Giden fatura tarafına herkes dikkat eder; çünkü tahsilat oradan başlar. Gelen fatura kutusu ise çoğu işletmede ay sonuna kadar bekletilir. Oysa asıl risk orada birikir.
Gelen bir fatura yalnızca bir gider kaydı değildir. İndirilecek KDV'yi, tedarikçi bakiyesini, stok girişini ve bazen de bir siparişin kapanmasını taşır. Kutu kapanmadığında bunların hepsi eksik kalır.
Bu yazıda gelen kutusunu günlük kapatan pratik bir rutin, kabul-ret kararının nasıl verileceği ve eşleştirmenin nasıl kurulacağı üzerine yazdık.
İçindekiler
Kutu neden birikir?
Birikmenin nedeni tembellik değil, sahiplik belirsizliğidir. Gelen fatura muhasebeyi de ilgilendirir, satınalmayı da, depoyu da. Herkesi ilgilendiren iş çoğu zaman kimsenin işi olmaz.
İkinci neden erişim sorunudur. Belgeler entegratör panelinde durur ve o panele yalnızca bir kişinin şifresi vardır. O kişi izinli olduğunda kutu bir hafta açılmaz.
Üçüncü neden ise kararsızlıktır. Fatura tutarı beklenenden yüksek geldiğinde ekip "sorayım da öyle işleyeyim" der ve belge bekler. Soru sorulur ama takip edilmez.
Biriken kutunun görünmeyen maliyeti
KDV kaybı riski. İndirim hakkının kullanılabilmesi kayıt zamanlamasına bağlıdır. Dönem atlandığında hak kaybı gündeme gelebilir; güncel uygulamayı mali müşavirinizle teyit edin.
Yanlış bakiye. Kaydedilmemiş fatura, tedarikçiye borcunuzu olduğundan düşük gösterir. Ödeme planınızı yanlış kurarsınız.
Mutabakat farkı. Tedarikçi kendi kaydına göre alacak bildirir, sizde karşılığı yoktur. Bu farkların düzeltilmesi cari hesap mutabakatı yazısında anlattığımız gibi zaman alır.
Ret süresinin kaçırılması. Ticari senaryodaki bir faturayı reddetme hakkınız süreye bağlıdır. Kutu geç açıldığında hatalı belge kabul edilmiş sayılır; sonrasında düzeltme daha zahmetlidir. Seçenekleri iptal ve itiraz süreci yazısında karşılaştırdık.
Günlük rutin: on beş dakikalık düzen
Kutuyu ayda bir kez dört saatte kapatmak yerine, her gün on beş dakikada kapatmak hem daha kolay hem daha güvenli. Önerdiğimiz sıra şöyle.
1. Yeni gelenleri tarayın
Tarih filtresiyle son yirmi dört saatte düşen belgeleri listeleyin. Tutar ve tedarikçi kolonuna bakmak çoğu zaman yeterli bir ilk elemedir.
2. Beklenenleri hızla kapatın
Siparişi olan ve tutarı uyan faturalar tereddütsüz işlenir. Bunlar genellikle listenin çoğunluğunu oluşturur.
3. Şüphelileri işaretleyin
Tutarı uymayan, siparişi olmayan veya tanımadığınız bir tedarikçiden gelen belgeleri ayrı bir duruma alın. Bunlar bekleyecek ama kayıp olmayacak.
4. Bekleyenleri kişiye bağlayın
"Satınalmaya soruldu" demek yetmez; hangi belgenin kimde beklediği görünmelidir. Bildirimler bu takibi kişiye taşır.
Kabul mü, ret mi?
Ret, ilişkiyi bozan bir hamle değil; sürecin normal bir parçasıdır. Ancak her fark ret gerektirmez. Pratik bir ayrım şöyle kurulabilir.
Belgede unvan, vergi numarası veya temel bilgi hatası varsa ret uygundur; belge zaten düzeltilmelidir. Miktar farkı varsa önce irsaliye ile karşılaştırın — eksik teslimat mı, hatalı fatura mı?
Fiyat farkı çoğu zaman ret değil, iletişim gerektirir. Anlaşılan fiyat ile faturadaki fiyat ayrışıyorsa tedarikçiyle konuşup fark faturası veya iade faturası yolunu tercih etmek daha az sürtünmeli ilerler.
