Açık sipariş, alınmış ama henüz sevk edilmemiş taleptir. Bu kayıtlar aynı anda üç şeyi temsil eder: bir müşteri beklentisi, bir stok taahhüdü ve gelecek bir tahsilat.
Üçünü de etkilediği için açık siparişlerin görünmez olması pahalıya mal olur. Müşteri arar, stok yanlış planlanır, nakit akışı tahmini şaşar.
Bu yazıda açık sipariş takibinin nasıl kurulacağını, yaşlandırmanın neden gerektiğini ve kapatma kurallarını anlattık.
İçindekiler
Neden takip edilmeli?
Açık sipariş takibi olmayan işletmelerde en sık duyulan cümle şudur: "Müşteri aradı, siparişi ne olmuş?"
Bu soru her sorulduğunda birileri araştırma yapar. Depoya sorulur, satışçıya sorulur, e-postalar taranır. Beş dakikalık bir cevap yarım saat sürer.
İkinci maliyet unutulan siparişlerdir. Stok gelmediği için bekleyen bir sipariş, stok geldiğinde de sevk edilmeyebilir; kimse hatırlamaz.
Üçüncü maliyet planlama hatalarıdır. Açık siparişler görünmezse aynı stok iki kez satılır.
Açık sipariş listesi nasıl kurulur?
Liste, belge zinciri kurulduğunda kendiliğinden oluşur. Sipariş satırı sevk edildikçe kapanır; kalan miktar açık görünür.
Zincir yoksa liste elle tutulur ve güncel kalmaz. Yapıyı satış belge zinciri yazısında anlattık.
Listede bulunması gereken kolonlar: sipariş tarihi, müşteri, ürün, sipariş miktarı, sevk edilen miktar, kalan miktar ve söz verilen termin.
Filtre ve kayıtlı görünüm desteği işi hızlandırır. "Bu haftanın terminleri" gibi bir görünüm, günlük kontrolü otuz saniyeye indirir; liste filtreleri yazısına bakın.
Yaşlandırma: en eski hangisi?
Yaşlandırma, siparişleri bekleme süresine göre gruplar. Bir haftadan az, bir-dört hafta, bir aydan fazla gibi.
Bu gruplama önceliklendirmeyi kolaylaştırır. Bir aydır bekleyen sipariş, dün alınan siparişten önce ele alınmalıdır.
Yaşlandırma aynı zamanda bir kalite göstergesidir. Uzun bekleyen sipariş sayısı artıyorsa tedarik veya üretim tarafında bir tıkanma vardır.
Aynı mantık alacak takibinde de kullanılır; alacak yaşlandırma yazısına bakabilirsiniz.
Siparişler neden açık kalır?
Stok yok. En yaygın neden. Kritik seviye tanımlı olsaydı bu sipariş beklemeyecekti; kritik stok seviyesi yazısına bakın.
Müşteri talebi. Müşteri ileri tarihli teslimat istemiştir. Bu, sorun değil planlı bir durumdur ve ayrı işaretlenmelidir.
Kredi limiti. Müşterinin bakiyesi limitin üzerindedir ve sevkiyat bekletilmektedir. Bu durumun satış ekibine görünmesi gerekir.
Onay bekliyor. Yüksek iskontolu veya özel koşullu siparişler onaya takılmış olabilir.
Unutulmuş. Sevk edilmiş ama sistemde kapatılmamıştır. Bu, veri kalitesi sorunudur ve düzenli temizlik gerektirir.
Kapatma kuralları
Açık sipariş listesi temiz tutulmalıdır. Gerçekten beklemeyen kayıtlar listede kaldığında liste güvenilirliğini kaybeder.
Küçük bakiyeler için tolerans tanımlanabilir. Yüz adetlik siparişten iki adet eksik sevk edildiyse kalan miktar otomatik kapatılabilir.
Müşteri vazgeçtiğinde sipariş iptal edilmelidir; kapatma değil iptal. İki durum raporlamada ayrı değerlendirilir.
Kimin sipariş kapatabileceği tanımlanmalıdır. Kapatma, satışın kayda geçmemesi anlamına gelebilir; yetkilendirme bu yetkiyi sınırlar.
Stok ve nakit planına etkisi
Açık siparişler stok planlamasının girdisidir. Eldeki stok yeterli görünse de açık siparişler düşüldüğünde yetersiz kalabilir.
