e-Belge tarafında maliyet, kullanıcı sayısına değil belge sayısına bağlıdır. Bu, modül lisanslarından farklı bir mantık: ne kadar belge keserseniz o kadar tüketim oluşur.
Model esnek olduğu için avantajlı ama planlama gerektiriyor. Kredinin ay ortasında bitmesi, fatura kesilemeyen bir öğleden sonra demek.
Bu yazıda hacmi doğru tahmin etmenin, sezonluk sıçramaları karşılamanın ve tüketimi izlemenin pratik yollarını yazdık.
İçindekiler
Tüketim bazlı model nasıl çalışır?
Kredi, belge üretimi karşılığında düşer. Kesilen her e-fatura, e-arşiv, e-irsaliye veya makbuz tüketim üretir. Model, kullanıcı sayısından bağımsızdır; on kişilik bir ekip az belge kesiyorsa maliyet düşük kalır.
Bu yaklaşımın avantajı, büyümeyle maliyetin birlikte artmasıdır. Sabit paket almış olsanız kullanmadığınız kapasiteye ödeme yaparsınız; tüketim modelinde ise ödediğiniz şey gerçek iş hacminizdir.
Aynı esneklik modül tarafında da vardır. Kullanmadığınız modül faturaya girmez; bu mantığı modüler lisans yazısında anlattık.
Aylık hacmi hesaplamak
İlk adım geçmiş verinize bakmaktır. Son on iki ayın belge sayısını çıkarın. Ortalamaya değil, en yüksek üç aya odaklanın.
İkinci adım belge türlerini ayrı ayrı saymaktır. Satış faturası, irsaliye, iade ve makbuzların hepsi tüketim üretir. Yalnızca satış faturasını saymak ciddi bir eksik tahmin doğurur.
Üçüncü adım kanal bazlı düşünmektir. Pazaryeri satışları genellikle çok sayıda düşük tutarlı belge üretir; bayi satışları ise az sayıda yüksek tutarlı belge. Aynı ciro, çok farklı belge sayıları anlamına gelebilir. Bu farkı çoklu kanal satış yönetimi yazısında ele aldık.
Dördüncü adım büyüme payı eklemektir. Önümüzdeki yıl için hedeflediğiniz büyüme oranını belge sayısına da yansıtın.
Sezonluk sıçramaları planlamak
Neredeyse her sektörde bir tepe dönem var. Perakendede kampanya haftaları, gıdada bayram öncesi, inşaat malzemesinde sezon açılışı.
Tepe dönemde belge sayısı normalin iki-üç katına çıkabilir. Kredi bu dönemde bittiğinde, yılın en yoğun gününde satış duruyor demektir.
Pratik yaklaşım, tepe dönem öncesinde kredi seviyesini kontrol etmeyi takvime almaktır. Talep planlamasının bu yönünü sezonluk talep planlaması yazısında anlattık.
Gereksiz tüketimi azaltmak
Tüketimin bir kısmı gereksizdir ve süreç düzeltmesiyle azalır. En sık gördüğümüz üç kaynak şunlar.
Hatalı belge ve yeniden düzenleme. Reddedilen her fatura ikinci kez kredi tüketir. Hataların çoğu eksik cari bilgisi veya yanlış fiyattan doğar; önleme yollarını iptal ve itiraz yazısında ele aldık.
Gereksiz parçalı faturalama. Aynı müşteriye aynı gün üç ayrı sevkiyat için üç fatura kesmek yerine tek fatura düzenlemek hem kredi hem muhasebe tarafında sadeleşme sağlar.
Test belgeleri. Canlı ortamda test amaçlı kesilen belgeler tüketim üretir. Test için ayrı ortam kullanmak doğru yaklaşımdır.
Tüketimi izlemek ve uyarı kurmak
Kredi seviyesini ay sonunda öğrenmek geç kalmaktır. İzlemenin iki katmanı olmalı: haftalık gözlem ve eşik uyarısı.
Haftalık gözlem, tüketim hızının beklenenden sapıp sapmadığını gösterir. Ayın ilk haftasında aylık kotanın yarısı tükendiyse bir şeyler değişmiş demektir.