Karar verilirken en çok işe yarayan şey referans belgedir. Sipariş ve irsaliye elinizin altındaysa karar saniyeler sürer.
Siparişle eşleştirme
Gelen fatura yönetiminin kalbi eşleştirmedir. Belge başlığı doğru cari hesaba, satırlar ise doğru sipariş satırlarına bağlanmalıdır.
Başlık seviyesinde eşleştirme hızlıdır: tutar tutuyorsa geç. Satır seviyesinde eşleştirme ise daha kesindir; hangi kalemde fark olduğunu gösterir. İki yöntemin farkını belge eşleştirme yazısında ayrıntılandırdık.
Eşleştirme kurulduğunda stok girişi de aynı anda oluşur. Mal kabul ile fatura arasındaki boşluk kapanır; üç yönlü kontrol yazısı bu düzeni açıklıyor.
Tedarikçi kendi ürün koduyla fatura kesiyorsa eşleştirme zorlaşır. Çoklu kod tanımı bu sorunu çözer; tedarikçi kartları ve çoklu kod yazısına bakabilirsiniz.
Bu işi kim yapmalı?
Kutunun tek bir sahibi olmalıdır. Bu kişi belgeyi işlemek zorunda değildir; kutunun her gün taranmasından ve bekleyenlerin kişiye bağlanmasından sorumludur.
Kabul ve ret yetkisi ise daha dar tutulmalıdır. Belgeyi görebilen herkesin reddedebilmesi risk üretir. Yetkilendirme modeli görme ile işlem yapmayı ayırır.
Çok şirketli yapılarda kutu şirket bazında ayrışmalıdır. Kullanıcı yalnızca kendi kapsamındaki belgeleri görmelidir; çoklu şirket kapsam modeli bunu sağlar.
Tüm bu akış e-Belge modülünde gelen, giden, bekleyen ve iptal edilen belgelerin aynı listede toplanmasıyla yürür.
Dönem sonu kapanışı
Günlük rutin oturmuş olsa bile ay sonunda ayrı bir kapanış kontrolü gerekir. Bu kontrol, dönem içinde gözden kaçan kayıtları yakalar.
İlk kontrol, dönem içinde gelen ama hâlâ işlenmemiş belgelerin listesidir. Bu liste boş olmalıdır; boş değilse her kaydın nedeni açıklanmalıdır.
İkinci kontrol, siparişe bağlanmamış faturalardır. Bunların bir kısmı hizmet alımı olabilir; ancak mal alımıysa süreç dışı bir işlem yapılmış demektir. Satınalma onay akışı yazısında bu açığı ele aldık.
Üçüncü kontrol, tedarikçi bakiyeleridir. Beklenmedik bakiye farkları, eksik veya mükerrer kayda işaret eder; cari hesap mutabakatı yazısına bakın.
Kapanış sonrası veriler mali müşavirinize aktarılır. Mevcut bir muhasebe sistemi kullanıyorsanız bu aktarım sistem senkronu ile planlanır; elle aktarım hem yavaş hem hata riskli olur.
Bu kapanış rutini ilk aylarda yarım gün alabilir. Günlük tarama alışkanlığı yerleştikçe süre bir saatin altına iner; asıl kazanç budur.
Sık sorulanlar
Gelen faturayı kaç gün içinde yanıtlamalıyım?
Ticari senaryoda ret süresi sınırlıdır. Güncel süreyi mali müşavirinizden teyit edin; pratik öneri kutuyu günlük taramaktır.
Reddettiğim fatura tekrar gelir mi?
Tedarikçi belgeyi düzeltip yeniden düzenlerse evet. Bu nedenle ret gerekçesini yazmak sonraki turu kısaltır.
Siparişi olmayan fatura ne yapılmalı?
Önce gerçekten alım yapılıp yapılmadığı doğrulanmalı. Onaysız alımların önüne geçmek için satınalma onay akışı kurmak etkili bir yöntemdir.
Mevcut muhasebe programıma nasıl aktarılır?
Sistem senkronu ile Mikro, Logo veya Piconn tarafına aktarım planlanır.
Gelen kutusu, sessizce büyüyen bir borç gibidir. Günlük on beş dakika, ay sonundaki dört saatten ve gözden kaçan farklardan çok daha ucuza gelir.
EQLEM ekibiyle görüşerek gelen belge akışınızı satınalma ve stokla aynı hesapta nasıl kapatacağınızı planlayabilirsiniz.