Kâğıt faturada hata yapıldığında belge yırtılır ve yenisi yazılırdı. Elektronik belgede böyle bir şans yok. Fatura gönderildiği anda kayda geçer ve karşı taraf onu görür.
Bu, hata düzeltilemez anlamına gelmiyor. Ancak düzeltmenin yolu belgenin türüne, seçilen senaryoya ve geçen süreye bağlı olarak değişiyor. Yanlış yolu seçmek işi uzatıyor.
Bu yazıda iptal, ret, itiraz ve iade faturası seçeneklerini yan yana koyduk; hangisinin hangi durumda işlediğini anlattık.
İçindekiler
Dört farklı yol var
Uygulamada dört mekanizma kullanılıyor ve bunlar birbirinin yerine geçmiyor.
İptal. Belgenin hiç düzenlenmemiş sayılmasıdır. Kapsamı dar; her belge ve her zaman için mümkün değildir.
Ret. Alıcının belgeyi sistem üzerinden geri çevirmesidir. Yalnızca ticari senaryoda ve süre içinde işler.
İtiraz. Sistem dışı yollarla yapılan resmî bildirimdir. Noter, taahhütlü mektup gibi kanallar kullanılır.
İade faturası. Belgeyi geri almak yerine ters yönde yeni bir belge düzenlemektir. Ticari hayatta en sık kullanılan yol budur.
Senaryo hangi yolu açar?
Faturayı keserken seçtiğiniz senaryo, sonradan hangi düzeltme yolunun açık olacağını belirler. Bu yüzden senaryo seçimi bir formalite değil, operasyonel bir karardır.
Temel senaryoda alıcının sistem üzerinden ret hakkı bulunmaz. Bir sorun olduğunda taraflar itiraz veya iade faturası yoluna gider.
Ticari senaryoda ise alıcı belirli süre içinde belgeyi reddedebilir. Bu, satıcı açısından belirsizlik süresi anlamına gelir; ancak hatalı belgelerin hızlı düzeltilmesini sağlar.
Hangi müşteriye hangi senaryonun uygun olduğunu e-fatura senaryoları yazısında karşılaştırdık.
Ret: alıcının sistem içi hakkı
Alıcı tarafındaysanız ret, en temiz düzeltme yoludur. Belge sisteme girmeden geri döner; muhasebe kaydı oluşmaz.
Ancak ret hakkı süreye bağlıdır ve süre kutuyu açmadığınızda sessizce geçer. Bu, gelen kutusunu günlük taramanın en somut nedenlerinden biri; rutini gelen e-fatura kutusu yönetimi yazısında anlattık.
Ret gerekçesini yazmak, tedarikçinin doğru düzeltmeyi yapmasını sağlar. "Reddedildi" demek yerine "birim fiyat anlaşmayla uyuşmuyor" yazmak ikinci bir turu önler.
Satıcı tarafındaysanız reddedilen belgeleri ayrı bir listede izlemelisiniz. Reddedilen fatura, tahsil edilemeyen fatura demektir.
İade faturası ne zaman kullanılır?
Ret süresi geçtiyse veya temel senaryo kullanıldıysa geriye kalan pratik yol iade faturasıdır. Alıcı, satıcıya ters yönde bir fatura düzenler; işlem karşılıklı olarak kapanır.
Mal iadesi varsa bu yöntem zaten doğaldır. Ürün fiziksel olarak geri geldiği için stok girişi de gerekir; e-ticaret tarafındaki akışı iade süreci yönetimi yazısında ele aldık.
Sadece fiyat hatası varsa iade faturası yerine fark faturası da kullanılabilir. Hangi yöntemin sizin durumunuza uygun olduğunu mali müşavirinizle netleştirmeniz yerinde olur.
Dikkat edilecek nokta: iade ve fark belgeleri cari bakiyeyi etkiler. Kayıt eksik kalırsa dönem sonunda mutabakat tutmaz.
e-Arşiv faturada durum
e-Arşiv faturada sistem içi ret mekanizması yoktur; belge alıcının kutusuna düşmez. Bu nedenle düzeltme yolları farklı işler.
