Bir tedarikçi faturası geldiğinde sorulacak ilk soru şudur: bu belge hangi siparişin karşılığı? Cevap hızlı verilemiyorsa fatura ya bekler ya da kontrolsüz işlenir.
İkisi de maliyetli. Bekleyen fatura KDV ve mutabakat riski üretir; kontrolsüz işlenen fatura ise fazla ödemeye yol açar.
Belge eşleştirme bu iki riski birden azaltır. Bu yazıda başlık ve satır seviyesindeki eşleştirmenin farkını, hangisinin ne zaman kullanılacağını ve fark yönetimini anlattık.
İçindekiler
Belge eşleştirme nedir?
Eşleştirme, bir belgeyi kendisinden önce gelen referans belgeyle ilişkilendirmektir. Gelen faturayı satınalma siparişiyle, siparişi irsaliyeyle, irsaliyeyi mal kabulle bağlarsınız.
Amaç yalnızca kayıt düzeni değil; kontroldür. Eşleştirme yapıldığında "sipariş verdiğimiz miktar", "teslim aldığımız miktar" ve "faturalanan miktar" yan yana gelir. Fark varsa görünür.
Bu üçlü kontrole satınalma tarafında üç yönlü eşleşme deniyor; ayrıntısını satınalma faturası eşleşme kontrolü yazısında ele aldık.
Başlık seviyesinde eşleştirme
Başlık eşleştirmesinde belge, referans belgeye toplam düzeyinde bağlanır. Cari hesap, tarih ve toplam tutar karşılaştırılır.
Avantajı hızıdır. Yüzlerce satırlık bir faturayı saniyeler içinde onaylayabilirsiniz. Rutin ve düşük riskli alımlarda bu yeterlidir.
Sınırı ise şudur: toplam tutuyorsa ayrıntı gözden kaçar. Bir kalemde fazla, diğerinde eksik faturalama yapıldığında toplam yine tutabilir. Bu tür sapmalar aylar sonra stok farkı olarak ortaya çıkar.
Bu yüzden başlık eşleştirmesi hız için tercih edilir, kesinlik için değil.
Satır seviyesinde eşleştirme
Satır eşleştirmesinde her fatura satırı, ilgili sipariş satırına bağlanır. Ürün, miktar ve birim fiyat ayrı ayrı karşılaştırılır.
Bu yöntem farkın nerede olduğunu gösterir. "Fatura 4.200 TL fazla" demek yerine "üçüncü kalemde birim fiyat anlaşmadan yüksek" dersiniz. Tedarikçiyle görüşme bu netlikte çok daha kısa sürer.
Satır eşleştirmesi ayrıca kısmi teslimatı doğru yönetir. Siparişin yarısı geldiyse kalan miktar açık kalır ve ikinci sevkiyatta eşleşir. Kalan miktarın takibini açık sipariş takibi yazısında anlattık.
Dezavantajı zaman maliyetidir. Her satırın kontrolü uzun sürer; bu yüzden eşleştirmenin otomatik önerilerle desteklenmesi gerekir.
Hangisini ne zaman kullanmalı?
Pratik bir kural: riske göre seçin. Düşük tutarlı, sabit fiyatlı ve düzenli tekrarlayan alımlarda başlık eşleştirmesi yeterlidir.
Yüksek tutarlı, değişken fiyatlı veya çok kalemli alımlarda satır eşleştirmesi kullanın. Hammadde alımları, ithalat ve proje bazlı satınalmalar bu gruba girer.
Üçüncü bir yaklaşım da eşik belirlemektir: belirli tutarın üzerindeki faturalar satır bazında kontrol edilir, altındakiler başlık düzeyinde geçer. Bu, onay akışıyla birlikte kurgulanır; satınalma onay akışı yazısına bakabilirsiniz.
Fark çıktığında ne yapılır?
Miktar farkı. Önce irsaliyeye bakın. Eksik teslimat mı, hatalı faturalama mı? Depoda kabul kaydı varsa cevap oradadır.
Fiyat farkı. Anlaşma fiyatı ile fatura fiyatı ayrışıyorsa tedarikçiyle görüşülür. Sonuç iade faturası, fark faturası veya kabul olabilir.
Ürün farkı. Faturada sipariş edilmeyen bir kalem varsa bu ya yanlış belge ya da onaysız alımdır. İkincisi süreç sorununa işaret eder.
Kur farkı. Dövizli alımlarda sipariş ve fatura tarihleri arasındaki kur değişimi fark üretir. Bu, hata değil beklenen bir durumdur; kayıt yöntemini mali müşavirinizle netleştirin.
