ret takibi yükünü ortadan kaldırır.
Ticari senaryo
Ticari senaryoda alıcı, belirli süre içinde belgeyi kabul veya reddedebilir. Yanıt sistem üzerinden gönderilir ve kayda geçer.
Bu, hatalı belgelerin hızlı düzeltilmesini sağlar. Yanlış fiyatla kesilmiş bir fatura, iade faturası zincirine girmeden çözülür.
Satıcı açısından bir belirsizlik süresi doğar. Ret ihtimali olduğu sürece belge kesin kabul edilmiş sayılmaz; bu, tahsilat planlamasını etkileyebilir.
Alıcı açısından ise sorumluluk artar: süre içinde kutuya bakılmazsa ret hakkı kullanılamadan geçer. Bu, günlük kutu taramasının somut gerekçelerinden biridir; rutini gelen kutusu yönetimi yazısında anlattık.
Diğer senaryolar
İhracat senaryosu. Yurt dışına yapılan mal satışlarında kullanılır ve gümrük süreciyle ilişkilendirilir. Ayrıntısını e-ihracat faturası yazısında ele aldık.
Yolcu beraberi eşya. Yurt dışında ikamet eden alıcılara yapılan ve vergi iadesine konu olabilen satışlarda kullanılır. Turistik bölgedeki perakendeciler için önemlidir.
Kamu senaryosu. Kamu kurumlarına kesilen faturalarda özel bir akış söz konusu olabilir. Kamu ihalesi kapsamında çalışıyorsanız bu ayrımı önceden netleştirin.
Senaryo listesi zamanla güncellenebilir. Kullanabileceğiniz senaryoları sağlayıcınızla ve mali müşavirinizle teyit edin.
Hangi müşteriye hangisi?
Seçim tek taraflı bir tercih değildir; genellikle taraflar arasında yerleşmiş bir uygulama vardır. Yine de pratik bir çerçeve şöyle kurulabilir.
Kurumsal ve yüksek tutarlı çalıştığınız müşterilerde ticari senaryo yaygındır. Karşı taraf kontrol mekanizmasını sistem üzerinden işletmek ister.
Çok sayıda küçük müşteriye kesilen belgelerde temel senaryo operasyonel yükü azaltır. Bayi ağı yönetiminde bu tercih sık görülür; bayi ağı yönetimi yazısına bakabilirsiniz.
Karar verirken şu soruyu sorun: bu müşteriyle fatura üzerinde tartışma yaşama ihtimalim ne kadar? Yüksekse ticari senaryo süreci hızlandırır.
Varsayılanı karta bağlamak
Senaryonun her faturada elle seçilmesi hata kaynağıdır. Doğru yaklaşım, varsayılan senaryoyu cari hesap kartında tanımlamaktır.
Böylece operatör müşteriyi seçtiğinde senaryo kendiliğinden gelir. İstisnai durumlarda değiştirilebilir ama varsayılan doğru olur.
Kart kalitesinin belge sürecine etkisini cari hesap kartı açma yazısında ayrıntılandırdık.
Belge ekranının her modülde aynı mantıkla çalışması da hata oranını düşürür; standart evrak girişi bu tutarlılığı sağlar. Belgeler e-Belge modülünde senaryo bazında filtrelenebilir.
Senaryonun ticari sonuçları
Senaryo seçimi teknik bir tercih gibi görünse de ticari ilişkiyi doğrudan etkiler. Karşı tarafa ne kadar kontrol tanıdığınızı belirler.
Ticari senaryo, alıcıya bir denetim imkânı verir. Bu, güven ilişkisi kurulan kurumsal müşterilerde beklenen bir yaklaşımdır; belgeyi kontrol edip kabul etmek istedikleri süreçlerine uyar.
Temel senaryo ise süreci kısaltır. Belge kesildiği anda kesinleşir; satıcı tarafında belirsizlik kalmaz. Çok sayıda küçük müşteriye satış yapan işletmelerde bu tercih operasyonel yükü ciddi biçimde azaltır.
Karar verirken müşterinin talebi de dikkate alınmalıdır. Bazı kurumsal alıcılar ticari senaryo dışında belge kabul etmez; bu, sözleşme aşamasında konuşulmalıdır.
Tahsilat planlaması da etkilenir. Ret ihtimali bulunan bir belge, kesinleşene kadar alacak olarak sayılmamalıdır; nakit akışı takibi yazısında bu ayrımı ele aldık.
Senaryo bazlı takip
Ticari senaryo kullanıyorsanız gönderilen belgelerin durumunu izlemek zorunludur. Kabul edildi mi, reddedildi mi, yanıt bekliyor mu?
Yanıt bekleyen belgeler için bir yaşlandırma listesi tutulmalıdır. Süre dolmak üzereyken hâlâ yanıtlanmamış belgeler, müşteriyle iletişim gerektirir.
Reddedilen belgeler ayrı bir kuyrukta toplanmalı ve hızlı işlenmelidir. Reddedilmiş ve unutulmuş bir fatura, doğrudan tahsil edilemeyen bir alacaktır.
Ret nedenlerinin dağılımı da izlenmelidir. Belirli bir müşteriden sürekli ret geliyorsa, sorun belgede değil o müşteriyle çalışma düzenindedir.
Bu takip e-Belge modülünde durum filtreleriyle yapılır; kritik gecikmeler bildirimlerle ilgili kişiye taşınabilir.
Sık sorulanlar
Senaryoyu sonradan değiştirebilir miyim?
Hayır. Belge yeniden düzenlenmelidir.
Temel senaryoda hatalı belge nasıl düzeltilir?
Genellikle iade faturası veya fark faturası kullanılır.
e-Arşiv faturada senaryo var mı?
e-Arşiv farklı bir yapıdadır; ayrımı e-fatura ve e-arşiv farkı yazısında anlattık.
Ret süresi ne kadar?
Süre mevzuatla belirlenir ve değişebilir; güncel bilgiyi mali müşavirinizden teyit edin.
Senaryo, faturanın hangi kurallarla yaşayacağını belirleyen tek bir alan. Doğru varsayılanı bir kez kurduğunuzda bu konu günlük gündeminizden çıkıyor.
Pratik bir kontrol listesiyle bitirelim. Cari kartlarınızda varsayılan senaryo tanımlı mı? Ticari senaryo kullandığınız müşterilerde yanıt takibi yapılıyor mu? Reddedilen belgeler ayrı bir listede izleniyor mu?
Bu üç sorunun cevabı evetse senaryo yönetiminiz oturmuş demektir. Hayırsa, en kolay başlangıç noktası varsayılan tanımlardır; tek seferlik bir çalışmayla operatörün her belgede karar vermesi ortadan kalkar.
Senaryo tercihini müşterilerinizle konuşmak da faydalıdır. Karşı tarafın beklentisini bilmek, sonradan yaşanacak ret ve düzeltme turlarını baştan önler.
EQLEM ekibiyle görüşerek müşteri bazlı senaryo kurgunuzu planlayabilirsiniz.