Raporlanmadan önceki dönemde iptal daha kolaydır. Raporlama yapıldıktan sonra ise genellikle iade faturası veya itiraz yolu kullanılır.
İki belge türü arasındaki farkları e-fatura ile e-arşiv fatura farkı yazısında ayrıntılandırdık.
Düzeltme ihtiyacını azaltmak
En iyi iptal, hiç gerekmeyen iptaldir. Düzeltme taleplerinin çoğu üç kaynaktan doğar: eksik cari bilgisi, yanlış fiyat ve hatalı miktar.
Cari bilgisi kart kalitesiyle ilgilidir. Vergi dairesi, unvan ve adres alanları eksiksizse belge reddedilmez; cari hesap kartı açma yazısına bakabilirsiniz.
Fiyat hataları genellikle elle giriş kaynaklıdır. Müşteri bazlı fiyat ve iskonto tanımlı olduğunda operatör fiyatı yazmaz, sistem getirir; iskonto matrisi ve fiyat listesi yazısı bu kurguyu anlatıyor.
Miktar hataları ise belge zincirinin kopuk olmasından kaynaklanır. Fatura irsaliyeden, irsaliye siparişten türetildiğinde miktar yeniden yazılmaz. Bu zinciri satış belge zinciri yazısında anlattık.
Son olarak, iptal yetkisinin dar tutulması gerekir. Belge kesebilen herkesin iptal edebilmesi denetim açısından risk üretir; hassas işlem yetkileri yazısında bu ayrımı ele aldık.
Düzeltmeleri kayda geçirmek
Her düzeltme, bir sürecin başarısız olduğu noktayı işaret eder. Bu bilgi kaydedilmediğinde aynı hata tekrar eder ve düzeltme sayısı zamanla artar.
Kayıt için ihtiyaç duyulan tek şey bir neden alanıdır. Serbest metin yerine seçilebilir kategoriler kullanmak, sonradan raporlanabilir veri üretir.
Pratik kategoriler şunlardır: fiyat hatası, miktar hatası, yanlış cari, eksik bilgi, müşteri talebi ve iade. Aylık bir dağılım grafiği, hangi tarafta iyileştirme gerektiğini hemen gösterir.
Fiyat hataları baskınsa fiyat tanımlarına bakılmalıdır; iskonto matrisi ve fiyat listesi yazısında bu kurguyu anlattık.
Miktar hataları baskınsa belge zinciri kopuk demektir; irsaliyeden faturaya aktarım kurulduğunda bu grup neredeyse tamamen kaybolur. Belge zinciri yazısına bakabilirsiniz.
Düzeltme oranı aynı zamanda bir maliyet göstergesidir. Her yeniden düzenlenen belge ek kredi tüketir ve tahsilatı geciktirir; kredi planlama yazısında bu etkiye değindik.
Sık sorulanlar
Gönderdiğim faturayı ben iptal edebilir miyim?
Belge türü, senaryo ve süreye bağlı. Çoğu durumda tek taraflı iptal mümkün olmaz; iade faturası kullanılır.
Alıcı reddederse KDV'yi geri alır mıyım?
Reddedilen belge muhasebeleştirilmemiş sayılır. Dönem içi ve dönem sonrası farkları için mali müşavirinize danışın.
Yanlış senaryo seçtim, düzeltebilir miyim?
Senaryo belge üzerinde sonradan değişmez. Belgeyi yeniden düzenlemek gerekir.
İptal edilen belge kredi iade eder mi?
Tüketim modeli sağlayıcıya göre değişir. Hacim planlamasını e-belge kredisi planlama yazısında anlattık.
Özetle: iptal dar bir kapı, ret süreli bir hak, iade faturası ise günlük hayatın çözümü. Doğru yolu bilmek, düzeltmeyi günler yerine saatlere indirir.
EQLEM ile görüşerek belge düzeltme akışınızı ve yetki kurgunuzu birlikte planlayabilirsiniz.