e-Belgeye geçiş teknik bir kurulumdan çok bir hazırlık meselesidir. Geçiş günü yaşanan sıkıntıların büyük bölümü, haftalar önce çözülebilecek konulardan doğar.
Eksik cari bilgileri, tanımlanmamış KDV oranları, karar verilmemiş numaralandırma serileri. Bunlar ilk faturayı keserken değil, öncesinde ele alınmalıdır.
Bu yazıda sırayla ilerleyen bir kontrol listesi çıkardık. Listeyi baştan sona uygularsanız geçiş günü sıradan bir iş günü gibi geçer.
İçindekiler
1. Aşama: Yükümlülüğü netleştirin
İlk adım, hangi belge türlerinin sizi kapsadığını belirlemektir. e-Fatura zorunluysa e-arşiv de gündeme gelir; sevkiyat yapıyorsanız e-irsaliye eklenebilir.
Geçiş tarihini de netleştirin. Zorunluluk belirli bir tarihte başlıyorsa hazırlığı en az iki ay öncesinden planlayın.
Bu aşamada mali müşavirinizle konuşmak zorunludur. Hadler ve kapsam güncellenebilir; genel bilgiyle karar vermeyin.
2. Aşama: Mali mühür ve başvuru
Tüzel kişiler mali mühür, gerçek kişiler elektronik imza kullanır. Temin süreci birkaç hafta sürebilir; bu, geçiş takviminin en uzun kalemidir.
Mühür geldikten sonra sistem başvurusu yapılır. Başvuruda kullanılacak bilgilerin ticaret sicilindeki kayıtlarla birebir uyması gerekir.
Çok şirketli yapıda her tüzel kişi için ayrı mühür gerekir. Bu, sık atlanan bir noktadır; çok şirketli yapı yazısına bakabilirsiniz.
3. Aşama: Sağlayıcı ve entegrasyon
Portal üzerinden mi çalışacaksınız, entegratör mü kullanacaksınız? Günde birkaç belgeden fazlasını kesiyorsanız cevap entegratördür.
Sağlayıcı seçerken fiyatın yanında erişilebilirlik, destek ve entegrasyon derinliğine bakın. Karşılaştırma kriterlerini entegratör seçimi yazısında listeledik.
Belge hacminizi de bu aşamada hesaplayın; tepe ayınızı esas alın. Yöntemi kredi planlama yazısında anlattık.
Mevcut muhasebe programınız kalacaksa aktarım yönünü de burada belirleyin; sistem senkronu planı geçişten önce netleşmelidir.
4. Aşama: Veri temizliği
Geçişin en çok zaman alan ve en çok fayda getiren aşaması budur. Kâğıt faturada tolere edilen eksik bilgiler, elektronik belgede belgeyi durdurur.
Cari kartlar. Unvan, vergi dairesi, vergi numarası ve adres alanları eksiksiz olmalı. Mükellefiyet durumunun da kontrol edilmesi gerekir; cari hesap kartı yazısına bakın.
Ürün ve hizmet kartları. KDV oranı, birim ve açıklama alanları tanımlı olmalı. Birim çevrimlerini birim ve marka tanımları yazısında ele aldık.
Mükerrer kayıtlar. Aynı müşterinin üç kez açılmış kartı varsa hangisinin kullanılacağı belirsizleşir. Temizlik yöntemini mükerrer kayıt temizliği yazısında anlattık.
Numaralandırma serileri. Hangi belge türü için hangi serinin kullanılacağı ve mevcut numaraların nasıl devam edeceği kararlaştırılmalıdır.
5. Aşama: Test ve ilk belge
Canlıya geçmeden önce test ortamında belge üretin. Test faturasında görünümü, alan yerleşimini ve toplamları kontrol edin.
Belge tasarımını da bu aşamada onaylayın. Logo ve kurumsal kimlik ilk belgede hazır olmalıdır; belge tasarımı yazısına bakabilirsiniz.
İlk canlı belgeyi ay başında ve düşük yoğunluklu bir günde kesin. Ay sonunun son günü geçiş yapmak, en kötü senaryodur.