Farkın nasıl kapatıldığı kadar, kimin kapatabileceği de önemlidir. Tolerans dışı farkların onaya düşmesi gerekir; yetkilendirme bu ayrımı kurar.
Eşleştirmeyi kolaylaştıran tanımlar
Eşleştirmenin zorluğu genellikle belgede değil, tanımlarda saklıdır. Tedarikçi kendi ürün koduyla fatura keserse otomatik eşleşme çalışmaz.
Çözüm çoklu kod tanımıdır: sizin kodunuz ile tedarikçinin kodu kart üzerinde eşlenir. Bu yapıyı tedarikçi kartları ve çoklu kod yazısında anlattık.
Birim farkları da sık karşılaşılan bir engeldir. Siz adet, tedarikçi koli üzerinden çalışıyorsa çevrim tanımlı olmalıdır; birim ve marka tanımları yazısına bakabilirsiniz.
Belgelerin aynı ekran mantığıyla girilmesi de eşleştirmeyi kolaylaştırır. Standart evrak girişi sayesinde başlık ve satır her belgede aynı yerde durur.
Satış tarafında eşleştirme
Eşleştirme genellikle satınalma tarafıyla anılır; oysa satış tarafında da aynı mekanizma çalışır ve benzer değer üretir. Fark, burada kontrolün kendi kayıtlarınız arasında yapılmasıdır.
Satış siparişinden irsaliye, irsaliyeden fatura türetildiğinde satırlar zaten bağlıdır. Bu bağlantı sayesinde "bu siparişin ne kadarı sevk edildi, ne kadarı faturalandı" sorusu tek ekrandan cevaplanır; satış belge zinciri yazısında akışı anlattık.
Eşleştirme olmadığında en sık görülen kayıp, faturalanmamış sevkiyatlardır. Mal çıkmış ama fatura kesilmemiştir; ay sonunda kimse fark etmez ve gelir kaydedilmez.
Pazaryeri satışlarında da eşleştirme gerekir. Kanaldan gelen sipariş ile kesilen fatura arasındaki bağ kurulmadığında, komisyon ve iade mutabakatı imkânsız hale gelir; e-ticaret sipariş fatura akışı yazısına bakabilirsiniz.
Eşleştirme kalitesini ölçmek
Eşleştirme kurulduktan sonra ne kadar işlediğini ölçmek gerekir. Aksi halde süreç kâğıt üzerinde var, pratikte yok olabilir.
En basit gösterge referanssız belge oranıdır. Siparişe bağlanmadan işlenen faturaların toplam içindeki payı, sürecin ne kadar takip edildiğini gösterir. Bu oran yüksekse ya süreç zahmetlidir ya da ekip atlamaktadır.
İkinci gösterge, farkla kapanan belge oranıdır. Sürekli fark çıkıyorsa sorun eşleştirmede değil, tedarikçi ilişkisinde veya tanımlardadır.
Üçüncüsü, eşleştirmeye harcanan süredir. İşlem başına dakika sayısı yüksekse otomatik öneri mekanizması yeterince çalışmıyor demektir; çoklu kod ve birim tanımları gözden geçirilmelidir.
Bu göstergeler satınalma raporlarıyla birlikte okunduğunda, süreç iyileştirmesi somut verilere dayanır.
Sık sorulanlar
Siparişsiz gelen fatura eşleştirilebilir mi?
Referans belge yoksa eşleştirme yapılamaz; belge doğrudan işlenir. Bu durumun sıklığı süreç sorununun göstergesidir.
Bir fatura birden fazla siparişle eşleşir mi?
Evet. Tedarikçi birkaç siparişi tek faturada birleştirebilir; satır eşleştirmesi bu durumu doğru yönetir.
Eşleştirme stok girişini otomatik yapar mı?
Mal kabul kaydı üzerinden yürüdüğünde evet. Stok modülü hareketleri fişe bağlar.
Gelen belgeleri nerede takip etmeliyim?
Günlük rutini gelen e-fatura kutusu yönetimi yazısında anlattık.
Eşleştirme, muhasebe işi gibi görünen ama aslında satınalma disiplinini ölçen bir kontrol. Doğru kurulduğunda fazla ödemeyi önler, kurulmadığında sessizce maliyet üretir.
EQLEM ekibiyle görüşerek belge eşleştirme kurgunuzu satınalma ve stokla birlikte planlayabilirsiniz.