Bu nedenle "kullanılabilir stok" hesabı, eldeki miktardan açık siparişleri düşerek yapılmalıdır. Saha ekibinin gördüğü rakam da bu olmalıdır.
Nakit akışı tarafında ise açık siparişler beklenen tahsilatı gösterir. Termin tarihleri, tahsilat tahmininin temelidir; nakit akışı takibi yazısına bakın.
Açık siparişler satış modülünde izlenir; kritik gecikmeler bildirimlerle ilgili kişiye taşınır.
Müşteriyi bilgilendirmek
Açık sipariş takibinin görünmeyen bir boyutu daha var: müşteri iletişimi. Bir siparişin gecikeceğini önceden haber vermek, gecikmeyi sessizce yaşatmaktan çok daha az sorun üretir. Müşteriler gecikmeye değil, habersiz kalmaya kızar.
Bunun için termin tarihine yaklaşan ama henüz sevk edilmemiş siparişlerin ayrı bir listede görünmesi gerekir. Bu liste, satış ekibinin haftalık arama gündemini oluşturur. Proaktif bir telefon, sonradan gelen şikâyeti önler.
Bilgilendirme sırasında yeni bir termin verilmelidir. "Biraz gecikecek" demek belirsizliği büyütür; somut bir tarih vermek, müşterinin kendi planını yapmasını sağlar. Verilen yeni termin de sisteme işlenmeli, aksi halde ikinci bir gecikme yine fark edilmez.
Bayi kanalıyla çalışan işletmelerde bu iletişim portal üzerinden de yürütülebilir. Bayi kendi siparişinin durumunu görebildiğinde arama sayısı belirgin şekilde azalır; bayi ağı yönetimi yazısında bu kanalı ele aldık.
Müşteriyle yapılan her görüşmenin kayda geçmesi de faydalıdır. Kim ne zaman ne söz verdi sorusunun cevabı, müşteri kartındaki geçmişte durmalıdır; müşteri 360 görünümü yazısına bakabilirsiniz.
Haftalık gözden geçirme rutini
Açık sipariş listesi, bakılmadığı sürece bir işe yaramaz. Bu yüzden listeyi haftalık bir rutine bağlamak, tek seferlik bir kurulumdan çok daha değerlidir. Yirmi dakikalık düzenli bir gözden geçirme çoğu işletme için yeterlidir.
Toplantıda üç gruba bakılır. Birincisi bu hafta termini dolacak siparişler; bunlar için hazırlık kontrol edilir. İkincisi termini geçmiş siparişler; bunlar için neden ve yeni tarih belirlenir.
Üçüncü grup ise uzun süredir bekleyen ve nedeni belirsiz olan kayıtlardır. Bunların bir kısmı gerçekte kapanmış ama sistemde kapatılmamış siparişlerdir; temizlenmeleri listenin güvenilirliğini artırır.
Rutinin sonunda her satır için bir sorumlu ve bir sonraki adım belirlenmiş olmalıdır. Sorumlusu olmayan bir gecikme, gelecek hafta aynı listede aynı şekilde durur.
Bu rutinin çıktısı zamanla bir performans göstergesine dönüşür: ortalama sipariş kapanma süresi. Süre uzuyorsa tedarik veya üretim tarafında bir tıkanma başlamış demektir; raporlama tarafı bu eğilimi görünür kılar.
Sık sorulanlar
Açık sipariş stoğu rezerve eder mi?
Kurguya bağlıdır. Rezerv kullanılıyorsa aynı mal ikinci bir müşteriye satılamaz.
Müşteri kendi siparişini görebilir mi?
B2B portalı üzerinden mümkündür; B2B sipariş portalı yazısına bakın. Bayi arayüzü erken aşamadadır.
Satınalma tarafında da açık sipariş var mı?
Evet, aynı mantık geçerlidir; satınalma sipariş süreci yazısına bakabilirsiniz.
Pazaryeri siparişleri de listede görünür mü?
Kanal entegrasyonu kurulduğunda evet; pazaryeri entegrasyonu yazısına bakın.
Açık sipariş listesi, işletmenin verdiği sözlerin listesidir. Güncel tutulduğunda hem müşteri iletişimi hem planlama gözle görülür şekilde rahatlıyor.
EQLEM ekibiyle görüşerek açık sipariş takibinizi kurgulayabilirsiniz.