Kesilen ilk belgenin karşı tarafa ulaştığını teyit edin. Bu basit adım, yapılandırma hatalarını erken yakalar.
6. Aşama: Ekip ve süreç
Teknik hazırlık tamamlansa da süreç tanımlanmazsa geçiş yarım kalır. Üç sorunun cevabı net olmalıdır.
Kim belge kesecek? Kim gelen kutusunu tarayacak? Kim iptal ve ret yetkisine sahip olacak? Bu ayrımı yetkilendirme ile kurun.
Gelen belge rutinini ilk günden başlatın; sonradan alışkanlık kazandırmak zordur. Öneriyi gelen kutusu yönetimi yazısında anlattık.
Kredi eşiği uyarısını da kurun. Belge kesemediğiniz bir gün, geçişin tüm kazancını götürür; bildirimler bu sinyali taşır. Tüm akış e-Belge modülünde toplanır.
İlk ayda nelere bakılır?
Geçiş, ilk fatura kesildiğinde bitmiş sayılmaz. İlk ay, kurulumun gerçekten çalışıp çalışmadığının test edildiği dönemdir.
İlk bakılacak şey reddedilen belge oranıdır. Yüksekse genellikle cari kart bilgileri eksiktir; bu, veri temizliğinin tamamlanmadığını gösterir.
İkincisi gelen belge kutusudur. Kutunun her gün açılıp açılmadığı, rutinin oturup oturmadığını gösterir. İlk ayda oturmayan bir alışkanlık sonradan çok daha zor yerleşir.
Üçüncüsü kredi tüketim hızıdır. Tahmininizin ne kadar tuttuğunu ilk ay sonunda görürsünüz; gerekiyorsa plan revize edilir.
Son olarak ekibin sorularını toplayın. Tekrarlanan sorular, ya bir eğitim eksiğini ya da bir kurulum hatasını işaret eder. İkisi de ilk ayda ucuza çözülür.
Geçişte en sık yapılan hatalar
Son güne bırakmak. Zorunluluk tarihini bekleyip o hafta başvuru yapmak, mali mühür süresi nedeniyle çoğu zaman gecikmeyle sonuçlanır.
Veri temizliğini atlamak. "Sonra düzeltiriz" yaklaşımı, ilk günden reddedilen belge yığını üretir. Temizlik geçişin en uzun ama en değerli adımıdır.
Tek kişiye bağımlı kalmak. Sistemi yalnızca bir kişi biliyorsa, o kişi izne çıktığında operasyon durur. En az iki kişi süreci bilmelidir.
Belge tasarımını ertelemek. İlk faturaların varsayılan sade tasarımla gitmesi, müşteri gözünde kurumsal bir eksiklik olarak görülür; belge tasarımı yazısına bakın.
Yetki tanımlamamak. Herkesin belge kesip iptal edebildiği bir başlangıç, sonradan düzeltilmesi zor alışkanlıklar üretir; rol bazlı yetkilendirme yazısına bakabilirsiniz.
Sık sorulanlar
Geçiş ne kadar sürer?
Mali mühür temini dahil altı ile sekiz hafta arası planlamak güvenlidir. Veri temizliği süreyi belirleyen ana kalemdir.
Geçiş sırasında kâğıt fatura kesebilir miyim?
Zorunluluk başladıktan sonra kapsam dahilindeki belgeler elektronik olmalıdır. Kesişim dönemini mali müşavirinizle planlayın.
Eski faturalarımı aktarmalı mıyım?
Geçmiş belgeler kendi ortamlarında saklanır; yükümlülüğü arşivleme yazısında ele aldık.
Aynı anda diğer modülleri de açmalı mıyım?
Dar kapsamla başlamak daha güvenlidir; hangi modülle başlamalı yazısına bakın.
Geçişin zor kısmı belge kesmek değil, kesmeye hazır hale gelmek. Listeyi sırayla uygularsanız ilk fatura sıradan bir işlem olur.
EQLEM ekibiyle görüşerek geçiş takviminizi ve veri temizliği planınızı birlikte çıkarabilirsiniz.