Eşik uyarısı ise güvenlik ağıdır. Kalan kredi belirli seviyenin altına düştüğünde ilgili kişiye bildirim gitmelidir. Bildirimler bu sinyali doğru kişiye taşır; herkese değil, işi olana.
Çok şirketli yapılarda tüketimin şirket bazında izlenmesi gerekir. Toplam rakam, hangi şirketin nerede olduğunu göstermez; konsolide görünüm yazısında bu ayrımı anlattık.
Modül lisansıyla ilişkisi
Belge kredisi ile modül lisansı iki ayrı kalemdir. Modül lisansı e-Belge modülünü hesabınızda açar; kredi ise belge üretimini karşılar.
Bu ayrım bütçe planlamasını kolaylaştırır. Modül maliyeti öngörülebilir ve sabittir; kredi maliyeti ise iş hacminizle birlikte hareket eder.
Başlangıçta hangi modülleri açacağınıza karar verirken bu farkı göz önünde tutun. Öneriyi hangi modülle başlamalı yazısında ayrıntılandırdık.
e-Belge modülü tüketimi belge türü ve şirket bazında izlenebilir tutar; böylece maliyet dağılımı görünür kalır.
Sektöre göre hacim profilleri
Belge hacmi ciroyla değil, işlem sayısıyla orantılıdır. Aynı ciroya sahip iki işletme çok farklı sayıda belge üretebilir.
Perakende ve e-ticarette hacim yüksektir; her sipariş bir belge üretir ve tutarlar küçüktür. Kampanya dönemlerinde günlük belge sayısı normalin birkaç katına çıkar.
Toptan dağıtımda belge sayısı daha düşük ama düzenlidir. Ay sonu yoğunlaşması görülür; bayilere toplu faturalama yapılan işletmelerde ayın son üç günü tepe noktadır.
Üretimde sevkiyat takvimi belirleyicidir. İrsaliye ve fatura sayısı, üretim planına bağlı olarak dalgalanır.
Tarımsal alım yapan işletmelerde ise sezon etkisi çok belirgindir; hasat döneminde günde onlarca müstahsil makbuzu kesilir, sezon dışında neredeyse hiç. e-Müstahsil makbuzu yazısında bu akışı ele aldık.
Yıllık bütçeye yansıtmak
Belge kredisi, yıllık bütçede ayrı bir kalem olarak yer almalıdır. Modül lisansıyla birlikte tek satırda gösterildiğinde, hacim artışının maliyete etkisi görünmez kalır.
Bütçe hesabı için basit bir yöntem var: geçen yılın toplam belge sayısını al, büyüme hedefini ekle, birim maliyetle çarp. Üzerine tepe dönem için bir tampon koy.
Bu hesap aynı zamanda bir maliyet farkındalığı üretir. Gereksiz parçalı faturalama yapan bir ekip, maliyeti gördüğünde alışkanlığını değiştirir.
Çok şirketli yapılarda maliyet şirket bazında dağıtılmalıdır. Toplam rakam, hangi şirketin ne kadar tükettiğini göstermez; masraf merkezi bazlı takip yazısına bakabilirsiniz.
Bütçeleme sırasında lisans yapısını da gözden geçirmek faydalıdır; kullanılmayan modüller kapatıldığında toplam maliyet düşer. Modüler lisans bu esnekliği sağlar.
Sık sorulanlar
Gelen faturalar da kredi tüketir mi?
Modele göre değişir. Sözleşme aşamasında gelen belgelerin nasıl sayıldığını netleştirin.
Kullanılmayan kredi devreder mi?
Devir koşulları sağlayıcıya bağlıdır. Karşılaştırma kriterlerini entegratör seçimi yazısında listeledik.
Kredi biterse fatura kesemez miyim?
Evet, bu nedenle eşik uyarısı kritik. Yükleme süresi de planlamaya dahil edilmelidir.
İptal edilen belge kredi iade eder mi?
Genellikle etmez; üretilen belge tüketim sayılır. Bu, hatalı belgeyi önlemenin ayrı bir gerekçesidir.
Kredi planlaması, aslında iş hacminizi tanımaktan ibaret. Tepe ayınızı bilir ve eşik uyarısı kurarsanız bu konu gündeminizden çıkar.
EQLEM ekibiyle görüşerek belge hacminize uygun bir plan çıkarabilirsiniz.